Како сортирати листе података на једном пољу у програму Екцел 2013

Свака листа података коју саставите у Екцел 2013 имаће неку врсту жељеног реда за одржавање записа. Можете сортирати по једном или више поља. У зависности од листе, можда ћете желети да видите записе по абецедном реду према презимену.

У случају табеле са подацима о клијентима, можда ћете желети да видите записе распоређене по абецедном реду према називу компаније. У случају листе података о запосленима, жељени редослед је у нумеричком редоследу према ИД броју који се додељује сваком запосленом када се он или она запосли.

Када прво унесете записе за нову листу података, без сумње их уносите било жељеним редоследом или редоследом којим преузимате њихове записе. Ускоро ћете открити да немате могућност додавања следећих записа у жељеном редоследу. Кад год додате нови запис, Екцел причвршћује тај запис на дно базе података додавањем новог реда.

Претпоставимо да првобитно унесете све записе у листу података о клијентима по абецедном реду према компанији, а затим додате запис за новог клијента: Памми'с Паста Палаце . Екцел ставља нови рекорд на дно бурета — у последњи ред одмах после Застров анд Сонс — уместо да га убацује на одговарајући положај, што је негде после Ацме Пет Супплиес.

Ово није једини проблем који можете имати са оригиналним редоследом записа. Чак и ако записи на листи података остану стабилни, жељени редослед само представља редослед који користите већину времена. Шта је са оним тренуцима када треба да видите записе у другом, посебном редоследу?

На пример, ако обично радите са листом података о клијентима у нумеричком редоследу према броју предмета, можда ћете уместо тога морати да видите записе по абецедном реду према презимену клијента да бисте брзо лоцирали клијента и потражили његов или њен износ који доспева у Одштампати.

Када користите записе за генерисање поштанских налепница за масовно слање, желите да записи буду у редоследу поштанских бројева. Приликом генерисања извештаја за представнике вашег налога који показује који се клијенти налазе на чијој територији, потребна вам је евиденција по абецедном реду по држави, а можда чак и по граду.

Да би Екцел исправно сортирао записе на листи података, морате навести које вредности поља одређују нови редослед записа. (Таква поља су технички позната као кључеви за сортирање у говору ентузијаста базе података.) Даље, морате навести који тип налога желите да креирате користећи информације у овим пољима. Изаберите једну од две могуће поруџбине:

• Узлазни редослед: Уноси текста се постављају абецедним редом од А до З, вредности су распоређене нумеричким редоследом од најмањег до највећег, а датуми од најстаријих до најновијих.

• Опадајући редослед: Ово је обрнут абецедним редоследом од З до А, нумеричким редоследом од највећег до најмањег и датумима од најновијег до најстаријег.

Када треба да сортирате листу података само у једном одређеном пољу (као што је поље број записа, презиме или компанија), једноставно кликните на дугме АутоФилтер тог поља, а затим кликните на одговарајућу опцију сортирања на падајућој листи:

• Сортирај од А до З или Сортирај од З до А у текстуалном пољу

• Сортирај од најмањег до највећег или Сортирај од највећег до најмањег у пољу броја

• Сортирај најстарије до најновије или Сортирај најновије до најстарије у пољу за датум

Екцел затим поново поређа све записе на листи података у складу са новим растућим или опадајућим редоследом у изабраном пољу. Ако установите да сте сортирали листу грешком, једноставно кликните на дугме Поништи на траци са алаткама за брзи приступ или одмах притисните Цтрл+З да бисте листу вратили на њен редослед пре него што изаберете једну од ових опција сортирања.

Екцел показује када је поље коришћено за сортирање листе података додавањем стрелице нагоре или надоле на дугме АутоФилтер. Стрелица која показује нагоре означава да је коришћен растући редослед сортирања, а стрелица усмерена надоле означава да је коришћен опадајући редослед сортирања.