СхареПоинт 2010 библиотеке докумената вам омогућавају да безбедно складиштите и делите датотеке, а такође додају функције које вам помажу да управљате стварима као што су ток рада докумената (процеси који омогућавају људима да уређују, коментаришу и одобравају документе) и историје верзија (шта се десило са датотеком, и ко је шта урадио).
И иако вам дељења датотека дају једну путању кроз фасцикле до вашег документа, СхареПоинт библиотеке докумената вам дају друге путање за излагање садржаја. Можете да приступите документима директно преко прегледача, можете их приказати у веб деловима и можете их сортирати и филтрирати према њиховим метаподацима и типовима садржаја. А са библиотекама докумената, можете изложити датотеке према њиховом наслову, а не само по имену датотеке.
Библиотеке докумената вам такође дају више избора о томе како документи улазе у њих. Можете да сачувате документ са УРЛ-ом библиотеке докумената, али такође можете да пошаљете документе е-поштом у библиотеке докумената или да их превучете и отпустите из Виндовс Екплорер-а. И можете креирати документе директно у њиховим библиотекама докумената.
Ако претражујете дељење датотека, потенцијално преузимате поготке на документима за које немате дозволе за отварање; СхареПоинт, с друге стране, омогућава да се резултати безбедносно исеку тако да ако не можете да му приступите, не можете га видети ни у резултатима претраге.
Све у СхареПоинт-у је листа. Библиотека документ је само посебна врста листе. Иако је већина других СхареПоинт листа организована око ствари које су првенствено дефинисане њиховим метаподацима, библиотеке докумената су организоване око датотека које постоје одвојено и описане су њиховим метаподацима.
Библиотека докумената не мора само да садржи Мицрософт Ворд датотеке. Библиотеке докумената могу да садрже много типова датотека, укључујући Екцел, ПДФ и Висио датотеке. Чак се и веб странице чувају у библиотекама докумената.
Библиотеке докумената додају могућност проналажења ваших докумената. За разлику од дељења датотека, које третира датотеке као засебне објекте, библиотеке докумената третирају документе као садржај и омогућавају вам да повежете одређене информације ( метаподатке ) са скуповима докумената у њима. То значи да се документи могу пронаћи на основу сличности описаних метаподацима, а не само на основу опција претраге које имате на заједничком фајлу.
Можда се запитате зашто остављање докумената на дељеном мрежном диску није лакше него коришћење библиотеке докумената у СхареПоинт 2010. Најважнији разлог зашто СхареПоинт нуди много начина за организовање докумената, као што је нпр.
-
Библиотеке докумената обезбеђују јединствену веб адресу за приступ групи докумената. Библиотеке докумената омогућавају примену безбедности на групе повезаних докумената, а кроз безбедносно скраћивање спречавају неовлашћене кориснике да их виде у резултатима претраге.
-
Својства документа омогућавају креирање више приказа истих докумената.
-
Фасцикле омогућавају груписање подскупа докумената на основу захтева за дозволу.