Излазак у јавност са јавним фасциклама у Оутлоок 2002

Ако користите Оутлоок 2002 на мрежи Мицрософт Екцханге, можете да користите јавне фасцикле. Јавне фасцикле су места која цела група људи може да погледа и у која додаје ставке. Можете имати јавну фасциклу за задатке или контакте. Такође можете да креирате јавну фасциклу која садржи поруке, слично вашем пријемном сандучету, осим што свако може да додаје поруке и чита исти скуп порука. Овакав аранжман се често назива огласном таблом; објавите поруку, неко одговори на њу, трећа страна онда одговори обојици и тако даље. То је метод вођења групног разговора без да су све стране у разговору доступне у исто време.

У Оутлоок-у јавне фасцикле изгледају као и све друге фасцикле. Јавна фасцикла може да садржи листу контаката коју дели цела компанија или листу задатака коју користи цело одељење. Можете да подесите фасциклу за јавну дискусију за текућу групну конференцију о темама од интереса за све који деле фасциклу, као што су актуелне вести компаније. Такође можете да користите фасциклу за јавну дискусију за прикупљање мишљења о одлукама које треба донети или као систем класификованих огласа унутар компаније. Можете да организујете као фасциклу било коју врсту информација које желите да размењујете међу групама људи у вашој мрежи.

Када кликнете на јавну фасциклу, видећете листу ставки која изгледа као листа е-порука, осим што су све поруке адресиране на фасциклу, а не на особу. У јавној фасцикли можете променити приказ ставки, додати ставке или одговорити на ставке које је неко други унео.

Прегледање јавне фасцикле

Ваша компанија може да одржава јавну фасциклу за текућу онлајн дискусију о важним питањима у вашем пословању или као огласну таблу компаније за најаве о активностима, погодностима и другим вестима.

Да бисте видели јавну фасциклу, следите ове кораке:

1. Изаберите Виев–>Фолдер Лист или кликните на дугме Листа фасцикли на траци са алаткама.

Појављује се листа фасцикли (погледајте слику 1).

Слика 1: Листа фасцикли са јавним фасциклама.

2. Кликните на име фасцикле коју желите да видите.

Појављује се листа ставки у фасцикли.

Можете двапут да кликнете на наслов било које ставке коју видите да бисте видели садржај те ставке.

Додавање нових ставки

Многи јавни фолдери су организовани као отворене дискусије у које свако може да уложи своја два цента. Све поруке може свако да прочита, тако да сви читају и одговарају свима другима. Ако погледате фасциклу и откријете да је пуна порука од различитих људи који одговарају једни другима, гледате у фасциклу за дискусију.

Да бисте додали нове ставке у јавну фасциклу, следите ове кораке:

1. Изаберите Виев–>Фолдер Лист или кликните на дугме Листа фасцикли на траци са алаткама.

Појављује се листа фолдера.

2. Кликните на име фасцикле.

Појављује се листа порука у фолдеру.

3. Изаберите Датотека–>Ново–>Објави у овој фасцикли.

Појављује се образац Нова ставка (погледајте слику 2).

Слика 2: Форма Нова ставка.

4. Унесите тему и своју поруку.

5. Кликните на Објави.

Сада је ваша порука део листе ставки у фасцикли.

Одговарање на ставке у постојећој фасцикли јавне дискусије

Добри манири и разум говоре да ако желите да се придружите дискусији, најбоље је да одговорите на оно што други чланови дискусије говоре. Али буди фин - не пали. Објављивање гадних одговора људима у онлајн дискусионој групи назива се фламинг . Паљење није добро цењено, али такође није неуобичајено. Фламинг ствара онлајн разговоре у којима већина људи не жели да учествује. Каква је корист од дискусије када нико не прича? Осим тога, пламен на радном месту може да вас отпусти. Тако да се охлади.

Када учествујете у дискусијама о јавним фасциклама на послу, претпоставите да ће сви у компанији — од највиших руководилаца до најновијих темплејта — прочитати оно што сте написали. Проверавајте правопис, НЕ ПИШИТЕ ВЕЛИКИМ СЛОВИМА (ИЗГЛЕДА КАО ДА ВИЧЕТЕ), и будите дискрециони у томе шта и како кажете. Иста правила важе за међуканцеларијску е-пошту; не знаш ко чита шта шаљеш.

Да бисте одговорили на ставке у фолдеру јавне дискусије:

1. Двапут кликните на ставку на коју желите да одговорите.

Ставка се отвара тако да можете да је прочитате.

2. Кликните на дугме Објави одговор на траци са алаткама.

Појављује се образац за одговор на дискусију. Текст поруке на коју одговарате је већ објављен у обрасцу (погледајте слику 3).

Слика 3: Користите образац за одговор на дискусију да додате своје коментаре у јавну дискусију.

3. Унесите своју тему и одговорите.

Ваш одговор се појављује у другој боји од оригиналног текста.

4. Кликните на Објави.

Ваша ставка се придружује листи ставки за дискусију.

Премештање ставки у јавну фасциклу

Нису све јавне фасцикле фасцикле за дискусије. Јавне фасцикле могу бити дизајниране да држе било коју врсту ставке. Можете да делите листе задатака, календаре или датотеке других типова. Не морате да креирате ставку јавне фасцикле у фасцикли у којој желите да ставка заврши. На пример, можете креирати задатак у својој листи задатака, а затим га преместити у јавну фасциклу задатака.

Да бисте преместили ставке у јавни фолдер:

1. Кликните десним тастером миша на ставку коју желите да преместите.

Појављује се мени, као што је приказано на слици 4.

Слика 4: Припрема за премештање ставке у фасциклу.

2. Кликните на Премести у фасциклу.

Појављује се оквир за дијалог који укључује листу фасцикли.

3. Кликните на фасциклу у коју желите да пошаљете ставку.

Име фасцикле на коју сте кликнули је истакнуто.

4. Кликните на ОК.

Ваша ставка се премешта у нову фасциклу.

За јавни запис

Можда користите јавне фасцикле а да то нисте ни свесни. У Оутлоок-у све фасцикле изгледају исто, било да их сами креирате на свом рачунару или су на корпоративној мрежи или на Интернету. Све што заиста треба да знате о јавним фасциклама је да су они јавни, тако да свако ко има приступ јавној фасцикли може да види шта год објавите у тој јавној фасцикли. Такође можете креирати сопствене јавне фасцикле; проверите код администратора система да ли имате права да креирате јавне фасцикле и место за њихово постављање.