Приступите 2010 Све-у-једном за ЛуцкиТемплатес Цхеат Схеет

Како дизајнирати релациону базу података у програму Аццесс 2010

Када користите програм базе података као што је Аццесс 2010, не можете тек тако да почнете да уносите податке. Уместо тога, потребно је да креирате дизајн релационе базе података, поделивши своје информације у једну или више табела, од којих је свака састављена од поља (која су попут колона у табели). Табеле се повезују помоћу релационих спојева, где се поље у једној табели подудара (односи се на) поље у другој. Ево опште идеје.

1. Идентификујте своје податке .

   Направите листу могућих поља (комада информација), укључујући текст, број, датум, тачно/нетачно и друге врсте података.

2. Уклоните сувишна поља.

   Не чувајте исте информације на више од једног места. Ако можете израчунати једно поље из другог, сачувајте само једно. (На пример, сачувајте датум рођења или старост, али не обоје.)

3. Организујте поља у табеле.

   Групирајте своја поља према ономе што описују, тако да свака група постане табела. На пример, база података за унос поруџбина за продавницу може имати једну табелу за купце, једну за производе и једну за поруџбине.

4. Додајте табеле за кодове и скраћенице.

   Планирајте да укључите табелу имена држава и двословних кодова, као и табелу сваког другог кода или скраћеница које планирате да користите у бази података. Ове табеле ћете користити за креирање падајућих листа вредности које можете да бирате приликом уноса записа.

5. Изаберите примарни кључ за сваку табелу.

   Примарни кључ је поље које јединствено идентификује сваки запис у табели. Можете да кажете Аццессу да додели јединствени ИД број сваком запису коришћењем поља АутоНумбер.

6. Повежите табеле.

   Погледајте које табеле садрже поља која одговарају пољима у другим табелама. У бази података уноса поруџбина, табела Поруџбине мора да садржи поље за идентификацију купца који је поставио поруџбину — поље које одговара пољу примарног кључа у табели Купци. Већина релација је један према више, где један запис у једној табели може да одговара више од једног (или ниједан) запис у другој табели.

Савети за избор типова поља у програму Аццесс 2010

Када дизајнирате базу података у програму Аццесс 2010, одлучујете који тип ће бити свако поље. Ево савета када да користите коју врсту поља.

Ханди Аццесс 2010 пречице на тастатури

Ове пречице на тастатури су посебно корисне у Аццессу 2010. Неки тастери функционишу било где у Аццесс 2010, док други раде само у одређеним приказима, као што је наведено.

Сецретс оф Аццесс 2010 Дизајн базе података

Ево пет заповести дизајна базе података, било да користите Аццесс 2010 или неки други програм за базе података. Добро дизајнирана база података олакшава одржавање ваших података.

• Чувајте информације тамо где им је место, а не где се појављују. Где чувате информације нема никакве везе са местом где се појављују. У табели уносите информације тамо где желите да се појављују када штампате табелу, али базе података раде другачије. У бази података чувате информације у табелама на основу структуре информација. Део информација се може појавити у много различитих извештаја, али га чувате у само једном пољу у једној табели.

• Чувајте информације онако како заиста постоје, а не онако како желите да се појављују у одређеном извештају. Ово је последица првог правила. Ако желите да се наслови књига појављују у свим великим (великим) словима у вашим наруџбинама, Аццесс може за вас да пише наслове великим словима. Чувајте наслове књига са исправним писањем великих слова како их не бисте заглавили великим словима у сваком извештају. Аццесс има много уграђених функција које могу прилагодити начин на који су текст, бројеви и датуми форматирани.

• Смеће унутра, смеће напоље (ГИГО). Ако се не потрудите да направите добар, разуман дизајн за своју базу података — и ако не пазите да унесете исправне, чисте податке — ваша база података ће на крају бити пуна смећа.

  Добро дизајнирану базу података је лакше одржавати него лоше дизајнирану јер се свака информација чува само једном, у јасно именованом пољу у јасно именованој табели, са одговарајућим правилима валидације. Да, звучи као пуно посла, али чишћење базе података од 10.000 нетачних записа је (извините на потцењивању) још више посла.

• Одвојите своје податке од програма. Ако креирате базу података за дељење (или дистрибуцију) другим људима, ускладиштите све табеле у једној бази података ( позади ) и све остале објекте у другој бази података ( предњи крај ) . Затим можете повезати ове две базе података заједно да би све функционисало. Одвајање табела од свега осталог поједностављује читав низ ажурирања упита, образаца, извештаја или других ствари касније без ометања података у табелама.

• Правите резервне копије рано и често. У реду, овај савет се не односи на дизајн, али је превише важно да га изоставите: правите резервну копију базе података сваки дан. Уз срећу, ваша канцеларија већ има систем редовних (вероватно ноћних) резервних копија који укључује вашу базу података. Ако не, правите резервну копију своје базе података у редовним интервалима, а свакако пре него што направите било какве веће промене. Чувајте неколико резервних копија, не само најновију, у случају да је потребно неко време да се открије проблем.

Како држати смеће ван приступне базе података

Ако су подаци који улазе у вашу базу података преко табела и образаца смеће, онда ће вам сваки излаз или анализа коју урадите са упитима и извештајима такође дати смеће. На срећу, Аццесс нуди много алата који ће вам помоћи да будете сигурни да су подаци који иду у свако поље подаци који би требало да иду у то поље. У приказу дизајна табеле можете пронаћи многе алате за чување смећа:

• Тип података : Користите исправан тип података да спречите унос података погрешног типа.

• Величина поља: Ограничава број знакова. На пример, ако знате да поље никада не би требало да прелази четири знака, подесите величину поља на 4 знака.

• Формат: чини да подаци изгледају исправно. На пример, можете променити текст у сва велика или мала слова. Маске за унос, на пример, раде са својством поља Формат.

• Улаз Маска : улаз маска ограничава информације дозвољена у пољу наводећи шта карактера можете да унесете. Користите маску за унос када знате у ком облику подаци треба да буду – на пример, ако број поруџбине има два слова иза којих следе четири цифре. Бројеви телефона и поштански бројеви су други примери поља у којима су маске за унос корисне.

• Подразумевана вредност : Дефинише вредност која се подразумевано појављује ако није унета друга вредност. Подразумевана вредност се појављује у пољу док се не унесе друга вредност.

• Правило валидације поља или записа : Правило које подаци морају проћи пре него што се унесу. Ово својство функционише са правилом својства Текст валидације .

• Обавезно : Одређује да поље мора имати вредност да бисте сачували запис. Када није унета вредност, Аццесс не креира нови запис када се притисне Таб или Ентер, а дугме Нови запис је засивљено.

• Дозволи нулту дужину : Одређује да ли је унос нулте дужине као што је „“ (наводници без размака између њих) дозвољен (само за поља Тект, Мемо и Хиперлинк). Поље нулте дужине вам омогућава да направите разлику између информација које не постоје и нулте вредности (празне) која је непозната или није унета. Када је ова опција подешена, дозвољава стринг нулте дужине у обавезном пољу. Можда ћете желети да користите маску за унос да бисте учинили да поље нулте дужине изгледа другачије од нулте вредности када су обе дозвољене.

• Индексирано : Када одаберете да индексирате поље, можете одредити да у пољу нису дозвољене дупликате вредности. Ово својство је такође доступно из приказа листа са подацима — то је поље за потврду на картици Датасхеет на траци.

• Поља за тражење : Дозволите кориснику да изабере вредност за поље које је ускладиштено у другом пољу. Ово елиминише многе правописне грешке и стандардизује опције за поље. Користите чаробњак за тражење да бисте креирали поље за тражење.

Ефикасно коришћење ВБА у програму Аццесс 2010

Када аутоматизујете Аццесс 2010 апликацију базе података користећи ВБА, можете се изгубити са празном страницом на којој ћете почети да пишете код. одакле почети? Ево неколико једноставних смерница које ћете морати да пишете ВБА код као професионалац:

• Нађи помоћ. Да, овај чланак наводи неколико начина да побољшате коришћење ВБА у Аццесс-у, али притисните Ф1 у било ком тренутку да бисте покренули помоћ за Мицрософт Оффице Аццесс, где можете сазнати и видети примере ВБА кода.

• Користите претраживач објеката. Прегледач објеката вам омогућава да истражите различита својства и методе објеката у ВБА. У прозору ВБА уређивача изаберите Приказ → Прегледач објеката — или једноставно притисните Ф2.

• Потражите додатну помоћ. Наравно, уграђени алати за помоћ у оквиру Аццесс 2010 ВБА су дивни, али такође можете да користите свој омиљени прегледач да бисте тражили помоћ на Интернету о разним темама о писању ВБА кода. Можете чак пронаћи примере које можете украсти - или позајмити - за сопствени пројекат.

• Обрадите своје грешке. Чак и најсавршенији програмер не може да спречи појављивање грешака, али он или она може да их спречи да доведу програм до потпуног заустављања. Користите уграђено руковање грешкама у ВБА са наредбама Он Еррор Гото и Ресуме да бисте ухватили грешке и променили ток програма тако да ваше апликације не фрустрирају људе који их користе.

• Користите функције и подпроцедуре. Користите функције и подпроцедуре за руковање задацима које ће обављати различите области вашег програма. Као опште правило, ако нађете да копирате и лепите код из једне области програма у другу, можда бисте желели да тај код ставите у сопствену процедуру.

• Претворите макрое у ВБА код. Макро дизајнер у Аццессу 2010 вам омогућава да кликнете и изаберете неку од листа унапред дефинисаних задатака да бисте аутоматизовали своју апликацију. Направите макро који ради оно што желите, а затим конвертујте тај макро у ВБА код да бисте видели како би желео да га откуцате од нуле.

Дељење података са другим програмима из програма Аццесс 2010

Аццесс 2010 је сама по себи одлична апликација за базе података, али такође добро функционише са другима. Можете да прикажете и преузмете податке из више различитих програма. Ако програм подржава ВБА, онда га можете контролисати из Аццесс-а. Ево кратке листе Мицрософт апликација са којима можете преузети контролу и делити податке:

• Екцел: Многи корисници Екцел-а се на крају укључе у Аццесс јер им је потребна већа структура за складиштење својих података. Међутим, неки од ових људи немају, тако да још увек постоји јака веза између Аццесс-а и Екцел-а. Можете користити Екцел табелу као табелу у Аццесс-у или у потпуности преузети контролу над Екцел апликацијом из Аццесс ВБА.

• СКЛ Сервер: СКЛ Сервер је попут приступа на стероидима — барем са становишта табеле и упита. Можете да преместите своје податке из Аццесс-а у СКЛ Сервер да бисте побољшали брзину и перформансе када користите велике количине података. Када се подаци нађу у СКЛ Серверу, можете да направите приступне обрасце, извештаје, макрое и модуле да бисте користили податке са СКЛ Сервера.

• Ворд: Већина људи који користе Аццесс користили су и Ворд. Било да пишете писмо или правите листу задатака које треба да урадите, Ворд је оно чему се многи од нас окрећу. Такође можете да користите Ворд као алатку за извештавање где можете да креирате обележиваче за постављање података из Аццесс-а, тако да неко ко није упознат са Аццессом може да промени статичке податке у извештају.

• СхареПоинт: СхареПоинт је Мицрософт-ова визија за дељење и сарадњу са подацима на Вебу, а из Аццесса 2010 можете да делите податке са СхареПоинт сервером. Можете чак да креирате обрасце и извештаје у Аццесс-у и објавите их на СхареПоинт сајту како би корисници могли да их користе из својих прегледача — све без инсталираног Аццесс 2010.

• Оутлоок: Оутлоок је више од само алатке за е-пошту; то је такође систем за управљање контактима. Користећи Аццесс 2010, можете да шаљете е-поруке и прикупљате податке директно из примљених е-порука. Такође можете да делите информације о контакту, календару и задатку са вашом апликацијом Аццесс тако да морате да унесете ове податке на само једно место.