Мицрософт заправо пружа више од једног метода коришћења Оутлоок 2013 за сарадњу са другим људима. СхареПоинт Теам Сервицес се повезује са Оутлоок-ом и помаже вам да сарађујете. СхареПоинт је у основи алатка за сарадњу заснована на мрежи која вам помаже да координирате састанке, пројекте и активности, као и да делите документе са другим људима.
Али СхареПоинт такође може да подеси фасцикле у Оутлоок-у тако да можете да видите кључне информације (као што су документи, календари и задаци) са СхареПоинт веб локације, чак и када нисте на мрежи. СхареПоинт пружа неке згодне функције за сарадњу које можете да користите са људима ван ваше организације.
У већини случајева, немате избор да ли ћете користити Мицрософт Екцханге или СхареПоинт Теам Сервицес; неко други (као што је ваш систем администратор) одлучује о томе уместо вас. У ствари, можда ћете морати да користите оба производа; Оутлоок се повезује на Екцханге и СхареПоинт у исто време без проблема.
Велике су шансе да ћете то учинити ако се икада укључите у СхареПоинт Теам Сервицес јер вас неко замоли да се придружите дељеном тиму. Ако вас нико никада не пита, не морате да размишљате о томе и можете прескочити следеће одељке.
Придружите се СхареПоинт тиму
Први кључ за откључавање СхареПоинт-а је е-пошта која од вас тражи да се придружите СхареПоинт тиму. Порука је обична е-пошта која садржи ваше корисничко име, лозинку и везу до СхареПоинт сајта.
Кликните на везу.
Ваш веб претраживач се отвара на сајт који је посвећен активностима тима коме сте замољени да се придружите. Свака СхареПоинт локација изгледа другачије; кликните на линкове на сајту да видите шта нуди.
Пријавите се са именом и лозинком који се налазе у е-маилу.
Повежите Оутлоок са СхареПоинт подацима
Одређени делови СхареПоинт веб локације могу се повезати са Оутлоок-ом тако да се информације са сајта аутоматски појављују у Оутлоок-у. Ако видите икону на СхареПоинт веб локацији са ознаком Повежи се са Оутлоок-ом, можете да кликнете на ту икону да бисте послали информације са те странице директно у Оутлоок.
Приступите СхареПоинт подацима из Оутлоок-а
Мицрософт Оффице је чврсто интегрисан са СхареПоинт-ом. Ако су вам додељене одговарајуће дозволе, Оутлоок може да приступи скоро свим информацијама на СхареПоинт локацији и да синхронизује верзије докумената ускладиштених на СхареПоинт локацији са онима ускладиштеним на вашим системима — и обрнуто.
Информације које СхареПоинт шаље Оутлоок-у појављују се у сопственом скупу СхареПоинт фасцикли. Ако кликнете на дугме Пошта на траци за навигацију, видећете да СхареПоинт укључује фасцикле као део листе. Кликните на било коју СхареПоинт фасциклу да бисте видели шта је унутра.
Ове фасцикле имају дељене документе, као што су Ворд, Екцел и ПоверПоинт датотеке. Када изаберете документ, његов преглед се појављује у окну за читање — ако двапут кликнете на документ, документ се отвара у сопственој апликацији, као што је Ворд.
Ако имате исправне дозволе, можете уредити документ ван мреже, а затим послати ажурирани документ на СхареПоинт локацију са својим изменама. Међутим, обично не можете да додајете нове ставке у СхареПоинт фасцикле директно преко Оутлоок-а. Уместо тога, обично додајете информације у СхареПоинт преко одговарајуће Мицрософт Оффице апликације (као што је Ворд) или када сте пријављени на СхареПоинт локацију помоћу веб прегледача.
Можете да видите дељене СхареПоинт календаре и задатке у Оутлоок-у на потпуно исти начин на који прегледате Оутлоок календаре или информације о задацима. Појављују се на истим листама као и ваши календари и задаци — можете чак и да видите дељене календаре упоредо са сопственим календаром. Ако имате исправне дозволе, можете променити календаре и задатке или креирати нове уносе.
Дакле, када ћете највероватније користити СхареПоинт, а када ћете користити Екцханге? Екцханге је најпогоднији за комуникацију, заказивање и постављање задатака међу људима који деле исти систем е-поште, док је СхареПоинт погоднији за људе који треба да сарађују са заједничким документима и информацијама — посебно за оне који не деле исти систем електронске поште или ресурси компаније.