На шта треба обратити пажњу приликом провере или ревизије финансијског модела

Ако већ неко време користите Екцел, вероватно више волите да правите сопствене табеле или финансијске моделе од нуле. У корпоративном окружењу, међутим, људи ретко добијају ову прилику. Уместо тога, од њих се очекује да преузму постојећи модел који је неко други направио.

Можда улазите у улогу коју преузимате од неког другог и постоји постојећи модел финансијског извештавања који ћете морати да ажурирате сваког месеца. Или вам је речено да израчунавате продајне провизије сваког квартала на основу монструозне табеле од 50 картица која вам се баш и не свиђа. Не само да наслеђујете туђе моделе заједно са инпутима, претпоставкама и прорачунима које је оригинални моделар унео, већ наслеђујете и грешке моделара.

Ако ћете преузети одговорност за туђи модел, морате бити спремни да га преузмете и учините својим. Морате да будете одговорни за функционисање овог модела и да будете сигурни да ради исправно. Ево контролне листе ствари које треба да проверите када први пут наследите нечији финансијски модел:

• Упознајте се са његовим изгледом и осећајем. Прегледајте сваки лист да видите које су шеме боја коришћене. Прочитајте било коју документацију. Постоји ли кључ који помаже да се види које су ћелије које? Да ли је моделар направио разлику између формула и чврсто кодираних претпоставки?
• Добро погледајте формуле. Да ли су доследни? Да ли садрже било какве чврсто кодиране вредности које се неће аутоматски ажурирати и стога ће узроковати грешке?
• Покрените проверу грешке. Притисните дугме Провера грешака у одељку Ревизија формуле на картици Формуле на траци да бисте на први поглед видели да ли постоје грешке у програму Екцел на листу које би могле да изазову проблеме.
• Проверите да ли постоје везе до спољних датотека. Спољне везе могу бити валидан део радног оперативног процеса, али морате да знате да ли ова датотека добија било какве инпуте из спољних радних књига да бисте били сигурни да нико ненамерно не промени називе листова или датотека, узрокујући грешке у вашем моделу. Пронађите спољне везе притиском на дугме Уреди везе у одељку Везе на картици Подаци на траци.
• Прегледајте именоване опсеге. Именовани опсези могу бити корисни у финансијском моделу, али понекад садрже грешке због сувишних имена, као и екстерних веза. Прегледајте именоване опсеге у Менаџеру имена, који се налази у одељку Дефинисана имена на картици Формуле на траци. Избришите све именоване опсеге који садрже грешке или се не користе, а ако садрже везе до спољних датотека, обратите пажњу и уверите се да су потребне.
• Проверите аутоматске прорачуне. Формуле би требало да се израчунавају аутоматски, али понекад када је датотека веома велика или моделер воли да контролише промене ручно, прорачун је подешен на ручно уместо на аутоматско. Ако видите реч Израчунај у доњој левој статусној траци, то значи да је израчунавање подешено на ручно, тако да сте вероватно у некој сложеној истрази! Притисните дугме „Опције израчунавања“ у одељку „Израчунавање“ на картици „Формуле“ на траци да бисте променили између ручног и аутоматског израчунавања радне свеске.

Поред ових корака, ево неколико практичних алата за ревизију у Екцел-у које можете користити за проверу, ревизију, валидацију и, ако је потребно, исправљање наслеђеног модела тако да можете бити сигурни у резултате свог финансијског модела:

• Прегледајте радну свеску. Упознајте скривене карактеристике вашег модела и идентификујте потенцијално проблематичне карактеристике које би иначе било веома тешко пронаћи помоћу овог мало познатог алата. Да бисте га користили, отворите радну свеску, кликните на дугме Датотека на траци; на картици Информације кликните на дугме Провери проблеме.
• Ф2: Ако су изворне ћелије формуле на истој страници, пречица Ф2 ставља ћелију у режим за уређивање, тако да је ова пречица добар начин да визуелно видите одакле долазе изворни подаци.
• Праћење преседана/зависних: Екцел алати за ревизију визуелно прате односе помоћу стрелица линија праћења. Овим алатима можете приступити у одељку Ревизија формуле на картици Формуле на траци.
• Процена формуле: Раставите дугачке и сложене формуле користећи алатку за процену формуле, у одељку Ревизија формуле на картици Формуле на траци.
• Алати за проверу грешке: Ако направите грешку — или оно што Екцел мисли да је грешка — зелени троугао ће се појавити у горњем левом углу ћелије. Ово ће се догодити ако изоставите суседне ћелије или ако унесете унос као текст, који изгледа као да би требало да буде број.
• Прозор за праћење: Ако имате излазне ћелије на које желите да пазите, овај алат ће приказати резултат наведених ћелија у посебном прозору. Ову алатку можете пронаћи у одељку Ревизија формуле на картици Формуле на траци. Корисно је за тестирање формула да бисте видели утицај промене претпоставки на посебну ћелију или ћелије.
• Прикажи формуле: Да бисте видели све формуле на први поглед, а не резултујуће вредности, притисните дугме Прикажи формуле у одељку Ревизија формуле на картици Формуле на траци (или користите пречицу Цтрл+`). Прикажи формуле је такође веома брз и лак начин да видите да ли постоје тврдо кодиране вредности.