Оутлоок 2002 вам даје могућност да подесите групе тако да можете да видите распореде свих чланова групе са само неколико кликова мишем. На пример, можете поставити групу која садржи све чланове вашег пројектног тима; ако редовно заказујете састанке са целим тимом, можете брзо да прегледате све те распореде да бисте пронашли време састанка када су сви доступни. Нема више куцања имена чланова тима појединачно да бисте добили њихове распореде. И нема више потребе да памтите име сваког члана тима — и неизбежно остављате некога са листе!
Да бисте у потпуности искористили групне распореде, календари свих чланова групе морају бити доступни за јавно гледање. Контактирајте гуруа информационих система ваше организације да видите да ли имате јавни приступ распоредима.
Да бисте видели све распореде групе, следите ове кораке:
1. Позовите свој Оутлоок 2002 календар.
2. Изаберите Акције, Прегледајте распореде група. Појављује се оквир за дијалог Групни распореди у којем су наведене све групе које сте креирали.
Ако још нисте креирали ниједну групу, можете да кликнете на Ново да бисте то урадили. Или можете избрисати старе групе са своје листе.
3. Двапут кликните на групу коју желите да видите или означите групу и кликните на Отвори.
Појављује се прозор распореда који приказује све распореде за чланове групе. Можете додавати и брисати чланове групе.
4. Кликните на Сачувај и затвори да бисте сачували све промене које сте направили у групи.
Можете чак и заказати састанке из прозора групног распореда. Једноставно означите време када су сви доступни, а затим кликните Направи састанак и изаберите Направи састанак за све. Појављује се нови прозор за састанке са именима свих чланова групе у пољу За. Ако желите, промените тему и укључите поруку, а затим кликните на Пошаљи да бисте позвали све у групи на састанак.