Уз Оффице 365 и СхареПоинт Онлине, имате централизован дом за све документе. Тим документима можете приступити са више рачунара (или чак са мобилног телефона) и од стране више људи. Без обзира на то колико људи или уређаја приступа документу, на СхареПоинт-у постоји само једна верзија документа.
Пошто је СхареПоинт у облаку и приступа се преко Интернета, потребна вам је само интернетска веза или пријем мобилне мреже да бисте приступили подацима предузећа.
Прави појачивач неефикасности је то што су различите верзије докумената разбацане свуда. Можда имате једну верзију документа на послу и другу верзију на кућном рачунару и још једну верзију на лаптопу. И документи имају лошу навику да се умножавају.
Када пошаљете документ људима у е-поруци, они га чувају на свом рачунару и затим уносе измене. Врло брзо постоји више докумената и постаје готово немогуће одредити која верзија садржи потребне информације.
Поред докумената, Оффице 365 вам омогућава да синхронизујете сву своју е-пошту, календар и контакте на више уређаја. Ако користите Оутлоок код куће и у канцеларији, не морате да бринете да ћете бити на погрешном рачунару када покушавате да пронађете контакт на послу.
Не морате да бринете да ћете пропустити састанак јер се сви рачунари које користите синхронизују са Екцханге Онлине. Резултат је да ваши састанци, е-пошта и контакти живе у облаку и да су синхронизовани са вашим програмом за е-пошту.
Такође можете да синхронизујете свој паметни телефон са Екцханге Онлине тако да никада нисте далеко од својих обавеза, контаката и е-поште. Ова карактеристика је једна од највреднијих.