Пре него што зароните у креирање прилагођене СхареПоинт апликације, требало би да нешто планирате. Снимање информација није ништа ново. Древне цивилизације (пре миленијума) користиле су камене или глинене плоче, организације које се баве производњом рачунара (пре неколико деценија) користиле су писаће машине, а многе организације још увек користе Екцел. Често проблем са подацима није у њиховом прикупљању, већ у њиховом дијељењу и обједињавању.
Екцел ради одличан посао са агрегацијом података, али не тако добар посао са дељењем. СхареПоинт се односи на дељење (отуда и назив). СхареПоинт апликација је централизовани контејнер података којим се лако управља и којим се одржава. Поред тога, по самој природи централизованог веб портала, податке лако дели и прегледа свако у организацији са приступом.
Креирање апликације посебно за ваше потребе података је важно. Морате да одредите колоне података које ћете ухватити и како ће се подаци односити једни на друге. Поред тога, потребно је да одредите који ће подаци бити валидни, а који треба одбацити.
Планирање прилагођене листе је слично покретању нове табеле у Екцел-у или табеле у Аццесс-у. У свим случајевима, мало унапред планирања дугорочно штеди време. Планирајте унапред да бисте знали којим редоследом желите да буду колоне и које опције желите на падајућим листама.
Колоне се такође могу назвати пољима (за она која се користе за терминологију базе података). Када се ове колоне користе за описивање датотека (обично докумената у апликацији Библиотека докумената), они се такође називају метаподацима или својствима (датотеке).
Једна од згодних карактеристика СхареПоинт-а је могућност додавања колона у унапред дефинисане апликације. Процес за додавање колона је исти у апликацијама Библиотека и Листа. Међутим, у апликацији Библиотека, ваше колоне обухватају информације о датотеци, као што су њена категорија или аутор. Све апликације за листу су углавном колоне са подацима и користе се за праћење и комуникацију.