Листе контаката могу постати прилично дуго након неког времена; лако можете прикупити неколико хиљада контаката за неколико година. Сортирање тако дугачке листе значи да ако тражите ствари које почињу словом М, на пример, морате да идете око три стопе испод дна екрана монитора да бисте пронашли тај контакт, без обзира шта радите.
Групе су одговор (не, не морате да се пријавите за Оутлоок Анонимоус). Оутлоок вам већ нуди неколико унапред дефинисаних листа које користе груписање.
Можете да користите неколико типова приказа у Оутлоок-у:
- Сортирана листа: Овај поглед је попут шпила играћих карата распоређених у нумеричком редоследу, почевши од двојки, затим тројки, па четворки, и тако даље кроз карте са сликама.
- Груписани поглед: Овај поглед је као да видите карте поређане са свим срцима у једном реду, затим са свим пиковима, затим са каро, а затим са трефовима.
- Други прикази: Оутлоок такође има неколико других типова приказа који се не примењују на контакте, као што су временска линија и Адресне картице.
Можда ће вам бити згодно сакупљање ставки сличних типова у групе за задатке као што је проналажење свих људи на вашој листи који раде за одређену компанију када желите да пошаљете честитке на новом послу. Пошто корисници Оутлоок-а сматрају да је груписање према компанији тако често корисно, приказ По компанији је подешен као унапред дефинисани приказ у Оутлоок-у.
Да бисте користили приказ По компанији, пратите ове кораке:
1. Кликните на дугме Контакти у окну за навигацију.
Отвара се модул Контакти са приказаним тренутним приказом.
2. Изаберите приказ По компанији са листе у окну за навигацију.
Свака сива трака са ознаком Компанија: (назив компаније) има малу кутију са леве стране са знаком плус или минус. Кликните на знак плус да бисте видели додатна имена испод наслова компаније; знак минус означава да више нема доступних уноса.
3. Кликните на икону плус да бисте видели уносе за компанију наведене на сивој траци.
Ово груписање постаје заиста згодно ако додељујете категорије својим контактима док креирате ставке. Ако сте паметни у томе како користите и додајете категорије које одговарају послу који обављате, груписање по категоријама представља велику уштеду времена.
Ако унапред дефинисани групни прикази не задовољавају ваше потребе, можете груписати ставке према скоро свему што желите, под претпоставком да сте унели податке.
Да бисте видели приказ према категорији, пратите ове кораке:
1. Кликните на дугме Контакти у окну за навигацију.
Појављује се приказ контаката.
2. Изаберите приказ По категорији са листе у окну за навигацију.
Свака сива трака има икону на левој страни са плусом или минусом, праћеном Категорија: (назив категорије). Минус означава да нема скривених уноса испод те категорије; плус значи да је доступно више уноса.
3. Кликните на икону са знаком плус да бисте видели више уноса за категорију наведену на сивој траци.
Груписање је добар начин за управљање свим Оутлоок ставкама, посебно контактима. Након што научите да користите групе, можете уштедети много времена када покушавате да пронађете ствари.