Конвертовање и дељење Оффице 2019 датотека

Када делите електронску копију свог Оффице 2019 рада, на пример путем прилога е-поште , постоји проблем ако ваш прималац нема исту апликацију у којој би га могао видети. На пример, ако пошаљете ПоверПоинт презентацију пријатељу који нема ПоверПоинт, он можда неће моћи да је отвори.

Постоје два основна начина за решавање проблема некомпатибилности: или прималац добија апликацију која може да прегледа датотеке, или пошиљалац (то сте ви) може да сачува датотеку у формату који прималац већ може да види.

Ако ћете се позабавити проблемом са стране примаоца, најлакши начин је да прималац користи бесплатну ПоверПоинт веб апликацију . (Потребан је Мицрософт налог, који је бесплатан.) Доступне су све верзије програма Ворд, Екцел, ПоверПоинт, Оутлоок и ОнеНоте засноване на вебу. Они нису тако потпуни као оригинали, али добро функционишу за гледање и уношење једноставних измена. Ако се о решењу бавите са стране пошиљаоца, прво сазнајте које формате датотека или апликације ваш прималац користи, а затим одредите одговарајући формат датотеке у који ће ваша апликација сачувати. Формате датотека доступне вашој апликацији можете пронаћи преко Саве Као оквир за дијалог, из којег можете изабрати другу врсту датотеке.

За текстуалне датотеке, Рицх Тект Формат (.ртф) је одличан избор. То је скоро универзалан формат који може да отвори скоро сваки програм за обраду текста, а корисници Ворд-а обично чувају у том формату када желе да размене документе са неким ко користи веома стар или опскурни програм за обраду текста који не подржава Ворд датотеке. Слика испод приказује РТФ који је изабран као формат датотеке у Мицрософт Ворд-у.

Промена у други формат датотеке може довести до губитка неког форматирања. Неке функције у Оффице 2019 апликацијама функционишу само када су документи сачувани у изворном формату апликације, као што су поља за попуњавање, макрои, одређени типови уметничких дела који се могу уређивати и теме обликовања. Због тога већина људи не чува у другим форматима осим ако није неопходно.

Ако прималац неће морати да уређује документ, најбоље би вам било да га сачувате у посебном формату дизајнираном за дељење постављених страница само за читање : језик описа странице . На тај начин, прималац види страницу тачно онако како сте је намеравали, без потребе да пронађе и преузме посебан прегледник за тај одређени тип датотеке.

Оффице 2019 подржава два главна језика за опис страница:

• ПДФ: Формат који је креирао Адобе, који се широко користи на целом Интернету за дистрибуцију докумената. Не долази са Виндовс-ом, али читач за овај формат — Адобе Реадер — је бесплатан за преузимање Адобе . Већина веб прегледача ће приказати и ПДФ датотеке.
• КСПС: Формат који је креирао Мицрософт, изворно подржан у оперативном систему Виндовс Виста и новијим. Свако ко има Виндовс Виста или новију верзију већ има доступан овај прегледач.

Можете да сачувате у ПДФ или КСПС формату директно из апликације. Пратите ове кораке:

Изаберите Датотека → Сачувај као, а затим идите до жељене локације за чување.

У дијалогу Сачувај као, са листе Сачувај као тип, изаберите ПДФ или КСПС документ.

Оквир за дијалог се мења и приказује неке додатне контроле.

Уместо да пратите кораке 1-2, можете изабрати Датотека → Извоз → Креирај ПДФ/КСПС документ → Креирај ПДФ/КСПС.

(Опционално) Промените назив датотеке ако желите. Подразумевано, то је исто име као датотека са подацима са којом радите.

Направите избор Оптимизујте за.

• За документе који се такође могу штампати на папиру, изаберите Стандардно (подразумевано).
• За документе који ће се делити само на мрежи, изаберите Минимална величина.

Кликните на Сачувај.

Сачувана датотека се отвара у свом изворном програму, а то је или Адобе Реадер (ПДФ формат) или КСПС Виевер или Интернет Екплорер (КСПС формат).