Како дизајнирати радну свеску за Екцел 2016

Не долазе сви Екцел 2016 радни листови из шаблона. Много пута морате да креирате прилично јединствене табеле које немају намеру да функционишу као стандардни модели из којих се генеришу одређене врсте радних свеска. У ствари, већина табела које креирате у Екцел-у може бити ове врсте, посебно ако се ваше пословање не ослања на коришћење високо стандардизованих финансијских извештаја и образаца.

Планирање ваше радне свеске

Када креирате нову радну свеску од нуле, морате почети разматрањем распореда и дизајна података. Када радите ово ментално планирање, можда ћете желети да себи поставите нека од следећих питања:

• Да ли изглед табеле захтева употребу табела са подацима (са насловима колона и редова) или листа (само са насловима колона)?

• Да ли ове табеле и листе са подацима треба да буду постављене на једном радном листу или се могу поставити у исту релативну позицију на више радних листова радне свеске (попут страница књиге)?

• Да ли табеле података у табели користе исту врсту формула?

• Да ли неке од колона на листама података у табели добијају свој унос из израчунавања формуле или добијају свој унос из других листа (које се називају табеле претраживања ) у радној свесци?

• Да ли ће неки од података у табели бити графички приказани и да ли ће се ови графикони појавити на истом радном листу (који се називају уграђени графикони ), или ће се појавити на посебним радним листовима у радној свесци (који се називају листови графикона )?

• Да ли неки од података у табели потичу из радних листова у засебним датотекама радне свеске?

• Колико често ће се подаци у табели ажурирати или додавати?

• Колико података ће табела на крају садржати?

• Да ли ће се подаци у табели првенствено делити у штампаном или онлајн облику?

Сва ова питања су покушај да вас наведу да размотрите основну сврху и функцију нове табеле пре него што почнете да је правите, тако да можете да смислите дизајн који је и економичан и потпуно функционалан.

Економија

Економичност је важно питање јер када отворите радну свеску, сви њени подаци се учитавају у динамичку меморију вашег рачунара (познату једноставно као меморија ). Ово можда неће представљати проблеме ако је уређај на којем користите Екцел 2016 један од најновијих генерација рачунара са више меморије него што можете замислити да користите у једном тренутку, али може представљати приличан проблем ако користите Екцел на малом Виндовс таблету са минимумом меморије или паметном телефону са ограниченом меморијом или поделите датотеку радне свеске са неким чији рачунар није тако добро опремљен. Такође, у зависности од тога колико података угурате у радну свеску, можда ћете чак видети да Екцел пузи и пузи што више радите са њим.

Да бисте се заштитили од овог проблема, уверите се да не попуњавате табеле и листе података у радној свесци додатним празним ћелијама „размакница“. Држите табеле што ближе једна другој на истом радном листу (са не више од једне празне колоне или реда као сепаратора, који можете подесити тако да буде широка или висока колико желите) или — ако дизајн дозвољава — задржите их у истом региону узастопних радних листова.

Функционалност

Уз економичност, морате обратити пажњу и на функционалност табеле. То значи да морате да омогућите будући раст када бирате положај његових табела, листа и графикона са подацима. Ово је посебно важно у случају листа података јер имају тенденцију да расту све дуже како наставите да додајете податке, захтевајући све више и више редова истих неколико колона на радном листу. То значи да бисте обично све редове колона који се користе у листи података требало да сматрате „неограниченим ограничењима“. У ствари, увек поставите графиконе и друге пратеће табеле десно од листе, а не негде испод последњег коришћеног реда. На овај начин можете наставити да додајете податке на своју листу без потребе да се зауставите и прво померите неки неповезани елемент са пута.

Ова просторна брига није иста када постављате табелу са подацима која ће збројити вредности и низ редове и преко колоне табеле — на пример, табела продаје која сумира вашу месечну продају по артиклима са формулама које израчунавају месечне укупне вредности у последњем реду табеле и формуле које израчунавају укупне вредности ставки у последњој колони. У овој табели не бринете о томе да ћете морати да померате друге елементе, као што су уграђени графикони или друге потпорне или неповезане табеле података, јер користите Екцел-ову способност проширења редова и колона табеле изнутра.

Како се табела шири или скупља, околни елементи се померају у односу на проширење и контракцију табеле и са њима. Овакву врсту уређивања табеле обављате јер уметање нових редова и колона табеле испред формула осигурава да се оне могу укључити у збирне прорачуне. На овај начин, ред и колона формула у табели података делују као граница која лебди са проширењем или сажимањем својих података, али која држи све остале елементе подаље.

Завршавање дизајна ваше радне свеске

Након што сте мање-више испланирали где све иде у вашој новој табели, спремни сте да почнете да успостављате нове табеле и листе. Ево неколико општих упутстава о томе како да поставите нову табелу података која укључује једноставне збирне прорачуне:

• Унесите наслов табеле са подацима у прву ћелију, која формира леву и горњу ивицу табеле.

• Унесите ред наслова колона у ред испод ове ћелије, почевши од исте колоне као и ћелија са насловом табеле.

• Унесите наслове редова низ прву колону табеле, почевши од првог реда који ће садржати податке. (Овим се оставља празна ћелија у којој колона са насловима редова сече ред наслова колона.)

• Конструишите прву формулу која сабира колоне (још празних) уноса ћелија у последњем реду табеле, а затим копирајте ту формулу у све остале колоне табеле.

• Конструишите прву формулу која сабира редове (још празних) уноса ћелија у последњој колони табеле, а затим копирајте ту формулу низ остале редове табеле.

• Форматирајте ћелије тако да садрже вредности табеле, а затим их унесите у њихове ћелије или унесите вредности које ће се израчунати, а затим форматирајте њихове ћелије. (Ово је заиста ваш избор.)

Када постављате нову листу података у новом радном листу, унесите назив листе у прву ћелију табеле, а затим унесите ред наслова колона у доњем реду. Затим унесите први ред података испод одговарајућих наслова колона.

Отварање нових празних радних свеска

Иако можете да отворите нову радну свеску са екрана Екцел у приказу Бацкстаге када први пут покренете програм који можете да користите за прављење нове табеле од нуле, наићи ћете на прилике када морате да отворите сопствену празну радну свеску из радног листа сама област. На пример, ако покренете Екцел тако што ћете отворити постојећу радну свеску којој је потребно уређивање, а затим пређете на прављење нове табеле, мораћете да отворите празну радну свеску (што можете да урадите пре или након затварања радне свеске са којом сте покренули Екцел ).

Најлакши начин да отворите празну радну свеску је да притиснете Цтрл+Н. Екцел реагује тако што отвара нову радну свеску, којој се даје генерички назив књиге са следећим неискоришћеним бројем (књига2, ако сте отворили Екцел са празном књигом1). Такође можете да урадите исту ствар у приказу Бацкстаге тако што ћете изабрати Датотека→Ново, а затим кликнути на сличицу празне радне свеске.

Чим отворите празну радну свеску, Екцел активира њен прозор документа. Да бисте се затим вратили на другу радну свеску коју имате отворену (што бисте урадили ако желите да копирате и налепите неке од њених података у један од празних радних листова), кликните на њено дугме на Виндовс траци задатака или притисните Алт+Таб док не дође до иконе датотеке је изабран у дијалогу који се појављује на средини екрана.

Ако икада грешком отворите празну радну свеску, можете је одмах затворити притиском на Цтрл+В, одабиром Датотека→Затвори или притиском на Алт+ФЦ. Екцел затим затвара прозор документа и аутоматски вас враћа у прозор радне свеске који је првобитно био отворен у време када сте грешком отворили празну радну свеску.