Како користити Мицрософт Теамс

Мицрософт Теамс је доступан корисницима који имају лиценце са следећим Оффице 365 корпоративним претплатама : Е1, Е3, Е5, Бусинесс Премиум и Бусинесс Ессентиалс. У плановима образовања доступан је у претплатама А1, А1 Плус, А5 и А3. Постоје планови за увођење тимова у државни облак.

Тимовима се може приступити из веб претраживача, десктоп апликације или мобилне апликације. Максималан број корисника који могу да приступе пуној функционалности тимова заснива се на броју лиценцираних корисника у организацији. Приступ гостима је дозвољен, што значи да корисници из других Оффице 365 закупаца могу бити позвани у чвориште тимова организације без потребе за додатним лиценцама.

Помоћу тимова можете да водите индивидуалне или групне аудио и видео позиве. Можете да делите екране током веб конференција, заказујете састанке и снимате састанке. Поред тога, сваки корисник има до 1ТБ простора за складиштење.

Са становишта администратора, Теамс нуди алате за управљање корисницима и апликацијама трећих страна. Постоје извештаји за прикупљање података о употреби и подешавањима која се могу конфигурисати са смерницама специфичним за организацију. Ради мира, Мицрософт нуди 99,9 одсто финансијски подржан уговор о нивоу услуге (СЛА) за тимове.

Обилазак корисничког интерфејса Мицрософт Теамс-а

Картице, бот, @помињања и црвене шишке само су део новог жаргона који ћете морати да додате свом речнику да бисте користили Теамс. То је под претпоставком да сте већ паметан корисник друштвених медија који зна шта су емоји, налепнице и гифи.

Хајде да кренемо у обилазак корисничког интерфејса Теамс-а. Када покренете десктоп апликацију, први екран који видите након што се пријавите приказан је испод.

Кориснички интерфејс Теамс десктопа.

• Трака апликација: Овде можете да се крећете до различитих одељака у тимовима. Са врха ћете видети следеће иконе:
  • Активност је место где ћете пронаћи помињања, одговоре и друга обавештења.
  • Ћаскање је место где ћете видети своја недавна четовања један на један или групна ћаскања и листу контаката.
  • Тимови приказује све тимове чији сте члан.
  • Састанци се синхронизују са вашим Оутлоок календаром и приказују све ваше предстојеће састанке.
  • Фајлови обједињују све датотеке из свих тимова чији сте члан. Такође је место где приступате свом личном складишту ОнеДриве фор Бусинесс.
  • […] укључује везе до апликација које су повезане са тимовима и каналима унутар тимова.
  • Продавница вас води до апликација и услуга које се могу интегрисати у Теамс.
  • Повратне информације вас воде на говорну страницу корисника Мицрософт Теамс-а где можете да оставите повратне информације о услузи.
• Одељак Тимови: Изнад је изабрана икона Тимови на траци апликација, тако да је овде приказана листа тимова чији смо чланови.
• Канал: Посебан одељак унутар тима за организовање разговора и задатака у одређене теме или пројекте.
• Дугме Придружите се или креирајте тим: Кликом на ово дугме водите се кроз процес креирања или придруживања тиму. Ово дугме је видљиво само када је икона Теамс изабрана на траци апликација.
• Дугме за ново ћаскање: Кликом на ово дугме бира се икона за ћаскање на траци апликација и омогућава вам да започнете ново ћаскање са појединцем или групом.
• Командна трака: Ова трака на врху се користи за упите апликација или обављање претраге у тимовима.
• Картице: Пребацивање између различитих страница тимова помоћу ових картица. Разговори и датотеке се аутоматски укључују; картица + знак вам омогућава да додате пречице за садржај у тимовима.
• Разговори на каналу: Овај одељак приказује све разговоре на изабраном каналу. Ћаскања у разговорима на каналу су упорна, па ако сте били одсутни, лако је померати се да бисте били ухваћени када се вратите. Ћаскања могу да садрже визуелне индикаторе као што је @ментион, што указује да се у ћаскању посебно помиње корисник, или црвени прасак који указује на високу важност. Имајте на уму да су ћаскања отворена по дизајну, тако да сви у тиму имају видљивост у разговору како би помогли да се убрза процес доношења одлука када је то потребно.
• Поље за нову поруку : Ово је место где можете да откуцате поруку да бисте започели разговор. Можете да пошаљете брзо ћаскање или проширите оквир за писање да бисте приступили богатим алатима за форматирање.
• Икона за слање: Када будете спремни да делите своје ћаскање, кликните на икону Пошаљи да бисте своје ћаскање објавили тиму.

Добијање помоћи са командне траке Мицрософт Теамс-а

Теамс је интуитиван за коришћење, али ако вам је потребна брза помоћ, командна трака је ваше одредиште на једном месту за помоћ. Можете да претражујете разговоре, кориснике, датотеке и апликације. На пример, ако унесете реч „покрени“ у командну траку, лево окно ће приказати резултате претраге груписане по порукама, особама и датотекама.

Резултати претраге командне траке.

Такође можете покренути команду директно са командне траке уношењем косе црте ( / ). Ова радња ће приказати доступне команде или пречице. Изаберите одговарајућу команду са листе да бисте започели команду.

Сласх командне пречице.

Сарадња у Мицрософт Теамс Хуб-у

Многи мисле да је феномен „дрвета е-поште“ био изолован у окружењу великих предузећа, али често има своју ружну главу иу малим организацијама.

Замислите следећи сценарио: Неко шаље е-поруку тројици људи тражећи њихов допринос о нечему. Два примаоца одмах одговарају. Прималац #3 одговара примаоцу #2, али заборавља да одговори свима. Сада Прималац #2 има информације које други немају. Прималац #1 затим прослеђује е-пошту још једној особи (Прималац #4) која на све одговара својим повратним информацијама, што не узима у обзир оно о чему се већ разговарало пре него што је он био укључен. Ускоро, свачије поштанско сандуче експлодира од одговора на одговоре и одговора на све да пошиљалац коначно фрустрирано диже руке јер је сада разговор измакао контроли и она троши превише времена да све упозна. Поврх тога, она сада мора ручно да консолидује све повратне информације.

Тимови уклањају стабла е-поште. У Теамс-у, пошиљалац може да избегне претходни сценарио тако што ће отпремити датотеку на канал Теамс, @поменути људе од којих су јој потребне повратне информације и започети разговор директно из документа у Теамс-у. На овај начин сви виде свачије коментаре и измене. Нова особа која се придружује разговору може само да скролује нагоре да би се убрзала и сви су срећни.

Започињање разговора о документу у тимовима.

Креирање и управљање Мицрософт Теамс чвориштем

Да бисте сарађивали у тимовима, прво морате да будете или члан Теамс чворишта или креатор једног. Да бисте направили тим:

Кликните на Тимови на траци апликација.

Кликните на везу Придружите се или креирајте тим која се појављује на дну траке апликација.

Кликните на картицу Креирај тим.

Унесите назив и опис тима.

Одаберите подешавања приватности за свој тим (приватно или јавно).

Приватни тима значи само власници тима могу додати чланове, док је јавни тима значи свако у вашој организацији може да уђе у тим.

Кликните на Нект.

Додајте чланове свом тиму додавањем имена, адресе е-поште, листе дистрибуције или безбедносне групе са омогућеном поштом у поље за додавање.

Тим може имати највише 2.500 чланова из ваше организације или екстерних корисника путем безбедног приступа за госте.

Опционо, можете одабрати улогу члана тима (власник или члан) кликом на падајућу стрелицу поред члана.
Ако заборавите да то урадите, можете касније да ажурирате тип чланства.

Кликните на Затвори.

Функцијама управљања тимом се приступа кликом на три тачке поред имена вашег тима на траци апликација. Доступне су следеће опције управљања:

• Управљање тимом покреће картицу Чланови где можете да додајете или уклањате чланове, мењате улогу члана или тражите члана.
• Додавање канала покреће оквир за дијалог у који можете да унесете назив канала и опис канала.
• Додавање чланова покреће оквир за дијалог у који можете да унесете имена људи, листе дистрибуције или безбедносне групе са омогућеном поштом које ћете додати свом тиму.
• Напусти тим покреће прозор за валидацију који тражи од вас да потврдите своју намеру да напустите Тим.
• Уреди тим покреће оквир за дијалог у којем можете да промените назив тима, опис тима и подешавања приватности.
• Преузми везу до тима покреће оквир за дијалог у који можете да копирате УРЛ адресу да бисте је тим поделили са другима.
• Брисање тима покреће прозор за валидацију који тражи од вас да потврдите своју намеру да избришете Тим.

Руководећи чланови тима.

Ћаскање у Мицрософт тимовима

Када се нови члан дода у Тим, тај члан аутоматски добија приступ свим претходним разговорима, датотекама и другим врстама информација које се деле у чворишту тима. Ово је посебно корисно за укључивање новог члана тима у пројекат. Нема потребе да размишљате о томе које фајлове да проследите да би се нови члан унапредио, јер он или она могу сами да се служе садржајем који је доступан у чворишту или једноставно затражи помоћ од других путем ћаскања.

Да бисте започели ћаскање, кликните на поље за писање и почните да куцате своју поруку док сте у одељцима Активности, Ћаскање или Тимови. Када завршите, кликните на икону Пошаљи да бисте објавили своју поруку. У зависности од културе вашег тима, можете да зачините своја ћаскања емоџијима, Гипхис или налепницама. Пронаћи ћете разне опције када кликнете на ове иконе испод оквира за писање порука.

Понекад разговори у тиму могу постати бучни када много чланова разговара о различитим темама. Да бисте помогли у томе, искористите предности функције порука са нитима у тимовима тако што ћете директно одговорити на одређену поруку тако да одговор буде у контексту оригиналне поруке.

Дељење датотека у Мицрософт тимовима

Када креирате Теамс чвориште, СхареПоинт локација се аутоматски креира у позадини, која заузврат креира библиотеку докумената за сваки канал. Датотеке отпремљене на канал Теамс приказују картицу Датотеке и чувају се у СхареПоинт библиотеци докумената. У ствари, можете да кликнете на три тачке поред назива датотеке, а затим одаберете да отворите датотеку са њене локације у СхареПоинт-у .

Отварање датотеке у СхареПоинт-у из Теамс-а.

Да бисте делили датотеку у тимовима:

Изаберите Тимови на траци апликација.

Саставите поруку у пољу Напиши са канала.

Кликните на икону Приложи (изгледа као спајалица) испод оквира Напиши и изаберите извор за прилог који желите да делите.

Изаберите датотеку из извора и отпремите је.

Датотека коју сте отпремили ће сада бити уграђена у поруку.

Кликните на икону Пошаљи (изгледа као авион) да бисте објавили своју поруку.
Датотека коју делите ће се такође појавити на картици Датотеке.

Алтернативно, можете отићи директно на картицу Датотеке и кликнути на дугме Отпреми да бисте отпремили датотеку. Када се датотека отпреми, кликните на име датотеке да бисте је отворили. Када се отвори, можете започети разговор са другима у вези са документом.

Састанци и конференције на начин Мицрософт Теамс-а

Ћаскање и разговори у тимовима су забавни начини комуникације са другима. Понекад је, међутим, ефикасније ступити у брзи разговор са члановима тима да би се решио проблем у односу на кретање напред-назад у ћаскању. На срећу, Теамс пружа комплетно решење за састанке са подршком за аудио и видео конференције. Пошто су могућности позивања уграђене у Теамс, не морате да се одјавите из Теамс-а и покренете засебну апликацију да бисте започели ад-хоц састанак.

За формалније састанке, можете заказати састанак слично начину на који постављате састанке у Оутлоок-у. Састанци које направите у тимовима ће се појавити у вашем Оутлоок календару .

Постављање импровизованог састанка Мицрософт тимова

Рецимо да на пример разговарате са три члана свог тима о неком проблему. Након дугог чекања и чекања између њих, одлучили сте да је много брже да једноставно назовете и разговарате о проблему. Да бисте започели импровизовани састанак:

Одговорите на нит конверзације и кликните на икону Видео која се појављује на дну оквира Нова порука.

У прозору за видео који се појави, унесите тему за позив.

Укључите или искључите видео камеру да бисте изабрали између дељења видео записа или само звука.

Кликните на Упознај сада да започнете конференцију.

Отвориће се прозор конференције са окном на десној страни где можете позвати друге да се придруже састанку.

Започињање импровизованог састанка.

Када завршите са састанком, кликните на црвену икону телефона да бисте прекинули позив и напустили састанак.

After the meeting, notes and conversations are posted to the channel so others who couldn’t make it to the meeting can quickly catch up on what they’ve missed.

Scheduling a Microsoft Teams meeting

You can set up a formal meeting ahead of time and give the invited participants enough notice about a meeting. Like Outlook, formal meeting requests in Teams include a Meeting Title (the equivalent of Subject in Outlook), Location, Start and End Date or Time, Details, and a list of participants. In Teams, you can select a channel to meet in. When a channel is selected, artifacts from the meeting are posted in the channel.

To schedule a Teams meeting:

Click Meetings from the Apps bar.

Click the Schedule a Meeting button that appears at the bottom of the left pane.

Scheduling a Teams meeting.

У прозору Нови састанак унесите наслов, локацију, датум/време почетка и завршетка, детаље, канал и имена људи које желите да позовете на састанак.

Опционо, можете додати канал за састанак.

Ако желите да проверите доступност људи, кликните на Помоћник за распоред изнад одељка Детаљи да бисте приказали доступност учесника на основу њихових Оутлоок календара.

Кликните на дугме Закажи састанак.
Састанак је сада заказан и појавиће се у одељку Састанци у тимовима, као и у вашем Оутлоок календару.