Надимање поштанског сандучића. Сви то с временом добију. Ваше Оутлоок 2016 пријемно сандуче се пуни порукама које сте занемарили да избришете или их уклоните, а пре него што то схватите, имате хиљаде порука, које заузимају простор у датотеци са подацима и спречавају вас да лако прегледате нове ствари. Ево неколико идеја за разбијање те зачепљења.
Очистите разговоре
Конверзација је размена е-поште која се састоји од више порука напред-назад. Пошто већина људи само притисне Одговори да би наставила разговор без брисања претходног текста, на крају ћете добити много порука које су у основи подскупови садржаја једне друге. Функција чишћења разговора пролази кроз њих и проналази их, бришући све поруке које су у потпуности садржане у најмање једној другој поруци.
Изаберите Почетна → Очисти → Очисти разговор да бисте користили ову функцију за одређену поруку. (Прво изаберите поруку.) Да бисте очистили цео фолдер, изаберите Почетна → Очисти → Очисти фасциклу. Или, да то урадите за све своје фасцикле поште, изаберите пријемно сандуче, а затим изаберите Почетна → Очисти → Очисти фасциклу и подфолдере.
Архивирајте старе поруке
Можете да подесите Оутлоок да архивира поруке које имају одређена својства, на пример оне које су старије од одређеног датума. Архивирање порука их премешта у засебну датотеку података под називом Арцхиве.пст. Брисањем главне Оутлоок датотеке постаје мања, тако да Оутлоок брже почиње. Датотеку са подацима архиве можете отворити кад год вам је потребно да се вратите на нешто у њој.
Да бисте архивирали поруке, изаберите Датотека→ Информације→ Чишћење поштанског сандучета→ Архивирај. Подесите своја подешавања у дијалогу Архива и кликните на ОК.
Да бисте касније отворили датотеку са подацима архиве да бисте нешто преузели, изаберите Датотека→ Отвори и извези→ Отвори Оутлоок датотеку са подацима. Дођите до архивске датотеке, изаберите је и кликните на ОК. Архивска датотека се сада појављује у окну за навигацију са леве стране; можете радити са њим тамо баш као што бисте радили са својом главном датотеком.
За још темељније чишћење, изаберите Датотека→Информације→Чишћење поштанског сандучета→Чишћење поштанског сандучета. У дијалогу Чишћење поштанског сандучета можете да одредите параметре за аутоматско архивирање. На пример, можете пронаћи ставке старије од одређеног броја дана или веће од одређеног броја килобајта.
Креирајте фасцикле за пошту
Један ефикасан начин да организујете своју пошту је креирање подфолдера за пријемно сандуче. Затим можете да преместите поруке у једну од потфасцикли да бисте је извукли из главног пријемног сандучета. На пример, можете имати поддиректоријум за сваку организацију за коју волонтирате или поддиректоријум за сваког члана породице који вам шаље поруке.
Да бисте креирали нову фасциклу, кликните десним тастером миша на фасциклу Примљено у окну за навигацију и изаберите Нова фасцикла. Унесите име новог фолдера и притисните Ентер. Затим превуците и отпустите поруке из вашег пријемног сандучета на име новог фолдера у окну за навигацију.
Креирање правила за руковање поштом
Имати више фолдера за пошту је сјајно, али морате запамтити да превлачите и отпуштате поруке у те фасцикле. На срећу, можете аутоматизовати процес креирањем правила за руковање поштом. Правило може проценити адресу е-поште пошиљаоца и преусмерити поруку у поддиректоријум ако је, на пример, од одређене особе.
Да бисте креирали правило за руковање поштом, почните са изабраном поруком која испуњава жељене критеријуме. Затим изаберите Почетна → Правила → Креирај правило. Затим попуните дијалошки оквир да бисте описали поруку коју желите да циљате. На пример, можете одредити шта предмет садржи или коме се шаље. Кликните на Напредне опције за више избора.
Да бисте га подесили, изаберите Филе→Дели→Присутни на мрежи→Присутни на мрежи. Појавиће се веза; копирајте ту везу и пошаљите је члановима своје публике путем текстуалне поруке, е-поште или на било који други начин. Сачекајте да је добију, а затим кликните на дугме Започни презентацију у оквиру за дијалог који се појави да бисте покренули емисију.