Врло мало Аццесс база података је организовано у лепе, згодне листе по абецедном реду. Не уносите своје записе по абецедном реду; уписујете их редоследом којим вам долазе. Дакле, шта да радите када вам је потребна листа производа по броју производа или листа адреса у редоследу поштанских бројева управо сада?
Сортирање по једном пољу
Решење лежи у командама сортирања, које су невероватно једноставне за коришћење. Команде за сортирање се налазе на картици Почетак траке, у одељку Сортирај и филтрирај. Два дугмета (узлазно и опадајуће) обављају посао прилично добро:
Ако, након сортирања у растућем или опадајућем редоследу, желите да вратите ствари онако како су биле – редоследом непосредно пре клика на било које од тих дугмади – кликните на дугме Уклони сортирање које се налази одмах испод дугмади за растући и опадајући у оквиру Сорт & Група филтера.
Сортирање на више поља
Шта ако желите да сортирате по више поља – на пример по поштанском броју, а затим у оквиру тог сортирања желите да се сви људи са истим поштанским бројем појављују у редоследу презимена? Или можда желите да сортирате све своје клијенте према пољу Статус, а затим унутар сваке групе купаца која креира, да сортирате према тренутном стању? Мораћете да користите следеће кораке да угнездите једну сорту у другу.
Можете сортирати по више колона у исто време овако:
Кликните на наслов прве колоне по којој ћете сортирати.
Цела колона је истакнута.
Држите притиснут тастер Схифт и кликните на наслов последње колоне по којој ћете сортирати.
Све колоне од прве до последње су означене.
Одаберите сортирај по растућем или опадајућем.
Сортирање се увек врши с лева на десно.
Другим речима, не можете сортирати по садржају четврте колоне, а унутар ње по садржају треће колоне.
Сортирање има своју посебност када радите са бројевима у текстуалном пољу. Када сортира поље које има бројеве помешане са размацима и словима (као што су адресе), Аццесс рангира бројеве као да су слова, а не бројеви. Ово понашање значи да Аццесс ставља (рецимо) „1065 В. Оранге Стреет“ пре „129 Мулберри Стреет“. (Захваљујући необичном начину на који ваш рачунар сортира информације, 0 на другој позицији од 1065 долази испред 2 на другој позицији од 129.)