Након што добро разумете шта планирате да урадите током имплементације Оффице 365, морате се припремити да то урадите. Имајте на уму да, пошто је свака организација другачија, ове кораке треба да користите само као водич.
Ако сте мала организација, прелазак на Оффице 365 може бити лак као шетња парком. Ако сте део мултинационалне организације од хиљаду људи са канцеларијама широм света, онда ће процес бити много више укључен.
Када почнете да се припремате, неизбежно ћете схватити неке недостатке у свом плану. Замислите ове кораке као итеративне. Када сазнате више о томе шта треба да укључите у свој план, укључите то. Вратите се и ажурирајте свој план. Док будете пролазили кроз припремну фазу, знаћете више него што сте знали током фазе планирања.
Због тога је итеративни процес толико важан. Не знаш шта не знаш, а мислити да можеш све планирати а да не будеш свезнајући је смешна помисао.
Систем именовања домена и имплементација Оффице 365
Систем именовања домена (ДНС) је стандард који се користи да омогући рачунарима да комуницирају преко Интернета. На пример, Мицрософт управља доменом мицрософт.цом. Сви Мицрософт рачунари којима се приступа преко Интернета су део овог домена и сваком је додељен одређени број, познат као адреса Интернет протокола (ИП).
Када пошаљете е-пошту некоме у Мицрософт-у, ваш рачунар пита ДНС сервер мицрософт.цом који рачунар рукује е-поштом.
Када пређете на Оффице 365, морате да унесете измене у ДНС како би мрежни саобраћај разумео где треба да се усмери. У суштини, оно што се дешава је да када се ДНС промени, свако ко вам пошаље е-пошту ће имати ту е-пошту усмерену на вашу Оффице 365 имплементацију, а не на тренутну локацију.
Поштанска сандучића и имплементација Оффице 365
Постоје одређени рачунари одговорни за хостовање ваше е-поште. Ако држите своју е-пошту на локалном рачунару, нећете имати никакве податке е-поште за миграцију. Међутим, ако оставите своју е-пошту на серверу, сви ти подаци ће морати да се мигрирају у Оффице 365 поштанске сандучиће.
Ова миграција може бити један од технички најтежих делова система за премештање е-поште, али уз вођство партнера, може бити безболна.
Портали и имплементација Оффице 365
Веб портал, познат и као Интранет сајт, може бити једноставан као статична веб страница или сложен као потпуно интегрисано решење. СхареПоинт пружа огромну количину функционалности и доживео је масовно усвајање у последњој деценији.
Оффице 365 укључује СхареПоинт Онлине, који није ништа друго до СхареПоинт који хостује Мицрософт. Током фазе миграције имплементације, потребно је да одлучите који садржај желите да преместите у СхареПоинт и који можете оставити тамо где се тренутно налази. Поред тога, потребно је да одлучите коју функционалност желите да интегришете у свој портал и које системе је боље оставити на месту.
Пријаве и лиценцирање и имплементација Оффице 365
Ако сте део веома велике организације, онда ваш ИТ тим вероватно управља вашим корисницима помоћу Мицрософт технологије која се зове Ацтиве Дирецтори. За велике организације, можете да синхронизујете ово управљање корисницима на лицу места са корисницима Оффице 365, што резултира једном пријавом и поједностављеним приступом окружењу у облаку.
Ако сте део мале организације, онда можете директно да управљате свим својим корисницима у Оффице 365. У оба случаја, потребно је да направите списак људи који требају да имају приступ Оффице 365 и повезаном лиценцирању.
Обука и имплементација Оффице 365
Чак и најбољи софтвер је бескористан осим ако људи не знају за њега и не знају како да га користе. Мицрософт је створио богату документацију и обуку корисника који се могу добити за мале или никакве трошкове. Поред тога, сваки партнер са којим одлучите да радите имаће на располагању планове обуке и може да спроводи обуку за Оффице 365.
Подршка и имплементација Оффице 365
Након што корисници почну да усвајају Оффице 365, сигурно ће имати питања. Морате да имате систем подршке да бисте одговорили чак и на најједноставнија питања. Систем подршке треба да укључи напредне кориснике као прву тачку садржаја, а затим и формални систем подршке који ескалира све до тога да Мицрософт подржава Оффице 365.