Добра збирка информација има велику вредност. Међутим, не можете да извучете пуну вредност са листе контаката или задатака ако не можете брзо да разумете које су ставке важне, а које нису. Функција Категорије у Оутлоок-у је дизајнирана да вам помогне да разликујете шта је хитно од онога што може да чека.
Додељивање категорије
Када први пут подесите Оутлоок 2007, можете сазнати које су категорије доступне тако што ћете кликнути на дугме Категоризуј на врху екрана пријемног сандучета, десно од дугмета Проследи, или тако што ћете изабрати Акције –> Категоризуј. Дугме Категоризуј изгледа као мали, разнобојни квадратић тик-так-тое. Неколико других Оутлоок модула такође приказује дугме Категоризуј; ради исти посао где год да га нађете. Кликом на дугме Категоризуј појављује се листа (изненађујућих!) категорија, од којих свака има назив по боји. Ако једноставно желите да бојите своје ставке користећи подразумевану, процес је прилично једноставан.
Пратите ове кораке да бисте доделили категорију ставки:
1. Кликните на ставку коју желите да категоризујете.
Ставка је истакнута.
2. Кликните на дугме Категоризуј и са листе изаберите категорију коју желите.
У ставци се појављује блок у боји који означава коју категорију изаберете.
Свакој ставци можете доделити више категорија, иако стављање превише на ставку може бити више збуњујуће од додељивања ниједне категорије.
Преименовање категорије
Можете да повежете име са сваком бојом да бисте знали зашто додељујете одређену категорију одређеној ставци.
Да бисте преименовали категорију, следите ове кораке:
1. Кликните на дугме Категорије и изаберите Све категорије.
Појављује се оквир за дијалог Цолор Цатегориес.
2. Кликните на категорију коју желите да преименујете.
Категорија коју изаберете је истакнута.
3. Кликните на дугме Преименуј.
Категорија коју одаберете у кораку 2 окружена је оквиром који показује да је можете уређивати.
4. Унесите ново име које желите да доделите тој категорији.
Име које унесете појављује се уместо старог имена.
5. Кликните на ОК.
Дијалог Категорије боја се затвара.
Ако промените назив категорије коју сте већ доделили неким Оутлоок ставкама, назив те категорије се аутоматски мења на тим ставкама.
Промена боје категорије
Можете променити боју категорије као и њен назив. Додељивање незаборавних боја може дати важне назнаке о томе како напредује ваш посао или колико добро идете у корак са тренутним пројектима.
Пратите кораке да бисте променили боју категорије:
1. Кликните на дугме Категорије и изаберите Све категорије.
Појављује се оквир за дијалог Цолор Цатегориес.
2. Кликните на категорију којој желите да доделите нову боју.
Категорија коју изаберете је истакнута.
3. Кликните на дугме Боја.
Појављује се падајућа листа која приказује боје које можете изабрати.
4. Кликните на боју коју желите да доделите.
Боја коју одаберете појављује се уместо старе боје.
5. Кликните на ОК.
Дијалог Категорије боја се затвара.
Такође можете изабрати Ништа и креирати категорију без боје. То је помало досадно, али ако одговара вашем расположењу, наставите. Можда ћете желети да креирате безбојне категорије јер Оутлоок нуди само 25 боја, а можда имате више од 25 категорија. Али након што пређете 25 категорија, можда бисте размислили о смањењу броја категорија да бисте смањили забуну.
Додељивање тастерске пречице категорије
Свакој категорији можете дати тастерску пречицу, која вам омогућава да доделите категорију без додиривања миша. То је веома згодно када желите да зумирате кроз екран пун е-порука или задатака и све поставите у неки ред.
Да бисте доделили пречицу категорији, следите ове кораке:
1. Кликните на дугме Категорије и изаберите Све категорије.
Појављује се оквир за дијалог Цолор Цатегориес.
2. Кликните на категорију којој желите да доделите тастерску пречицу.
Категорија коју изаберете је истакнута да би се показало да сте је изабрали.
3. Кликните на мени Тастер пречице.
Појављује се листа пречица.
4. Кликните на пречицу коју желите да доделите.
Назив пречице коју одаберете појављује се десно од категорије.
5. Кликните на ОК.
Категорији не можете доделити више од једне пречице; то би било збуњујуће. Међутим, једној ставци можете доделити више од једне категорије.