База података пословних контаката се увек мења, али Оутлоок 2003 може помоћи у одржавању реда. Било да се ради о купцима или добављачима, људи долазе и одлазе, бројеви телефона се мењају, људи унапређују и тако даље. Одржавање листе контаката ажурном је изазов који се појачава када узмете у обзир локацију. Често је листа подељена на систем наплате, одељење набавке и разне архиве сваког продавца (Ролодек, Поцкет ПЦ рачунари, па чак и визит карта заборављена у горњој фиоци). Без ажуриране базе података, не можете добро комуницирати са својим клијентима.
Ево неколико могућих решења за овај проблем:
- Користите своју листу контаката као базу података о купцима и добављачима. Ажурирајте све информације чим их добијете, када радите сами.
- Користите листу контаката једне особе као листу предузећа. Нека ово буде правило компаније: Сва нова ажурирања која свако добије (као што су визит карта, телефонски позив са новим информацијама или е-пошта) иду једној централној особи ради ажурирања базе података.
- Направите јавну листу на Екцханге серверу и изаберите особу која ће бити чувар листе. Можете да користите Бусинесс Цонтацт Манагер верзију 2.0, који је бесплатан додатак за Оутлоок у издањима Оффице Профессионал и Смалл Бусинесс. Можете да делите пословне контакте и налоге као једну листу са остатком компаније.
Требали бисте одмах ажурирати промене адресе и додати нове контакт информације. Прва опција је добра када радите сами. Друга опција функционише када немате доступан Екцханге сервер или не користите Бусинесс Цонтацт Манагер верзију 2.0. Најбоља опција је трећа, јер је листа контаката доступна целом тиму у било које време, било где са Оутлоок Веб приступом. Једноставно укуцате нове контакте у своју листу контаката, сачувате их, а затим их пошаљете као вЦард чувару листе контаката на следећи начин:
1. Отворите сачувани контакт.
2. Изаберите Акције, Проследи као вЦард.
Отвара се нова е-пошта са приложеном вЦард картицом.
3. Пошаљите га чувару листе контаката.
Чувар листе контаката прима е-пошту и може једноставно да превуче и испусти вЦард из е-поште у листу контаката.
Додавањем контакта на овај начин аутоматски се бележи датум када је контакт креиран (користећи име поља Цреатед) и одржава датум последње измене (помоћу поља Модифиед). Можете да прилагодите приказ контаката да бисте укључили поља Креирано и Измењено ако желите да пратите ове информације.
Вероватно ћете добити контакт информације из неколико извора, као што су интерни систем продаје, сваки продавац или менаџерски тим. Повезивање контакта са особом која га је створила олакшава праћење.
Можете да користите категорије да бисте лакше пратили ове информације:
1. Креирајте нову категорију за сваког члана продајног тима.
2. Убаците нови контакт на листу.
3. Када је контакт отворен, кликните на дугме Категорије.
Појављује се оквир за дијалог Категорије.
4. Изаберите категорију Име пошиљаоца и сачувајте контакт.
Контакт је повезан са својим извором.