Неки продавци нису увек организовани и понекад проводе доста времена тражећи понуду или покушавајући да запамте датум и предмет последњег телефонског позива. Користећи Бусинесс Цонтацт Манагер (БЦМ), можете повезати све своје радње са одређеним клијентом и приступити свим информацијама из евиденције контаката. (БЦМ верзија 2.0 је бесплатан додатак за Оутлоок 2003 у издањима Оффице Профессионал и Смалл Бусинесс.)
Страница Активности Оутлоок контаката може вам показати све радње које се односе на контакт. Можете да повежете било који документ, задатак, састанак или евиденцију телефона са састанка са својим клијентима и прочитате их једним кликом. Ево како:
1. Са отвореним контактом са клијентом, изаберите Акције, Веза, Датотека.
Отвара се оквир за дијалог Цхоосе А Филе.
2. Изаберите своју датотеку, као што је Маријин предлог 321.
3. Кликните на ОК.
Датотека предлога је повезана са записом о Маријиним контактима.
Поред повезивања екстерних датотека и докумената са својим контактима, такође можете да повежете Оутлоок састанке, задатке, уносе у дневник телефонских позива и е-поруке (и послате и примљене) и затим их прочитате на једној листи.
1. Са отвореним контактом са клијентом, изаберите Акције, Веза, Датотека.
Појављује се оквир Повежи ставке са контактом.
2. Изаберите фолдер, као што су Задаци.
3. Изаберите задатак са листе Ставке задатака.
4. Кликните на Примени.
Ставка је повезана са контактом вашег клијента.
Аутоматизација веза до ваших контаката
Ручно повезивање сваке ставке са вашим контактом је заморно и потенцијално може додати стотине недељних радњи вашем послу, због чега ћете изгубити више од стрпљења. Можда ћете заборавити да повежете ставке или изгубите појам е-поште, задатака и обавеза везаних за ваше клијенте. На срећу, Оутлоок може аутоматски да повеже ставке које се односе на ваш контакт на следећи начин:
1. Изаберите Тоолс, Оптионс.
Појављује се оквир за дијалог Оптионс.
2. Кликните на Опције дневника.
Појављује се дијалог Опције дневника.
3. Изаберите ставке које ће бити повезане у оквиру са листом Аутоматски снимај ове ставке, укључујући састанке е-порука, задатке и друге радње.
4. Изаберите контакте које желите да повежете са листе За ове контакте.
5. У области Двоструки клик на унос у дневник, изаберите опцију под називом Отвара ставку на коју се позива унос у дневник.
Часопис има ширу примену од једноставног повезивања Оутлоок ставки са контактом. Дневник такође може да мери време које проведете радећи на документу или да представите своје документе у временској линији, приказујући сваки од њих на датум када је коришћен.
6. Кликните на ОК.
Све Оутлоок ставке које се односе на ваше контакте су сада повезане.
Читање историје вашег клијента
Претраживање датотека клијената у фасциклама вашег рачунара може бити заморно. Можете да сачувате један Ворд документ на једном месту, Екцел табелу на другом, а датум вашег последњег састанка у календару. Међутим, све ове информације можете организовати за вас отварањем само једне странице, што значи да нећете губити време у потрази за информацијама.
Да бисте прочитали историју клијената, следите ове кораке:
1. Када је контакт отворен, кликните на картицу Активности.
Појављује се страница Активности. Када у оквиру са листом Прикажи пише Све ставке, наведене су све ваше активности у вези са отвореним контактом.
2. Кликните на било коју ставку на листи да бисте отворили повезани документ или Оутлоок ставку.
Информације се приказују без потребе да их тражите.