Приступите 2013 Све-у-једном за ЛуцкиТемплатес Цхеат Схеет

Аццесс 2013 чини управљање вашим подацима лаким, комбинујући визуелни интерфејс са снагом релационе базе података. Откријте како да организујете податке у табеле, дизајнирате обрасце и извештаје за уређивање и представљање информација и креирате упите за одабир и комбиновање информација. Следећи кораци су писање макроа и Висуал Басиц фор Апплицатионс (ВБА) скрипти да би ваша база података била паметна и коришћење СхареПоинт-а за објављивање података на вебу.

Дизајнирање релационе базе података у програму Аццесс 2013

Када користите програм базе података као што је Аццесс 2013, не можете тек тако да почнете да уносите податке. Уместо тога, потребно је да креирате дизајн релационе базе података, поделивши своје информације у једну или више табела, од којих је свака састављена од поља (која су попут колона у табели). Табеле су повезане релационим спојевима, у којима се поље у једној табели подудара (односи се на) поље у другој. Ево опште идеје:

Идентификујте своје податке.

Направите листу могућих поља (комада информација), укључујући текст, број, датум, тачно/нетачно и друге врсте података.

Уклоните сувишна поља.

Не чувајте исте информације на више од једног места. Ако можете израчунати једно поље из другог, сачувајте само једно. (На пример, сачувајте датум рођења или године, али не обоје.)

Организујте поља у табеле.

Групирајте своја поља према ономе што описују тако да свака група постане табела. База података за унос поруџбина за продавницу може имати једну табелу за купце, једну за производе и једну за поруџбине.

Додајте табеле за кодове и скраћенице.

Планирајте да укључите табелу имена држава и двословних кодова, као и табелу свих других кодова или скраћеница које планирате да користите у бази података. Ове табеле ћете користити за креирање падајућих менија вредности које можете изабрати приликом уноса записа.

Изаберите примарни кључ за сваку табелу.

Примарни кључ је поље које јединствено идентификује сваки запис у табели. Можете да кажете Аццессу да додели јединствени ИД број сваком запису коришћењем поља АутоНумбер.

Повежите табеле.

Погледајте које табеле садрже поља која одговарају пољима у другим табелама. У бази података за унос поруџбина, табела Поруџбине мора да садржи поље које идентификује купца који је дао поруџбину — поље које одговара пољу примарног кључа у табели Купци. Већина релација је један-према-више , у којима један запис у једној табели може да одговара више од једног (или ниједан) запис у другој табели.

Савети за избор типова поља у програму Аццесс 2013

Када дизајнирате базу података у програму Аццесс 2013, ви одлучујете који тип ће бити свако поље. Аццесс нуди 12 типова поља које можете изабрати. Одаберите тип поља који најбоље описује податке које желите да ускладиштите у пољу и који функционише за врсту анализе која вам је потребна да бисте користили поље. Ево савета о томе када користити који тип поља.

Пречице на тастатури Ханди Аццесс 2013

Неки људи би радије користили тастатуру него миш, а Аццесс 2013 има много пречица на тастатури за те људе. Следеће пречице на тастатури су посебно корисне у Аццесс 2013. Неки тастери раде било где у Аццесс 2013; други раде само у одређеним погледима, као што је наведено.

Сецретс оф Аццесс 2013 Дизајн базе података

Ево пет заповести дизајна базе података, било да користите Аццесс 2013 или неки други програм базе података. Добро дизајнирана база података олакшава одржавање ваших података.

• Чувајте информације тамо где им је место, а не где се појављују. Где чувате информације нема никакве везе са местом где се појављују. У табели уносите информације тамо где желите да се појављују када штампате табелу, али базе података раде другачије. У бази података чувате информације у табелама на основу структуре информација. Део информација се може појавити у великом броју извештаја, али га чувате у само једном пољу у једној табели.

• Чувајте информације онако како заиста постоје, а не онако како желите да се појављују у одређеном извештају. Ово правило је последица првог правила. Ако желите да се наслови књига појављују у свим великим (великим) словима у вашим наруџбинама, Аццесс може за вас да пише наслове великим словима. Чувајте наслове књига са исправним писањем великих слова како не бисте били заглављени у томе да их пишете великим словима у сваком извештају. Аццесс има много уграђених функција које могу прилагодити начин на који су текст, бројеви и датуми форматирани.

• Избегавајте смеће унутра, смеће напоље (ГИГО). Ако се не потрудите да направите добар, разуман дизајн за своју базу података — и ако не пазите да унесете исправне, чисте податке — ваша база података ће на крају бити пуна смећа. Добро дизајнирану базу података је лакше одржавати него лоше дизајнирану јер се свака информација чува само једном, у јасно именованом пољу у јасно именованој табели, са одговарајућим правилима валидације. Да, звучи као пуно посла, али чишћење базе података од 10.000 нетачних записа је (извините на потцењивању) још више посла.

• Одвојите своје податке од програма. Ако креирате базу података за дељење или дистрибуцију другим људима, ускладиштите све табеле у једној бази података (позади), а све остале објекте у другој бази података (предњи крај). Затим можете повезати ове две базе података да би све функционисало. Раздвајање табела од свега осталог поједностављује читав задатак ажурирања упита, образаца, извештаја и других ствари касније без ометања података у табелама.

• Правите резервне копије рано и често. У реду, овај савет се не односи на дизајн, али је превише важно да га изоставите: правите резервну копију базе података сваки дан. Уз срећу, ваша канцеларија већ има систем редовних (вероватно ноћних) резервних копија који укључује вашу базу података. Ако не, правите резервну копију своје базе података у редовним интервалима и свакако направите резервну копију пре него што направите било какве веће промене. Чувајте неколико резервних копија, не само најновију, у случају да је потребно неко време да се открије проблем.

Проналажење правог алата Аццесс 2013 за уклањање смећа

Ако су подаци који улазе у вашу базу података преко табела и образаца смеће, сваки излаз или анализа коју урадите са упитима и извештајима такође ће вам дати смеће. На срећу, Аццесс нуди много алата који ће вам помоћи да будете сигурни да су подаци који иду у свако поље подаци који би требало да иду у то поље. У приказу дизајна табеле можете пронаћи многе алате који чувају смеће:

• Тип података: Користите исправан тип података да спречите унос података погрешног типа.

• Величина поља: Ово својство ограничава број знакова. Ако знате да поље никада не би требало да прелази четири знака, на пример, подесите Величина поља на 4.

• Формат: Ово својство чини да подаци изгледају исправно. Можете да промените текст на сва велика или мала слова, на пример.

• Маска уноса: Маска за унос ограничава информације дозвољене у пољу наводећи које знакове можете да унесете. Користите маску за унос када знате у ком облику подаци треба да буду — ако број поруџбине има два слова праћена четири цифре, на пример. Бројеви телефона и поштански бројеви су други примери поља у којима су маске за унос корисне. Маске за унос функционишу са својством поља Формат.

• Подразумевана вредност: Ово својство дефинише вредност која се подразумевано појављује ако није унета друга вредност. Подразумевана вредност се појављује у пољу док се не унесе друга вредност.

• Правило за валидацију поља или записа : Подаци морају проћи ово правило пре него што се унесу. Ово својство функционише са правилом својства Текст валидације.

• Обавезно: Ово својство наводи да поље мора имати вредност да бисте сачували запис. Када није унета вредност, Аццесс не креира нови запис када се притисне Таб или Ентер, а дугме Нови запис је засивљено.

• Дозволи нулту дужину : Ово својство одређује да ли је унос нулте дужине као што је „“ (наводници без размака између њих) дозвољен (само за поља Тект, Лонг Тект и Хиперлинк). Поље нулте дужине вам омогућава да направите разлику између информација које не постоје и нулте вредности (празне) која је непозната или није унета. Када је ова опција подешена, дозвољава стринг нулте дужине у обавезном пољу. Можда ћете желети да користите маску за унос да бисте учинили да поље нулте дужине изгледа другачије од нулте вредности када су обе дозвољене.

• Индексирано: Када одаберете да индексирате поље, можете одредити да у пољу нису дозвољене дупле вредности. Овом својству се такође може приступити из приказа листа са подацима; то је поље за потврду на картици са подацима на траци.

• Поља за тражење: Ово својство омогућава кориснику да изабере вредност за поље које је ускладиштено у другом пољу, чиме се елиминишу многе грешке у писању и стандардизују опције за поље. Користите чаробњак за тражење да бисте креирали поље за тражење.

Ефикасно коришћење Висуал Басица за апликације у програму Аццесс 2013

Када аутоматизујете апликацију базе података Аццесс 2013 помоћу Висуал Басиц-а за апликације (ВБА), можете се изгубити са празном страницом да бисте почели да пишете код. одакле почети? Ево неколико једноставних смерница које ћете морати да пишете ВБА код као професионалац:

Нађи помоћ.

Притисните Ф1 у било ком тренутку да бисте покренули помоћ за Мицрософт Аццесс, где можете видети примере ВБА кода.

Користите претраживач објеката.

Прегледач објеката вам омогућава да истражите својства и методе објеката у ВБА. У Висуал Басиц Едитору изаберите Виев, а затим Објецт Бровсер или једноставно притисните Ф2.

Потражите додатну помоћ.

Наравно, уграђени алати за помоћ унутар ВБА су дивни, али такође можете да користите свој омиљени прегледач да претражите Интернет за помоћ при писању ВБА кода. Можете чак пронаћи примере које можете украсти - или позајмити - за сопствени пројекат.

Обрадите своје грешке.

Чак и најсавршенији програмер не може да спречи појављивање грешака, али он или она може да их спречи да доведу програм до потпуног заустављања. Користите ВБА-ово уграђено руковање грешкама са наредбама Он Еррор Гото и Ресуме да бисте ухватили грешке и променили ток програма тако да ваше апликације не фрустрирају људе који их користе.

Користите функције и подпроцедуре.

Користите функције и подпроцедуре за руковање задацима које ће обављати различите области вашег програма. Као опште правило, ако нађете да копирате и лепите код из једне области програма у другу, можда ћете желети да тај код ставите у сопствену процедуру.

Претворите макрое у ВБА код.

Дизајнер макроа у Аццессу 2013 вам омогућава да изаберете међу листама унапред дефинисаних задатака за аутоматизацију апликације. Направите макро који ради оно што желите, а затим конвертујте тај макро у ВБА код да бисте видели како би изгледао да сте га откуцали од нуле.

Дељење података са другим програмима из програма Аццесс 2013

Аццесс 2013 је сама по себи одлична апликација за базе података, али се такође добро поиграва са другима, омогућавајући вам да прикажете и преузмете податке из неколико других програма. Ако програм подржава Висуал Басиц за апликације (ВБА), можете га контролисати из Аццесс-а. Ево кратке листе апликација са којима можете да преузмете контролу и делите податке:

• Мицрософт Екцел: Многи корисници Екцел-а на крају се укључе у Аццесс јер им је потребна већа структура за складиштење својих података. Неки од ових људи, међутим, не прелазе на Аццесс, тако да и даље постоји јака веза између Аццесса и Екцел-а. Можете користити Екцел табелу као табелу у Аццесс-у или у потпуности преузети контролу над Екцел апликацијом из ВБА.

• Мицрософт СКЛ Сервер: СКЛ Сервер је као Аццесс на стероидима — барем са становишта табеле и упита. Можете да преместите своје податке из Аццесс-а у СКЛ Сервер да бисте побољшали брзину и перформансе када користите велике количине података. Након што су подаци у СКЛ Серверу, можете да направите приступне обрасце, извештаје, макрое и модуле да бисте користили податке са СКЛ Сервера.

• Мицрософт Ворд: Већина људи који користе Аццесс користили су и Ворд. Без обзира да ли пишете писмо или правите листу задатака које треба да урадите, Ворд је место где сте можда навикли да се окрећете. Такође можете да користите Ворд као алатку за извештавање, где можете да креирате обележиваче за постављање података из Аццесс-а, а неко други — ко можда није упознат са Аццессом — може да уређује друге информације у Ворд документу.

• Мицрософт СхареПоинт: СхареПоинт је Мицрософт-ова визија за дељење и сарадњу са подацима на вебу. Од Аццесс 2013 можете да делите податке са СхареПоинт сервером. Можете чак и да креирате прилагођену веб апликацију која чува Аццесс табеле, упите, обрасце (као приказе) и макрое на СхареПоинт 2013 серверу и омогућава вама или било коме другом приступ овим обрасцима на вебу — све без инсталираног Аццесс 2013.

• Мицрософт Оутлоок: Оутлоок је више од само алатке за е-пошту; то је такође систем за управљање контактима. Можете да делите информације о контактима, календару и задацима са вашом Аццесс апликацијом тако да морате да их унесете на само једно место.