Како развити план управљања комуникацијама у Мицрософт пројекту

Када планирате пројекат у Мицрософт Пројецт 2019, размислите које информације ви (или било која друга заинтересована страна) треба да пратите, ко има информације, како ће бити испоручене и колико често треба да се ажурирају. Често се ове информације чувају у посебном документу познатом као план управљања комуникацијама. Следећа табела приказује једноставан пример.

План управљања комуникацијама

План управљања комуникацијама може бити сложен — или једноставан као Ворд табела или Екцел табела. Унесите име или позицију сваке заинтересоване стране у крајњу леву колону, а затим, преко врха, унесите информације које су вам потребне, њен начин и учесталост испоруке.

То није ракетна наука, али још увек морате унапред да одредите које информације бисте могли да пратите, када бисте их желели и у ком облику. Можда бисте желели да погледате Како избећи уобичајене замке у управљању пројектима .

Корак 1 вашег плана управљања комуникацијама на пројекту: прикупите податке

Први корак у праћењу напретка на пројекту је прикупљање информација о томе шта се дешава. Што је једноставније пријавити напредак на пројекту, то боље, јер ће људи то урадити . Што рутинскије можете да направите извештавање — на пример сваког петка, на одређеном обрасцу који се предаје истој особи — лакше је прикупити податке.

Затим можете да унесете те информације у Пројецт на неколико начина: Користите различите приказе и табеле да бисте унели информације у листове података, унесите информације у дијалог Информације о задатку или користите алатке за праћење у групи Распоред на картици Задатак на траци .

Количина података коју прикупљате одређена је информацијама које требате да пратите и нивоом детаља. На пример, неки људи користе Пројецт само за креирање временске линије за своје активности. Други користе ресурсе и прате свој укупан рад на задацима, само не до нивоа детаља који испитује обављени рад по сату. За неке људе, једноставно означавање једног задатка као 50 процената завршеног и другог 100 процената завршеног — и допуштање Пројекту да претпостави да су сви ресурси завршили процењене количине посла — је у реду.

Корак 2 вашег плана управљања комуникацијама на пројекту: примените метод праћења

Морате да идентификујете најбољи метод праћења за вас, који је одређен количином и врстом информација које треба да надгледате. Мицрософт нуди четири методе праћења у Пројецт 2019:

• Задатак – укупно
• Задатак – по фазама
• Задатак – укупно
• Задатак – по фазама

Можете почети да разумете ове методе упоређујући праћење задатака и праћење задатака. Можете пратити информације по задатку, показујући до садашњег времена (или статусног датума који изаберете) укупан завршен посао или трошкове задатка. Или можете пратити информације по задатку, што је детаљније праћење које вам показује укупан посао или трошкове сваког ресурса.

Претпоставимо да је процењено да ће задатак Тест електричних компоненти трајати 12 сати рада, према основној линији пројекта. Инжењер, електричар и помоћник — три људска ресурса — добијају 100 посто свог времена. Праћење према задатку – укупно, можете једноставно приметити да је задатак завршен 75 процената, што се преводи у девет сати завршеног посла.

Пројекат претпоставља да три ресурса деле посао подједнако - три сата за сваки ресурс. У стварности, међутим, Инжењер је потрошио један сат, Електричар шест, а помоћник два. Стога, временска фазна варијабла улази у слику. Праћење у временским фазама користи одређене временске кораке, било да одаберете да пратите рад по задатку или рад који су завршили појединачни ресурси на задатку.

Дакле, у задатку Тестирање електричних компоненти, можете користити задатак – временски фазни приступ за праћење девет сати на дневној бази. Или можете користити приступ – временски фазни приступ за праћење рада сваког ресурса, сваки сат или дневно.

Ако пројекат или организација не захтевају детаљан задатак или праћење у фазама, боље је да користите метод задатак – тотал. Тада можете потрошити мање времена на унос информација у пројекат и више времена на управљање тимом и заинтересованим странама.

Корак 3 вашег плана управљања комуникацијама пројекта: користите алате за праћење

Понекад се чини да Пројецт пружа згодно дугме за све што треба да урадите на пројекту, па зашто би праћење требало да буде другачије? Алати за праћење на врху групе Распоред на картици Задатак врше ажурирања изабраних задатака у било ком приказу листа. На слици су приказани алати за праћење. Пет на левој страни су дугмад за проценат завршених, а дугме са десне стране вам омогућава да означите на путу или ажурирате задатке.

Дугмад за праћење.

Ове алатке праве специфичне исправке за изабране задатке:

• Проценат довршености: Кликните на ову алатку да бисте брзо означили напредак задатка користећи грубу калкулацију процента завршеног посла у корацима од 25 процената.
• Означи на праћењу: одабиром задатка и кликом на ову алатку активност се аутоматски бележи до статусног датума како сте је заказали у основној линији.
• Задаци ажурирања: Да бисте приказали оквир за дијалог који садржи информације о праћењу напретка, трајању, датумима почетка и завршетка, пронађите ову алатку у менију који се отвара када кликнете на стрелицу надоле на дугмету Означи на праћењу. На пример, можете назначити да ли се стварни датум почетка задатка разликовао од његовог тренутног датума почетка. Следећа слика приказује дијалог Задаци ажурирања.

Дијалог Ажурирање задатака.

Можете користити још неколико алата, који се налазе негде другде у Пројецту, да бисте пратили и илустровали напредак:

• Ажурирајте пројекат: Означите све задатке у пројекту као завршене до одређеног статусног датума. Ову алатку можете користити и за одлагање незавршеног посла.
• Премести задатак: Поново закажите цео или део изабраног задатка. Можете да користите ову алатку, која се налази у групи Задаци на картици Задатак на траци, да померите задатак унапред или уназад или да промените распоред његових делова до датума статуса.
• Додај линију напретка: Укључите тип алата за цртање. На картици Формат, у групи Формат кликните на Линије мреже. Кликните на стрелицу надоле и изаберите Линије напретка. Појављује се оквир за дијалог тако да можете, на одређене датуме, да подесите линије напретка: Оне показују који задаци су испред или иза распореда преко вертикалне линије која повезује задатке који су у току.

За све постоји приказ Мицрософт Пројецт-а

Можда већ знате да Пројецт има поглед на све што желите да урадите. На пример, можете да користите приказ листа задатака и приказ коришћења задатака да лако ажурирате информације о задатку или ресурсу. Толико је варијација доступно да можете веровати да Мицрософт наплаћује на основу погледа.

Таск Схеет—Приказ табеле праћења.

Употреба задатка—Приказ табеле праћења.

Коришћење задатака—Приказ табеле коришћења.

Када пратим помоћу приказа листа задатака, убацујем колону која показује проценат завршености. Да бисте уметнули колону, једноставно кликните десним тастером миша на главу колоне и кликните на Уметни колону, а затим кликните на % Довршено.

У зависности од метода праћења, потребни су вам различити прикази у различите сврхе. Следећа табела наводи најбољи приказ за сваки метод праћења.

Праћење приказа

Када пронађете одговарајући приказ са исправним приказаним колонама, унос информација о праћењу је једноставан као да унесете број сати, износ у доларима за фиксне трошкове или датум почетка или завршетка у одговарајућу колону за задатак који ажурирате.