Управљање пројектом је тешко. Обим, ресурси, очекивања, распореди и буџети се увек мењају. Иако вам Мицрософт Пројецт може помоћи у механици организовања, планирања и праћења пројекта, не може вам помоћи да спречите све замке у управљању пројектима. Ево погледа на десет најчешћих замки и савета како да их избегнете.
Да бисте кренули с правом у нови пројекат, почните размишљањем о великој слици и систематски се спуштајте до детаља. Морате да разумете сврху, циљеве и стратешку важност пројекта пре него што зароните у детаљне задатке који су неопходни да бисте завршили пројекат.
Започните постављањем ових питања: Да ли пројекат треба да буде организован према испоруци? По фазама? По географији? По врсти технологије? Размислите о импликацијама организовања вашег пројекта на сваки од ових начина. Када одредите како желите да организујете пројекат, можете започети своју структуру рашчламбе посла (ВБС). Ако одлучите да га организујете по фазама, свака фаза вашег пројекта се одражава на највишем нивоу ВБС-а; ако одлучите да су резултати бољи начин да организујете пројекат, то је највиши ниво. Када се успостави ваш највиши ниво, можете почети да разлажете највиши ниво на детаљније радне пакете и из радних пакета у задатке.
Не можете планирати пројекат без неких претпоставки. Стварање претпоставки није проблем, али веровање да други људи знају – или чак деле – ваше претпоставке је проблем.
Кад год започнете нови пројекат, направите дневник претпоставки — било у Екцел табели или као Ворд табелу. Документујте претпоставку, наведите рок за њену валидацију и додајте поље за коментаре. Веома је једноставно, али осигурава да сви раде под истим скупом претпоставки.
Налепите претпоставку у одељак „Напомене“ задатака на које претпоставка утиче.
Ваш пројекат вам је важан; у ствари, то може бити најважнији аспект вашег рада. Међутим, то можда није толико важно за све остале. Ако радите у организацији која има много текућих пројеката, ваш вероватно није приоритет број 1. Кад год се из вашег пројекта повуку ресурси да бисте помогли на другом, једноставно се вратите на распоред и ревидирајте свој план да бисте завршили посао. Можда ћете морати да ревидирате основну линију или чак креирате нову.
Када радите дубоко у пројекту и покушавате да уравнотежите доступност ресурса са послом који се мора завршити, најлакша стратегија је да потражите први нераспоређени или недовољно додељени ресурс и доделите ту особу задатку. Проблем је у томе што недодељени ресурс можда нема вештине за обављање посла. Положај запосленог у ИТ одељењу, на пример, не гарантује, или чак имплицира, да он може да направи базу података или да пројектује систем. Идентификујте вештине неопходне за завршетак посла и идентификујте скупове вештина доступних ресурса. Можда ћете чак морати да идентификујете нивое вештина , као што су почетни ниво, средњи ниво и експерт.
Ако не израчунавате труд и трајање сваког задатка, ризикујете да доделите превише посла једном ресурсу. У већини случајева, ресурси нису посвећени пројектима са пуним радним временом. Многи ресурси раде у матричној организацији; раде на више пројеката или раде на пројектима.
Ако не одредите колико дуго ресурси морају да се утроше на пројекат и у складу са тим нивоом посла, суочићете се са непријатним изненађењем када пројекат заостаје јер његови ресурси нису 100 посто посвећени или зато што сте их свеукупно доделили.
Као менаџер пројекта, ослањате се на чланове тима да дају тачне процене трошкова и трајања њиховог рада. На крају крајева, не можете бити експерт у свакој области. Међутим, пошто сте и даље одговорни за распоред и буџет који развијате, требало би да разумете како су процене развијене, а затим да проверите одговарајући метод процене.
У одељку Напомене документујте основу процена и претпоставке које су коришћене за израду процене да бисте помогли у праћењу варијабли повезаних са проценом.
Менаџер пројекта има став који може учинити. То што се бавите решавањем проблема и испоруком резултата, међутим, не значи да можете себи приуштити да будете слепи оптимисти у вези са пројектима. Испорука на време и буџет делимично зависи од успостављања резерве за непредвиђене случајеве и за распоред и за буџет. Можете успоставити резерву за појединачне задатке који су сами по себи ризични и поставити укупну резерву пројекта. За једноставније пројекте довољна је резерва од 10 одсто. За најсавременију технологију, можда ће вам требати резерва од 50 посто или више.
Препрека број 1 за извршавање задатака је несумњиво Тхе Меетинг. Можда се сећате радних дана када сте журили са једног састанка на други, само да бисте стигли до краја дана и схватили да нисте успели да завршите ниједан свој посао. Вероватно нисте морали да присуствујете свим њима — или да су бар ефикасније вођени, могли су да закључе за пола времена.
Зауставите лудило састанка! Закажите састанке — чак и недељне статусне састанке — само када је то неопходно. Експериментишите тако што ћете одржавати састанке тима сваке две недеље или одржавати састанке један на један са појединачним члановима тима.
Ако одређена тема на дневном реду захтева допринос заинтересоване стране, позовите ту особу да присуствује само том делу састанка, а затим се извините да се врати на посао.
Након што знате како да креирате ефикасан распоред користећи Пројецт, немојте га погрешно сматрати реалношћу. Распоред је једноставно модел стварности, с обзиром на информације доступне у то време. Све информације, претпоставке, процене и ресурси се мењају, ризици и проблеми су увек присутни, а наравно и обим пројекта се мења. Стога, чим поставите пројекат, он је вероватно застарео.
Дајте све од себе, наравно, да ажурирате модел најновијим информацијама, али запамтите да једноставно заказивање догађаја не гарантује да ће се он догодити.
Ако не можете да схватите како да испоштујете рок с обзиром на ресурсе и информације које уносите у пројекат, мало је вероватно да ћете испунити тај рок. У ствари, Пројецт вам може помоћи да саопштите проблеме који су својствени агресивном датуму испоруке. Можете показати заинтересованим странама распоред и замолити их да вам помогну да одредите како да убрзате завршетак задатака. У неким случајевима, заинтересоване стране могу пружити релевантне информације које ће вам помоћи да завршите раније; у другим случајевима, међутим, они желе да се пројекат заврши до одређеног датума, али не постоји разуман начин да се испоштује рок.
Када се суочите са нереалним роком, испуните га најбоље што можете. Међутим, ако је рок једноставно немогућ, признајте то. Можете да користите Пројецт за тражење алтернативних приступа за постизање резултата пројекта — иако га не можете користити за компресију времена.
Ако сте користили оловку или маркер за цртање на ПоверПоинт слајдовима током презентације, можете да сачувате цртеже за следећу презентацију или да их избришете тако да ћете следећи пут када их покажете почети са чистим ПоверПоинт слајдовима. Пратите ова упутства да бисте избрисали цртеже оловком и маркером: Брисање линија један на […]
Библиотека стилова садржи ЦСС датотеке, датотеке Ектенсибле Стилесхеет Лангуаге (КССЛ) и слике које користе унапред дефинисане главне странице, изгледе страница и контроле у СхареПоинт 2010. Да бисте лоцирали ЦСС датотеке у библиотеци стилова на локацији за објављивање: Изаберите Радње сајта→Прикажи Сав садржај сајта. Појављује се садржај сајта. Библиотека Стил налази се у […]
Немојте претрпати своју публику огромним бројевима. У Мицрософт Екцел-у можете побољшати читљивост својих контролних табли и извештаја тако што ћете форматирати своје бројеве тако да се појављују у хиљадама или милионима.
Научите како да користите СхареПоинт алатке за друштвено умрежавање које омогућавају појединцима и групама да комуницирају, сарађују, деле и повезују се.
Јулијански датуми се често користе у производним окружењима као временска ознака и брза референца за број серије. Ова врста кодирања датума омогућава продавцима, потрошачима и услужним агентима да идентификују када је производ направљен, а тиме и старост производа. Јулијански датуми се такође користе у програмирању, војсци и астрономији. Различит […]
Можете да креирате веб апликацију у програму Аццесс 2016. Дакле, шта је уопште веб апликација? Па, веб значи да је онлајн, а апликација је само скраћеница за „апликацију“. Прилагођена веб апликација је апликација базе података на мрежи којој се приступа из облака помоћу претраживача. Ви правите и одржавате веб апликацију у верзији за десктоп […]
Већина страница у систему СхареПоинт 2010 приказује листу веза за навигацију на траци за брзо покретање дуж леве стране странице. Трака за брзо покретање приказује везе ка садржају истакнутог сајта као што су листе, библиотеке, сајтови и странице за објављивање. Трака за брзо покретање укључује две веома важне везе: Линк за сав садржај сајта: […]
За једноставне проблеме, Солвер у Екцел-у обично брзо проналази оптималне вредности променљиве Решавача за функцију циља. Али, у неким случајевима, Солвер има проблема да пронађе вредности променљиве Солвера које оптимизују функцију циља. У овим случајевима, Солвер обично приказује поруку или поруку о грешци која описује или расправља о проблему који […]
Можете лако да уклоните израчуната поља и ставке из Екцел заокретне табеле. Да бисте уклонили израчунато поље, кликните на ћелију у изведеној табели. Затим кликните на команду Поља, ставке и скупови на картици Анализа и изаберите Израчунато поље из подменија који се појави. Када Екцел прикаже дијалог Уметање израчунатог поља, изаберите […]
Ознаке су кључне речи које додељујете садржају. Означавање страница за дељење са другима је обележавање на друштвеним мрежама, веома је популарно на вебу и лако је у СхареПоинт-у. Ако сте икада користили сајт као што је Делициоус, већ знате како функционише обележавање на друштвеним мрежама. Како све више људи додељује исте ознаке, ознаке постају начин на који […]
