Ако су подаци који улазе у вашу базу података преко табела и образаца смеће, сваки излаз или анализа коју урадите са упитима и извештајима такође ће вам дати смеће. На срећу, Аццесс нуди много алата који ће вам помоћи да будете сигурни да су подаци који иду у свако поље подаци који би требало да иду у то поље. У приказу дизајна табеле можете пронаћи многе алате који чувају смеће:
-
Тип података: Користите исправан тип података да спречите унос података погрешног типа.
-
Величина поља: Ово својство ограничава број знакова. Ако знате да поље никада не би требало да прелази четири знака, на пример, подесите Величина поља на 4.
-
Формат: Ово својство чини да подаци изгледају исправно. Можете да промените текст на сва велика или мала слова, на пример.
-
Маска уноса: Маска за унос ограничава информације дозвољене у пољу наводећи које знакове можете да унесете. Користите маску за унос када знате у ком облику подаци треба да буду — ако број поруџбине има два слова праћена четири цифре, на пример. Бројеви телефона и поштански бројеви су други примери поља у којима су маске за унос корисне. Маске за унос функционишу са својством поља Формат.
-
Подразумевана вредност: Ово својство дефинише вредност која се подразумевано појављује ако није унета друга вредност. Подразумевана вредност се појављује у пољу док се не унесе друга вредност.
-
Правило за валидацију поља или записа : Подаци морају проћи ово правило пре него што се унесу. Ово својство функционише са правилом својства Текст валидације.
-
Обавезно: Ово својство наводи да поље мора имати вредност да бисте сачували запис. Када није унета вредност, Аццесс не креира нови запис када се притисне Таб или Ентер, а дугме Нови запис је засивљено.
-
Дозволи нулту дужину : Ово својство одређује да ли је унос нулте дужине као што је „“ (наводници без размака између њих) дозвољен (само за поља Тект, Лонг Тект и Хиперлинк). Поље нулте дужине вам омогућава да направите разлику између информација које не постоје и нулте вредности (празне) која је непозната или није унета. Када је ова опција подешена, дозвољава стринг нулте дужине у обавезном пољу. Можда ћете желети да користите маску за унос да бисте учинили да поље нулте дужине изгледа другачије од нулте вредности када су обе дозвољене.
-
Индексирано: Када одаберете да индексирате поље, можете одредити да у пољу нису дозвољене дупле вредности. Овом својству се такође може приступити из приказа листа са подацима; то је поље за потврду на картици са подацима на траци.
-
Поља за тражење: Ово својство омогућава кориснику да изабере вредност за поље које је ускладиштено у другом пољу, чиме се елиминишу многе грешке у писању и стандардизују опције за поље. Користите чаробњак за тражење да бисте креирали поље за тражење.