Одржавање срећне и здраве фасцикле контаката у Оутлоок-у

У патологији, која проучава болести и како се оне преносе, контакт је особа која преноси заразну болест, али у Оутлооку, контакт је неко о коме чувате информације. Информације о контактима се чувају у фолдеру Контакти. Овај фолдер је супер-покретан адресар. Има места за чување имена људи, адреса, бројева телефона, адреса е-поште, веб страница, бројева пејџера, рођендана, годишњица, надимака и других ствари. Када адресирате поруку е-поште, можете је добити директно из фасцикле Контакти да бисте били сигурни да је адреса исправно унета.

Фасцикла „Контакти“ је онолико добра и детаљна колико и информације о контактима које сте у њега ставили. Ове странице објашњавају како да унесете информације о контакту и ажурирате информације ако се промене.

Уношење новог контакта у фолдер Контакти

Да бисте некога поставили на листу контаката, отворите фасциклу Контакти и почните тако што ћете урадити нешто од следећег:

• Кликните на дугме Нови контакт.

• Притисните Цтрл+Н (у прозору фасцикле са контактима) или Цтрл+Схифт+Ц.

• Изаберите Датотека –> Ново –> Контакт.

Видећете образац за контакт. На овом обрасцу су места за уношење скоро свега што се о некој особи може знати, осим њеног љубавног живота и тајних порока. Унесите све информације које желите да снимите, имајући на уму ова правила пута док идете:

• Пуна имена, адресе и тако даље: Иако ћете можда бити у искушењу да једноставно унесете адресе, бројеве телефона, имена и тако даље у оквире за текст, немојте то чинити! Кликните на дугме Пуно име на картици Опште, на пример, да бисте унели име. Кликните на дугме Бизнис или Почетна да бисте унели адресу у дијалог Провери адресу. Кликом на дугмад и уносом података у оквире за дијалог дозвољавате Оутлоок-у да одвоји саставне делове имена, адреса и бројева телефона. Као такав, Оутлоок може лакше сортирати имена и адресе и може да користи имена и адресе као извор за масовне слање и масовне е-поруке са Мицрософт Ворд-ом.

• Када уносите податке о компанији, а не о особи, оставите поље Пуно име празно и унесите назив компаније у поље Компанија.

• Информације које су вам важне: Ако изгледа да образац нема место за унос одређене врсте информација, покушајте да кликнете на дугме троугла и изаберете нову категорију информација из искачућег менија. Кликните на дугме троугла поред дугмета за пословање и изаберите Почетна, на пример, ако желите да унесете кућну адресу уместо адресе предузећа.

• Датотека као: Отворите падајући мени Датотека као и изаберите опцију за архивирање контакта у фасцикли Контакти. Контакти се воде абецедним редом према презимену, имену, називу компаније или комбинацијама ова три. Изаберите опцију која најбоље описује како очекујете да ћете пронаћи контакт у фасцикли Контакти.

• Поштанске адресе: Ако за контакт чувате више адреса, прикажите адресу на коју желите да пошаљете пошту и потврдите избор у пољу за потврду Ово је поштанска адреса.

• Е-маил адресе: Можете да унесете до три адресе е-поште за сваки контакт (кликните на дугме троугла и изаберите Е-пошта 2 или Е-пошта 3 да бисте унели другу или трећу адресу). У оквиру за текст Прикажи као, Оутлоок вам показује како ће изгледати ред За е-поруке када пошаљете е-пошту контакту. Подразумевано, ред За приказује име контакта праћено његовом или њеном е-маил адресом у загради. Међутим, можете да унесете шта год желите у оквир за текст Прикажи као, и ако вам уношење нечег другачијег помаже да разликујете е-маил адресе, унесите нешто другачије. На пример, унесите Лидија – Лично да бисте знали када шаљете е-пошту на Лидијину личну адресу, а не на њену пословну адресу.

• Фотографије: Да бисте ставили дигиталну фотографију на образац за контакт, кликните на дугме Додај фотографију контакта и у дијалогу Додај слику контакта изаберите слику и кликните на дугме У реду.

Обавезно напишите неколико речи на картици Опште да бисте описали како и где сте упознали контакт. Када дође време да избаците контакте са листе фасцикли „Контакти“, читање описа може вам помоћи да одлучите ко ће бити очишћен, а ко не.

Када завршите са уносом информација, кликните на дугме Сачувај и затвори. Ако журите да унесете контакт информације, кликните на дугме Сачувај и ново. На тај начин отвара се празан образац да бисте могли да снимите информације о другом контакту.

Ево брзог начина да унесете контакт информације за некога ко вам је послао е-поруку: Отворите поруку, кликните десним тастером миша на име пошиљаоца у линији За и изаберите Додај у Оутлоок контакте у менију пречица. Видећете образац за контакт. Унесите више информација о пошиљаоцу ако можете и кликните на дугме Сачувај и затвори.

Увоз е-поште и адреса из другог програма

Претпоставимо да сте користили Оутлоок Екпресс, Еудора или Лотус Организер за руковање својом е-поштом и адресама контаката, али сада сте постали конвертовани у Оутлоок. Шта радите са е-маил порукама и именима и адресама у другом програму? Не можете им дозволити да само седе тамо. Можете их увести у Оутлоок и наставити тамо где сте стали.

Да бисте увезли е-маил и контакт адресе из другог програма, почните тако што ћете изабрати Филе –> Импорт анд Екпорт. Видећете чаробњак за увоз и извоз. Шта ћете даље урадити зависи од тога где сада шаљете е-пошту и пратите адресу:

• Оутлоок Екпресс: Изаберите Увези Интернет пошту и адресе и кликните на дугме Даље. У дијалогу Оутлоок Импорт Тоол изаберите Оутлоок Екпресс, потврдите избор у пољима за потврду да бисте одлучили шта желите да извезете (пошта, адресе и/или правила) и поново кликните на дугме Даље. У следећем дијалошком оквиру изаберите опције да одлучите шта да радите у вези са дуплираним уносима; затим кликните на дугме Заврши.

• Еудора: Изаберите Увези Интернет пошту и адресе и кликните на дугме Даље. У дијалогу Оутлоок Импорт Тоол изаберите Еудора, изаберите опције да бисте одлучили шта да радите у вези са дуплираним уносима и поново кликните на дугме Даље. У дијалогу Прегледач за фасцикле изаберите датотеку у којој се чувају Еудора подаци и кликните на дугме ОК.

• Лотус Организер: Изаберите Увези из другог програма или датотеке, кликните на дугме Даље, изаберите верзију Лотус Организер-а (4.к или 5.к) и поново кликните на дугме Следеће. Кликом на дугме Даље док идете, бићете упитани како да рукујете дуплим ставкама, да лоцирате датотеку података Лотус Организер и да изаберете Оутлоок фасциклу у коју ћете ставити податке.

Оутлоок не инсталира аутоматски неке филтере за увоз и извоз. Оутлоок може затражити да убаците Оффице ЦД како би могао да инсталира филтер.