Функција филтера у програму Екцел 2016 олакшава сакривање свега на листи података осим записа које желите да видите. Да бисте филтрирали листу података само на оне записе који садрже одређену вредност, затим кликните на дугме АутоФилтер одговарајућег поља да бисте приказали падајућу листу која садржи све уносе направљене у том пољу и изаберите онај који желите да користите као филтер.
Екцел затим приказује само оне записе који садрже вредност коју сте изабрали у том пољу. (Сви остали записи су привремено сакривени.)
Ако заглавља колона ваше табеле са листом података тренутно немају падајућа дугмад филтера приказана у њиховим ћелијама иза имена поља, можете их додати једноставним кликом на Почетна→ Сортирај и филтрирај→ Филтрирај или притиском на Алт+ХСФ.
На пример, на слици сам филтрирао листу података о запосленима да прикажем само оне записе у којима је локација или Бостон или Сан Франциско тако што сам кликнуо на дугме АутоФилтер у пољу Локација, а затим кликнуо на поље за потврду (Изабери све) да бих уклонио његову квачицу . Затим сам кликнуо на поља за потврду Бостон и Сан Франциско да им додам квачице пре него што кликнем на ОК. (То је тако једноставно.)
Листа података о запосленима након филтрирања свих записа осим оних са Бостоном или Сан Франциском у пољу Локација.
Након што филтрирате листу података тако да се приказују само записи са којима желите да радите, можете копирати те записе у други део радног листа десно од базе података (или још боље, други радни лист у радној свесци). Једноставно изаберите ћелије, а затим кликните на дугме Копирај на картици Почетна или притисните Цтрл+Ц, померите курсор ћелије на прву ћелију у којој ће се појавити копирани записи, а затим притисните Ентер. Након копирања филтрираних записа, можете поново приказати све записе у бази података или применити мало другачији филтер.
Ако утврдите да вам филтрирање листе података избором једне вредности у пољу падајуће листе даје више записа него што заиста желите да се борите, можете даље да филтрирате базу података тако што ћете изабрати другу вредност у падајућем менију другог поља листа. На пример, претпоставимо да изаберете Бостон као вредност филтера у падајућој листи поља Локација и завршите са стотинама бостонских записа приказаних на радном листу.
Да бисте смањили број записа у Бостону на број којим се лакше управља, тада бисте могли да изаберете вредност (као што је људски ресурси) у падајућој листи поља Депт да бисте додатно филтрирали базу података и смањили записе са којима морате да радите на екрану. Када завршите са радом са евиденцијом запослених у Бостонским људским ресурсима, можете да прикажете други скуп тако што ћете поново приказати падајућу листу поља Депт и променити вредност филтера са Људских ресурса на неко друго одељење, као што је Рачуноводство.
Када будете спремни да поново прикажете све записе у бази података, кликните на дугме АутоФилтер филтрираног поља (означено појавом конусног филтера на његовом падајућем дугмету), а затим кликните на Обриши филтер из (прати име поље у загради) опција близу средине своје падајуће листе.
Можете привремено уклонити дугмад АутоФилтер из ћелија у горњем реду листе података која садржи називе поља и касније их поново приказати тако што ћете кликнути на дугме Филтер на картици Подаци или притиском на Алт+АТ или Цтрл+Схифт+Л.