Кључна питања која треба поставити пре него што дистрибуирате своју Екцел контролну таблу

Пре него што пошаљете своју готову Екцел контролну таблу, вреди вашег времена да се повучете и поставите нека кључна питања. Користите ова питања као контролну листу пре него што дистрибуирате своју контролну таблу.

Да ли ваша контролна табла представља праве информације?

Погледајте информације које презентујете и утврдите да ли испуњавају сврху контролне табле идентификоване током прикупљања захтева. Немојте се плашити да поново разјасните сврху контролне табле својим основним корисницима. Желите да избегнете изградњу контролне табле у вакууму. Дозволите неколико корисника тестирања да виде итерације док га развијате. На овај начин комуникација остаје отворена и нећете ићи предалеко у погрешном правцу.

Да ли све на вашој контролној табли има сврху?

Искрено погледајте колико информација на вашој контролној табли не подржавају његову главну сврху. Да би ваша контролна табла била што вреднија, не желите да је разводњавате подацима које је лепо знати који су занимљиви, али не и делотворни.

Ако подаци не подржавају основну сврху контролне табле, изоставите их. Ништа не каже да морате да попуните сваки део белог простора на страници.

Да ли ваша контролна табла јасно приказује кључну поруку?

Свака контролна табла има једну или више кључних порука. Желите да осигурате да су ове поруке видљиво приказане. Да бисте тестирали да ли су кључне поруке на контролној табли истакнуте, одмакните се и зашкиљите док гледате у контролну таблу. Окрените поглед у страну, а затим погледајте контролну таблу неколико пута. Шта ти прво искочи? Ако то нису кључне компоненте које желите да прикажете, мораћете нешто да промените.

Ево неколико радњи које можете предузети да бисте осигурали да ваше кључне компоненте буду истакнуте.

• Поставите кључне компоненте своје контролне табле у горњи леви или средњи леви део странице. Истраживања показују да ова подручја привлаче највише пажње на дуже периоде.

• Уклоните нагласак на ивицама, позадинама и другим елементима који дефинишу области контролне табле. Покушајте да користите природни бели простор између компоненти да бисте поделили контролну таблу. Ако су ивице неопходне, форматирајте их у светлије нијансе од ваших података.

• Форматирајте ознаке и други текст у светлије нијансе од ваших података. Благо обојене налепнице дају вашим корисницима информације које су им потребне, а да им не одвлаче пажњу од приказаних информација.

Можете ли да одржавате ову контролну таблу?

Постоји велика разлика између ажурирања контролне табле и поновне изградње контролне табле. Пре него што узбуђено пошаљете контролну таблу слатког изгледа коју сте управо направили, одвојите тренутак да размислите о одржавању такве контролне табле. Желите да размислите о учесталости ажурирања и кроз које процесе треба да прођете сваки пут када ажурирате податке. Ако се ради о догађају за једнократно извештавање, одредите то очекивање са својим корисницима. Ако знате да ће то постати извештај који се понавља, пожелећете да заиста преговарате о времену развоја, интервалима освежавања и фазама пре него што пристанете на било који распоред.

Да ли ваша контролна табла јасно приказује свој обим и рок трајања?

На контролној табли треба јасно навести свој обим и рок трајања. То значи да би свако требало да може да погледа вашу контролну таблу и да зна за који период је релевантан и обим информација на контролној табли. Ово се своди на неколико једноставних ствари које можете да урадите да ефикасно означите своје контролне табле и извештаје.

• Увек укључите временску ознаку на контролну таблу. Ово минимизира забуну приликом дистрибуције исте контролне табле или извештаја у месечним или недељним ратама.

• Увек укључите неки текст који показује када су подаци за мере преузети. У многим случајевима, тајминг података је критична информација приликом анализе мере.

• Користите описне наслове за сваку компоненту на контролној табли. Обавезно избегавајте загонетне наслове са пуно акронима и симбола.

Да ли је ваша контролна табла добро документована?

Важно је документовати своју контролну таблу и модел података иза ње. Свако ко је икада наследио Екцел радни лист зна колико тешко може бити превести различите аналитичке ротације које улазе у извештај. Ако будете имали среће, модел података ће бити довољно мали да се састави за недељу дана. Ако немате среће, мораћете да одбаците цео модел и почнете од нуле.

Документација чак и не мора бити хифалутин фенси ствари. Неколико једноставних ствари може помоћи у документовању ваше контролне табле.

• Додајте картицу Мапа модела свом моделу података. Картица Мапа модела је посебан лист који можете да користите да сумирате кључне опсеге у моделу података и наведете како сваки опсег ступа у интеракцију са компонентама извештавања у коначном слоју презентације.

• Слободно користите коментаре и ознаке. Невероватно је како неколико коментара са објашњењима и ознака могу помоћи да се разјасни ваш модел чак и након што сте били далеко од свог модела података дуже време.

• Користите боје да бисте идентификовали опсеге у вашем моделу података. Коришћење боја у вашем моделу података омогућава вам да брзо погледате опсег ћелија и добијете основну индикацију шта тај опсег ради. Свака боја може представљати тип опсега. На пример, жута би могла да представља табеле за постављање, сива може представљати формуле, а љубичаста може представљати референтне табеле.

Да ли је ваша контролна табла прилагођена кориснику?

Пре него што дистрибуирате своју контролну таблу, желите да се уверите да је прилагођена кориснику. Није тешко погодити шта значи прилагођени кориснику:

• Интуитивно: Ваша контролна табла треба да буде интуитивна за некога ко је никада није видео. Испробајте то на некоме и питајте ту особу да ли има смисла. Ако морате да почнете да објашњавате шта каже контролна табла, нешто није у реду. Да ли је контролној табли потребно више ознака, мање компликованих графикона, бољи изглед, више података, мање података? Добра је идеја добити повратне информације од неколико корисника.

• Лако за навигацију: Ако је ваша контролна табла динамична и омогућава интерактивност са макроима или заокретним табелама, уверите се да навигација добро функционише. Да ли корисник мора да кликне на неколико места да би дошао до својих података? Да ли је број анализа одговарајући? Да ли је потребно предуго за прелазак са једног приказа на други? Поново тестирајте своју контролну таблу на неколико корисника. И обавезно тестирајте све функције интерактивне контролне табле на неколико рачунара осим на вашем.

• Исправно штампа: Ништа није досадније од штампања контролне табле само да би се открило да особа која је направила контролну таблу није одвојила време да се увери да се штампа исправно. Обавезно подесите опције штампања на вашим Екцел датотекама тако да ваше контролне табле правилно штампају.

Да ли је ваша контролна табла тачна?

Ништа не убија контролну таблу или извештај брже од перцепције да су подаци на њој нетачни. Није у мојим могућностима да вам кажем како да утврдите да ли су ваши подаци тачни. Међутим, можете истаћи три фактора који успостављају перцепцију да је контролна табла тачна:

• Доследност са ауторитативним изворима: Очигледно је да ако се ваши подаци не поклапају са другим изворима извештавања, имаћете проблема са веродостојношћу података — посебно ако се ти други извори сматрају ауторитативним изворима. Будите свесни извора података који се у вашој организацији сматрају еванђељем. Ако ваша контролна табла садржи податке повезане са ауторитативним извором, упоредите своје податке са тим извором да бисте осигурали доследност.

• Унутрашња доследност: Никада није забавно објаснити зашто се један део ваше контролне табле не поклапа са другим деловима исте контролне табле. Желите да обезбедите одређени ниво интерне доследности унутар ваше контролне табле. Будите сигурни да су упоредиве компоненте у различитим деловима ваше контролне табле међусобно конзистентне. Ако постоји разлог за недоследност, јасно наведите те разлоге. Невероватно је колико добро једноставна нотација разјашњава питања о подацима.

• Лично искуство: Да ли сте икада видели да неко гледа извештај и каже „То не изгледа добро?“ Они користе оно што неки људи називају „осећајем црева“ да би проценили исправност података. Нико не гледа бројеве у вакууму. Када погледате било коју анализу, носите са собом године личног знања, интеракције и искуства. Подсвесно користите ова искуства у процени информација. Када одређујете тачност ваше контролне табле, узмите у обзир организационо „анегдотско знање“. Ако је могуће, покажите своју контролну таблу неколицини стручњака за садржај у вашој компанији.