Како да решите 10 проблема са заједничким приступом 2019

Ево десет најчешћих Мицрософт Аццесс проблема и њихових решења. Не губите наду ако ваш проблем није на овој листи. Шансе су да ако имате проблем, неко га је већ имао и пронашао решење. Зато је Интернет вредан ресурс.

То једноставно није нормално — нормализација празних Аццесс табела

Једна од најтежих ствари (а ипак најважнија када се прави база података) је правилна изградња структуре табеле. Овај процес је познат као нормализација. Правилно нормализована база података никада не би требало да има само једну табелу која садржи сувишне информације. Размотрите следећу табелу:

Купац	Адреса	Град	Држава	Зип	Телефон
Јонес	Главна улица 125	Јонестовн	Њ	08000	609-555-1244
Јонес	Главна улица 125	Јонестовн	Њ	08000	609-555-7890
Смитх	1542 Јонес Хви	Ларамие	ВИ	82051	307-555-5412
Вилсон	78 Смитх Цирцле	Јонес	ЦА	90000	451-555-8645

Видите ли сувишне информације? Си у праву. То је име и адреса купца. Шта узрокује вишак? Опет право! То су два телефонска броја за муштерију Џонса. Исправан начин да се ова табела нормализује био би да је поделите у две табеле — једну за име корисника и информације о адреси и другу за бројеве телефона. Ово би елиминисало потребу да се понови други Џонсов запис у табели купаца.

Ако имате проблема са нормализацијом празних табела, попуните сваку табелу са пет до десет записа. Преглед табела са подацима обично олакшава уочавање проблема са нормализацијом.

Ево како да почнете да нормализујете своје табеле:

Прегледајте сваку табелу онако како је тренутно структурирана.
Да ли непотребно понављате неку информацију (као што сте раније видели са адресом и именом купца)?

Ако имате дупле информације, одредите зашто их понављате (на пример, више бројева телефона за једног клијента).

Разбијте једну табелу на две табеле да бисте елиминисали вишак.

Поновите кораке од 1 до 3 за сваку табелу док се не елиминише сав вишак.

Можда ћете открити да подела једне табеле на две још увек не елиминише сву сувишност у табели. У том случају, наставите да делите табеле док не нестане сав вишак.

Укуцате 73.725, али Аццесс га мења у 74

Аутоматско заокруживање може осујетити живу дневну светлост, али је лако исправити. Подразумевано, Аццесс поставља сва поља за бројеве тако да прихватају дуге целе бројеве. Као што се можда сећате из математичких дана у средњој школи, цео број је негативан или позитиван цео број. Да бисте прилагодили децимале, промените поставку величине поља тако да прихвата децимале. Ево како:

Отворите табелу у приказу дизајна, а затим кликните на поље које не сарађује.

На картици Опште у области Својства на дну екрана кликните на поље Величина поља.

Кликните на стрелицу надоле на крају оквира, а затим изаберите једноструко, двоструко или децимално из падајућег менија који се појави.

Сачувајте табелу и ваш проблем аутоматског заокруживања је завршен.

За детаље о разлици између појединачних, двоструких и децималних величина поља, притисните тастер Ф1 док сте у пољу својства Величина поља. Екран за помоћ даје детаљан опис сваке величине поља, бројева које ће садржати и количине простора резервисаног за ту величину. Приступу је потребна интернетска веза да би користио свој систем помоћи.

Речи које мењају — проблеми са приступом самоисправком

Понекад те „корисне“ функције у Аццесс-у могу постати сметња. Једна таква функција се зове АутоЦоррецт. Можда вам је то познато из програма Мицрософт Ворд, где је често одлична ствар. Базе података, међутим, често садрже акрониме, бројеве делова и слично. АутоЦоррецт може имати теренски дан са таквим „речима“. Можда то нисте ни схватили док уносите своје податке.

Имате два избора да решите овај проблем.

• Поништите ефекте АутоЦоррецт-а када се појаве. Притисните Цтрл+З одмах након што је АутоЦоррецт покварио унос података. Аццесс враћа податке на начин на који сте их унели. Нажалост, да би ово функционисало, морате да приметите да је Аццесс променио оно што сте унели.
• У потпуности искључите АутоЦоррецт. Да бисте искључили аутоматско исправљање, следите ове кораке:

1. Кликните на картицу Датотека у горњем левом углу екрана Аццесс.

2. Кликните на дугме Опције у менију на левој страни екрана.

Појављује се оквир за дијалог Аццесс Оптионс.

3. Кликните на Проофинг са листе са леве стране.

Појављују се ваши избори за проверу.

4. Кликните на дугме АутоЦоррецт Оптионс.

Појављује се оквир за дијалог АутоЦоррецт.

5. Опозовите избор неких или свих поља за потврду у оквиру за дијалог АутоЦоррецт.

Можете да онемогућите неке или све функције АутоЦоррецт-а, у зависности од тога шта АутоЦоррецт тренутно ради да вас нервира. Поништите избор опције Замени текст док куцате ако више не желите да приступ „поправља“ ваше „правописне грешке“ уместо вас.

6. Кликните на ОК два пута да бисте сачували промене.

Сада можете да откуцате текст проблема исправно, без мешања АутоЦоррецт-а, и да остане онако како сте га откуцали.

Да ли је било и сада је нестало—случајно брисање података у Аццесс-у

Можда сте током година често чули ово: „База података је избрисала мој запис!“ Па, имам вести за вас: База података не ради ништа без да ми људи њоме управљамо. И људи могу направити неколико грешака:

• Случајно брисање: Постоји неколико начина да случајно избришете запис. Обично се притисне тастерска пречица за Делете, као што је Цтрл+– (брисање записа) или Цтрл+Кс (исецање).

Команда Поништи (Цтрл+З) неће поништити брисање записа.

• Грешка у подацима: Запис може изгледати избрисан ако неко нехотице промени посебно важан део информације. На пример, претпоставимо да дотични запис садржи датум наруџбине од 15.12.19., а неко нехотице промени датум у 15.12.2009. Датум поруџбине није оно што се очекивало, тако да може изгледати да је запис избрисан.
• Ако због грешке у подацима запис изгледа избрисан, постоји неколико могућих поправки, као што је наведено у следећим одељцима.

Поништи

Не паничите. Пре него што урадите било шта друго, притисните Цтрл+З. То је команда Поништи. Ако се рекорд врати, имате среће. Поништи поништава грешке при уносу података које могу довести до тога да запис изгледа избрисан. Међутим, ово ће функционисати само ако поништите одмах након што дође до грешке при уносу података.

Потражите запис који недостаје

Ако покушате команду Поништи и запис се не врати, и даље постоји шанса да га грешка при уносу података сакрива тако што га ставите тамо где не очекујете да буде. Отворите табелу која је садржала запис и потражите је на неки други начин него иначе. Потражите било шта необично на сличним записима. Ево неколико примера:

• Ако обично тражите поруџбине по датуму, тражите по клијенту. Погледајте да ли за тог клијента постоји налог сличан оном који недостаје и да ли има необичан датум (рецимо, исти месец и дан као и налог који недостаје, али са погрешном годином).
• Покушајте да погледате све поруџбине на дотични датум да видите да ли је клијент у свакој поруџбини тачан. Могуће је да је клијент нехотице промењен на налогу који недостаје.

Опоравак из резервне копије

Ако нигде не можете да пронађете запис, копирајте запис из резервне копије датотеке базе података.

Ово решење функционише само ако сте направили резервну копију базе података откако је запис првобитно додат. Ако направите резервну копију ноћу и запис је унет истог дана када је нестао, тај запис неће бити у вашој резервној копији.

Покрећете Аццесс упит, али резултати су неочекивани

Писање упита је облик уметности. Чак и стручњаци с времена на време забрљају. Ево неких уобичајених решења за неочекиване резултате упита:

• Проверите критеријуме за тачност. Све што је потребно да се ваш упит претвори у грешку је само један погрешно постављени притисак на тастер. Проверите своје критеријуме за правописне или синтаксичке грешке — а затим поново покрените упит.
• Испробајте својство Јединствене вредности. Да ли сте икада видели две копије сваког записа у резултатима упита када сте очекивали само један? Брзо решење често долази коришћењем својства Јединствене вредности. Ово својство говори Аццессу да већ престане са удвостручавањем — и, ако резултати упита садрже групу тачних дупликата, да врати само један ред из групе. Ево како да користите ово својство:

1. Отворите упит за проблем у приказу дизајна.

Појављује се картица Дизајн на траци.

2. Кликните на дугме Проперти Схеет из групе Схов/Хиде Риббон ​​на картици.

Прозор Проперти Схеет отвара се десно од мреже упита.

3. Кликните на сиву област између листа поља у горњој половини мреже упита.

Лист са својствима би сада требао приказати својства упита. (Погледајте десно испод насловне траке листа својстава да бисте то потврдили.)

4. Кликните на ред Јединствене вредности на листу са својствима.

Стрелица падајуће листе појављује се на крају реда Јединствене вредности.

5. Изаберите Да са падајуће листе и покрените упит.

Удвостручење би требало да нестане.

• Исправите логику избора. Жонглирање гомиле И и ИЛИ веза у упиту може брзо да забрља чак и најотпорније дизајнере база података.
• Поправи односе табеле. Ако ваши резултати упита показују начин превише евиденције, а упит користи два или више столова, неуспешне везе (зову се придружује) су вероватно узрок.
• Проверите типове односа табеле. Ако ваш упит укључује две или више табела и добијете мање записа него што сте очекивали, вероватан узрок су нетачни односи табела. На пример, ако имате базу података за унос поруџбина и покренете упит који наводи све купце и њихове поруџбине, подразумевано ћете видети само оне купце који су наручили. Да бисте видели све купце, без обзира да ли су наручили или не, урадите следеће:

1. У приказу дизајна, кликните десним тастером миша на спој (линија која повезује две табеле) и изаберите Својства споја из менија који се појави.

2. Прегледајте понуђене врсте спајања и изаберите онај који каже нешто попут „Укључи СВЕ записе из 'Купаца' и само оне записе из 'Поруџбине' где су спојена поља једнака".

Стварни текст који видите разликује се у зависности од назива ваших табела. Да бисте поставили упит љубитељима, ово се зове спољашње спајање. Веома кул.

3. Кликните на ОК и покрените упит.

Сада би требало да имате све записе из табеле Купци без обзира да ли постоје одговарајући записи у табели Поруџбине.

Ако ваш упит укључује неколико критеријума, нека израчуната поља и бројне односе, покушајте да разбијете задатак на неколико мањих корака уместо да покушавате да решите проблем одједном. Приступ корак по корак вам омогућава да се фокусирате на сваки комад, један по један, пазећи да сваки ради савршено пре него што пређете на следећи.

Ако ваш упит и даље не функционише без обзира шта радите, замолите неког другог да погледа. Често сам сатима радио на тешком проблему упита, показао га неком другом и чуо оне магичне речи: „То је једноставно. Само уради ово.” И проблем је решен. Нови поглед на проблем често решава ствари брзо.

Страшни дијалог параметара у програму Аццесс

У неком тренутку, када отварате упит, образац или извештај, видећете дијалог Параметар када не желите да видите дијалог Параметар. Да ли дижете руке у ваздух и проклињете универзум? Наравно да не! Кад год неочекивано видите оквир за дијалог Параметар (можете га намерно поставити), то значи да Аццесс не може да пронађе поље на које упућује било образац или извештај или упит иза обрасца или извештаја. Реците да је проблем у извештају. Да бисте решили проблем, почните са упитом иза извештаја. Отворите тај упит у приказу листа са подацима и погледајте да ли сте добили параметар. Ако јесте, које поље тражи? То поље је оно које Аццесс не може да пронађе. Дакле, пребаците упит на приказ дизајна и пронађите колону са пољем које Аццесс не може да пронађе. Проблемско поље је обично Израчунато поље које упућује на друга поља. Да ли је име сваког поља и табеле исправно написано? Ако није, исправите правописне грешке. Да ли свако поље у табели треба да буде? На пример, ако ваша референца гласи Ордерс.ЛастНаме и поље Презиме се налази у табели Цустомерс, исправите грешку тако што ћете укуцатиКупци.Презиме .

Ако се упит покреће без параметра, онда је проблем у извештају. Дакле, отворите извештај у приказу дизајна и проверите сваку контролу у извештају која је везана за поље. Ако Аццесс не може да пронађе једно од поља које контрола треба да прикаже, ставиће зелени троугао у горњи леви угао контроле. Проверите сваки зелени троугао. Ако пронађете зелени троугао, проверите правопис поља на које упућује контрола. На пример, ако контрола треба да приказује Презиме (без размака) и референца у контроли каже Презиме (размак), онда уклоните размак тако да контрола у извештају одговара имену поља из упита. Такође проверите основни упит извештаја да бисте потврдили да је поље проблема изабрано у упиту.

Најспорија Аццесс база података у граду

Аццесс база података може завршити на дељеном диску предузећа тако да је доступна свима којима је потребна. Проблем са постављањем целе Аццесс базе података на дељени диск је тај што она често ради споро на радној станици сваког корисника (то је фенси реч за појединачни рачунар). Такође ћете вероватно наићи на грешке ако више људи покуша да користи базу података у исто време. Притужбе почињу да стижу, а ви не знате шта да радите.

Решење овог проблема лежи у подели Аццесс датотеке базе података у две одвојене датотеке:

• Предњи крај: Садржи све објекте базе података осим табела

Предњи крај се налази на радној станици корисника.

• Позадина: Садржи само табеле

Задњи део се налази на дељеном серверу.

Предњи крај је повезан са столовима на задњем крају.

Све што заиста делите су подаци — тако да су подаци све што би требало да иде на дељени диск. Постављањем ствари на овај начин, једина информација која мора да путује кроз мрежу су подаци које корисник тражи. Такво подешавање драматично убрзава перформансе базе података и омогућава више корисника да уносе и уређују податке истовремено.

Подела скупа података није тако тешко као што мислите. Аццесс то чини брзим помоћу чаробњака за раздвајање базе података. Пратите ове кораке да бисте поделили базу података:

Направите резервну копију базе података коју желите да поделите.
Ако нешто крене наопако (мало вероватно, али хеј, никада не можете бити превише сигурни када су подаци у питању!), можете покушати поново са резервном копијом.

Ако је потребно, преместите базу података коју желите да поделите у фасциклу на вашем дељеном диску.
Овај корак омогућава разделнику базе података да правилно подеси везе табеле за вас.

Отворите датотеку базе података коју желите да поделите из дељеног фолдера.
Уверите се да имате резервну копију ове базе података пре него што кренете даље. Такође проверите да ли су сви објекти базе података затворени.

Кликните на картицу Алати базе података на траци.
Група Мове Дата се појављује на траци. Садржи дугме под називом Аццесс Датабасе.

Кликните на дугме Приступ бази података.
Појављује се оквир за дијалог Датабасе Сплиттер Визард.

Кликните на дугме Подели базу података и пустите чаробњака да уради своје.
Од вас ће бити затражено име датотеке позадинске базе података. Унесите име, седите и гледајте како се забава одвија пред вашим очима.

Копирајте фронт-енд датотеку (оригиналну датотеку коју сте поделили) на радну станицу сваког корисника.
Нека корисници отворе датотеку са својих радних станица — и виде како се чуде побољшаној брзини базе података! ти си херој. Иеа!

Немате дељени диск или желите да га се решите? И даље можете имати више корисника у својој бази података истовремено постављањем података у облак.

Ваша датотека базе података Аццесс је велика као кућа

Како време пролази, открићете да ваша датотека базе података постаје све већа и већа. Ово је резултат брисања објеката и записа током времена. Ако, на пример, креирате упит, а затим га касније избришете јер више није потребан, Аццесс неће аутоматски уклонити простор који тај упит заузима из датотеке базе података. Исто важи и за записе. Док бришете записе из табеле, остаје простор који су ти записи заузимали у датотеци базе података. На крају, датотека може постати четири или пет пута већа од потребне за држање података и објеката у њој.

Зашто би вас било брига ако се величина датотеке повећава? Ево два разлога:

• Мања датотека базе података ради брже. Перформансе су кључна компонента за срећне кориснике базе података. Желите да се обрасци брзо учитавају, а упити и извештаји раде што је брже могуће.
• Редовно сабијена база података је стабилнија. Ако се база података често користи, редовно сабијање помаже у спречавању оштећења датотека и табеле.

Команда Цомпацт анд Репаир уклања вишак. Добра је пракса да редовно сажимате своју базу података (обично је у реду једном недељно). Увек га компактирајте након било каквих промена дизајна. Ево како:

Отворите надувану базу података и кликните на картицу Алати базе података на траци.
Група Алати се појављује на самом левом делу траке.

Кликните на дугме Цомпацт анд Репаир Датабасе у групи Алати.
Статусна трака (доњи десни део екрана) приказује траку напретка која вас обавештава о томе како напредује компактни процес. Када трака напретка нестане, сабијање је завршено — и остаћете са много тример (брже и стабилније) датотеке базе података. Ако сте поделили своју базу података, не заборавите да сажимате и предњу и позадину датотеке.

Желите да се датотека базе података сажима сваки пут када је затворите? Пратите ове кораке:

Кликните на картицу Датотека на траци.

Кликните на дугме Приступне опције на траци менија на левој страни екрана.
Појављује се оквир за дијалог Аццесс Оптионс.

Кликните на Тренутна база података са листе са леве стране.
Појављују се опције за тренутну базу података.

Означите поље за потврду Цомпацт он Цлосе.

Кликните на ОК да бисте сачували промене.

Кликните на ОК из резултирајућег оквира за поруку.

Затворите базу података и забележите доњу десну статусну траку.
База података се сабија пре него што се затвори!

Цомпацт он цлосе се најбоље користи само на фронт-енд фајлу. Сажимање позадинског дела при затварању може довести до оштећења позадинске датотеке ако је други корисник у њој када затворите из ње. Немојте укључивати Цомпацт на Цлосе на позадинској датотеци.

Добићете неред када увезете своју табелу у Аццесс

Уобичајена је пракса да се колекција табела надогради на Аццесс базу података након што решење за табеле више не одговара вашим потребама. Такође је уобичајено пронаћи увезене податке табеле (сада табеле) у нереду. Најлакши начин да решите овај проблем је чишћење табеле пре него што је увезете. Ево неколико савета за уредан увоз:

• Још једном проверите информације које долазе из било ког програма за прорачунске табеле да бисте били сигурни да су доследни и потпуни.
  Изнад свега, уверите се да су сви уноси у свакој колони (пољу) истог типа података (сви бројеви, сав текст или било шта друго).
• Уклоните све наслове и празне редове са врха табеле.
  Идеална табела за увоз ће имати називе поља (наслове колона) у реду 1 и податке који почињу у реду 2.
• Уверите се да су наслови колона у табели кратки и јединствени како би Аццесс могао лако да их преведе у називе поља током увоза.

Жао нам је; ваша Аццесс датотека базе података је оштећена

Почео је као дан као и сваки други. Међутим, овог дана добијате грешку када отворите предњи крај ваше подељене Аццесс базе података. Чини се да не можете да отворите ниједан образац или извештај. Смешно је како вам неколико малих порука може покварити дан. Почињете да се питате да ли сте синоћ направили резервну копију датотеке са подацима и када је датотека заправо оштећена. Онда почнете да се питате како ћете се извући из овог нереда.

Не плаши се. Постоји једноставно решење за оштећену базу података. Ево корака:

Дођите до фасцикле која садржи позадинску датотеку.

Двапут кликните на датотеку да бисте је отворили.
Приступ ће се покренути и покушати да поправи датотеку. Требало би да видите траку тока поправке у десном делу статусне траке. Ако је све у реду, датотека се отвара.

Затворите позадинску датотеку са подацима.

Поново отворите фронт-енд датотеку и све би требало да ради нормално.

Ако се оштећена датотека и даље не отвори, након што следите претходна упутства, имате озбиљан проблем за који би требало мало труда да се очисти. Следећи корак је прибегавање резервној копији базе података. Проверите који подаци недостају између резервне копије и вашег сећања на оштећену датотеку. Да, мораћете поново да унесете све податке који недостају. Извињавам се!

Ако немате резервну копију, свака нада није изгубљена. Можете купити софтвер дизајниран посебно за поправку оштећених датотека Аццесс базе података. Покушајте да претражите веб да бисте поправили оштећене датотеке базе података Мицрософт Аццесс. Уверите се да софтвер ради са Мицрософт Аццесс 2019 и да је из легитимне компаније.