Бусинесс Цонтацт Манагер (БЦМ) верзија 2.0 је бесплатан додатак за Оутлоок 2003 у издањима Оффице Профессионал и Смалл Бусинесс. То је одличан алат ако разумете како да га користите у своју корист и превазиђете његова два главна ограничења:
- Старије верзије БЦМ-а раде као самосталне јединице не дозвољавајући дељење између неколико корисника. Надоградња вашег БЦМ-а на верзију 2.0 омогућава дељење базе података између неколико корисника. Ако користите старију верзију, повежите се са Интернетом, изаберите Помоћ на траци са алаткама програма Оутлоок, изаберите Провери да ли постоје ажурирања, а затим пратите упутства за надоградњу система.
- Да бисте користили БЦМ-ове функције дељења, ваш Оутлоок програм мора бити инсталиран на рачунару који користи Виндовс КСП Профессионал; БЦМ не дели под Виндовс КСП Хоме Едитион.
- Листа ставки производа и услуга има фиксни формат са само три доступна поља за увоз података из вашег система продаје и рачуноводства. Морате да прилагодите поља из вашег пословног система тако да се уклапају у три увозна поља: Назив ставке, Опис и Јединична цена, што ограничава начин навођења услуга и производа. Навођење истог производа као једне јединице, једне кутије или једног контејнера значи да морате да отворите једну ставку по паковању. Не можете да увезете тренутне количине залиха јер БЦМ не увози поља за количину.
- Да бисте имали исти артикал на различитом паковању на истој линији, морате да дефинишете значење ваше јединичне количине, било да је у питању 1 боца шампона или кутија која садржи 12 боца шампона. Прилагођавање назива сваког артикла, описа и јединичне цене за услугу, пројекат или производ представља изазов коришћења БЦМ-а у било ком послу.
Рецимо, на пример, да Даиси ради у компанији за одржавање рачунара и софтвера и добија захтев за понуду за инсталирање и дељење новог БЦМ 2.0 на пет радних станица. Она пише детаљан предлог, укључујући минималне захтеве као што је Виндовс КСП Профессионал на радној станици која ће делити базу података, и процењује број сати за њену услугу. Она прави нову ставку да забележи овај предлог:
Понуда услуге за софтвер за инсталацију
Назив ставке: Инсталација софтвера
Опис: БЦМ 2.0 се дели на 5 радних станица
Количина: 1 услуга
Цена : 120.00
Даиси користи поље Име ставке да наведе услугу и поље Опис да наведе оно што је потребно. Она такође повезује предлог као датотеку у ставкама историје могућности. Прилагођавајући њену услугу листи производа и услуга, Дејзину идеју можете применити у било којој врсти пословања.
Поред тога, реците да Марк ради у правној канцеларији, а нови купац тражи понуду за вођење правних послова компаније. Он пише предлог у коме објашњава шта покривају његове канцеларијске услуге и шаље га као 250 долара по сату, процењујући десет сати по месецу услуге. Он процењује предлог на 120 сати годишње и поставља га на следећи начин:
Понуда услуга за Маркове правне услуге
Назив ставке: Правна подршка
Опис: Уговор о пословној правној подршци 10х/мес
Количина: 120
Укупно: 30.000 долара
Исто тако, козметичка клиника може направити листу производа и услуга за апликације за негу коже Боток-ом и услуге ласерске неге коже на исти начин као правна канцеларија или компјутерска услуга.
Без обзира да ли сте у продавници или малој индустрији, можете да прилагодите своју листу производа тако да одговара доступним пољима БЦМ-а користећи претходне примере.