Иако сваки Мицрософт Аццесс 2007 објекат може да се извезе, извоз података у табели или упиту у други програм — као што је табела — је најчешћи задатак извоза. Извоз табеле или упита укључује реорганизацију података које садржи у другачији формат. Као и код увоза, Аццесс може да преведе податке у различите формате датотека у зависности од ваших потреба.
Формати за извоз
Картица Спољни подаци на траци открива све формате датотека у које се објекат може извести. (Аццесс извози у исте формате које увози. Аццесс такође извози у ПДФ — Адобе Ацробат датотеке — и Мицрософт Ворд.)
Главни проблем на који треба обратити пажњу приликом извоза је губитак података. Сјајна Аццесс табела се не преводи увек у фантастичну Парадок табелу. Не деле све базе података иста правила за
- Типови података: Типови података специјалног приступа као што су АутоНумбер, Да/Не, Мемо и ОЛЕ готово сигурно изазивају проблеме у другим програмима. Можда ће вам требати неко креативно решавање проблема да би подаци функционисали баш онако како ви желите да функционишу.
- Имена поља: Сваки програм базе података има сопствени скуп правила која регулишу називе поља као што су дужина и специјални знакови (попут знака долара или процента) дозвољени у називу поља.
- Да бисте избегли проблеме са именом поља током извоза, нека имена поља буду кратка и користите само слова и бројеве приликом именовања приступних поља. Ако називи поља ваше Аццесс табеле крше правила програма у који извозите, извоз неће функционисати исправно.
Будите спремни да потрошите време на подешавање извоза тако да ради баш онако како желите. Ако имате проблема током извоза, погледајте документацију софтвера у чији формат датотеке извозите за правила о називу поља и типу података .
Извоз података табеле или упита
Кораци за извоз табеле или упита су једноставни:
1. Када је база података отворена, кликните на табелу или упит који желите да извезете.
Име табеле је истакнуто.
2. Кликните на картицу Спољни подаци на траци.
Група алата за извоз се појављује на траци:
• Уобичајени задаци извоза имају сопствена дугмад.
• Ретко коришћени формати су груписани на дугме Још.
3. Кликните на алатку која одговара програму у који ћете извести своје податке.
Појављује се оквир за дијалог за извоз прилагођен формату по вашем избору.
4. Пратите кораке у дијалогу Извоз да бисте довршили извоз.
Дијалог Извоз ће приказати изборе за формат датотеке за извоз:
• Сваки избор ће тражити име датотеке (укључујући путању) за ваше извезене податке.
• Неки процеси извоза такође питају да ли желите да отворите нову датотеку након што се извоз заврши. Ово може спречити фрустрирајућу претрагу након што сачувате датотеку.
5. Означите поље за потврду Сачувај кораке извоза ако знате да ћете поново извршити овај извоз.
Трака садржи дугме које се зове Сачувани извози. Користите ово да лако извезете табелу или упит на рутинској основи.