Израда полазних основа од података о продаји

Потребан вам је начин сумирања појединачних података о продаји у основу за предвиђање. Већина компанија које се баве продајом производа и услуга евидентирају своју продају на дневној бази, било да бележе приходе или број продатих јединица.

Обично можете сазнати из њиховог корпоративног рачуноводственог система колико су долара донели 4. маја и 12. октобра, или колико су виџета продали 8. фебруара и 25. августа.

Рачуноводствени систем обично избија појединачне продаје. Дакле, ако је компанија остварила десет продаја 3. јуна, видећете другачији рекорд за сваку од десет продаја. Гледање тих распродаја једну по једну је сјајно ако сте рачуновођа, или ако имате неки други разлог да вам требају информације о појединачним продајама, или ако имате проблема са спавањем. Али ако предвиђате, појединачни записи су сметња.

Узмите у обзир следеће идеје док одлучујете о најбољем начину да сумирате податке о продаји:

• Не требају вам појединачне евиденције о продаји. Ако је ваша компанија остварила три продаје 5. јануара — једну за 2.500 долара, другу за 8.650, а другу за 4.765 долара — важна чињеница коју желите да знате је да сте 5. јануара донели 15.915 долара.
• Не предвиђате продају на дневној бази. Ако је ваша компанија као већина, потребна вам је шира слика. Да бисте планирали нивое залиха, одлучили колико продаваца је потребно вашој компанији и схватили шта можете да очекујете у приходу и колика ће бити пореска обавеза ваше компаније, потребан вам је дужи временски период као што је месец или квартал за ваше предвиђање.
• Морате да ускладите дужину вашег временског периода са разлозима за предвиђање. Типични временски периоди су месец, квартал или година, у зависности од тога зашто предвиђате. За куповину материјала, можда ћете желети да предвидите своју продају за следећи месец. За процену зараде, можда ћете желети да предвидите своју продају за следећи квартал. За одлуке о запошљавању, можда ћете желети да предвидите своју продају за следећу годину.

Поента је да ако желите да прогнозирате продају за следећи месец, морате да организујете своју основну вредност у месецима: колико сте продали у јануару, у фебруару, у марту, итд. Ако желите да прогнозирате продају за следећи квартал, онда је потребно да организујете своју основну линију: колико сте продали у К1, у К2, у К3, итд.

Потребна вам је много дужа основа од само три периода да бисте направили прогнозу која вас неће осрамотити.

Екцел-ове заокретне табеле су идеалне да вам помогну да збројите податке о продаји да бисте успоставили основну линију за предвиђање. Своје необрађене податке о продаји уносите у Екцел, где можете да направите заокретне табеле на два основна начина:

• Из Екцел табеле: Претпоставимо да ваше рачуноводство или ИТ одељење могу да вам шаљу податке о продаји у меком формату, попут .цсв датотеке (вредности раздвојене зарезима). Можете да налепите те податке у Екцел радну свеску као листу, да конвертујете ту листу у табелу и да на њој базирате изведену табелу.
• Из (оног што Екцел назива) спољних података : Другим речима, основни подаци, појединачни подаци о продаји, нису ускладиштени у Екцел радном листу. Чувају се у засебној бази података или у текстуалној датотеци или чак у другој Екцел радној свесци.

Изградња ваших изведених табела на екстерним подацима може бити згодна јер се подаци о продаји обично ажурирају рутински у екстерном извору података (у пракси, ово је често права релациона база података, за разлику од равне датотеке као што је стандардна Екцел листа или табела). Онда када желите да ажурирате своју прогнозу, не морате да преузимате и лепите нове податке у своју радну свеску. Заокретна табела се може аутоматски ажурирати из спољног извора података.