Архивирање Оутлоок фасцикли

У неким случајевима, Оутлоок ставља е-поруке, задатке и обавезе старије од шест месеци у фасциклу Архива — посебну фасциклу за ставке за које Оутлоок мисли да су застареле или да их не вреди чувати. Оутлоок позива слањем ових ставки у фасциклу Архива аутоматско архивирање. Међутим, ставке које Оутлоок архиве нису изгубљене заувек. Можете их посетити тако што ћете отворити фасциклу Архива и њене потфасцикле на листи фасцикли. Оутлоок аутоматски креира фасциклу Архива и њене потфасцикле када први пут архивирате ставке.

Ви одлучујете како и када Оутлоок архивира ставке. Да бисте архивирали ставке, успостављате подразумевани скуп правила архивирања која се примењују на све фасцикле, а ако фасцикли треба индивидуална пажња (што значи да не желите да буде подложна подразумеваним правилима архивирања), можете успоставити посебна правила за то фолдер. Свака фасцикла може да има сопствени скуп правила архивирања или да подлеже подразумеваним правилима.

Да бисте рекли Оутлоок-у како да архивира старе ствари, почните тако што ћете приказати оквир за дијалог АутоАрцхиве:

• Успостављање подразумеваних правила архивирања: Изаберите Алатке –> Опције и у дијалогу Опције изаберите картицу Друго. Кликните на дугме АутоАрцхиве.

• Успостављање правила за одређену фасциклу: Или кликните десним тастером миша на фасциклу и изаберите Својства или прикажите фасциклу и изаберите Филе –> Фолдер –> Пропертиес за име фасцикле. Затим у дијалогу Својства изаберите картицу Аутоархивирање. (Пошто ниједан датум није повезан са ставкама у фасцикли Контакти, не можете аутоматски архивирати имена и адресе.)

Преговарајте о овим опцијама да бисте успоставили подразумевана правила архивирања:

• Покрени АутоАрцхиве Евери: Унесите број да бисте Оутлооку рекли колико често да архивира ставке.

• Упозори пре покретања архиве: Ако изаберете ово поље за потврду, видећете оквир са поруком пре него што архивирање почне и можете одбити да архивирате ако желите тако што ћете изабрати Не у пољу за поруке.

• Избриши истекле ставке (само фасцикле е-поште): Означите ово поље за потврду да бисте избрисали све поруке е-поште када период истекне.

• Архивирај или избриши старе ставке: Поништите избор ове опције ако не желите да архивирате ставке.

• Прикажи фасциклу архиве на листи фасцикли : Изаберите ову опцију ако желите да задржите фасциклу Архива на листи фасцикли. Овај фолдер садржи архивиране ставке.

• Очистите ставке старије од: Одаберите временски период након којег желите да архивирате ставке.

• Премести старе ставке у: Кликните на дугме Прегледај и изаберите фасциклу ако желите да сачувате архивску датотеку на одређеној локацији.

• Трајно избриши старе ставке: Изаберите ову опцију ако желите да избришете, а не да архивирате, старе ставке.

Изаберите неку од ових опција да бисте успоставили правила архивирања за одређену фасциклу:

• Не архивирај ставке у овој фасцикли : Изаберите ову опцију ако ставке у фасцикли нису вредне архивирања.

• Архивирајте ставке у овој фасцикли користећи подразумевана подешавања: Изаберите ову опцију да бисте одложили подразумевана правила архивирања за фасциклу.

• Архивирајте ову фасциклу користећи ова подешавања: Одаберите ову опцију да бисте успоставили правила архивирања за фасциклу.

• Очистите ставке старије од: Одаберите временски период након којег желите да архивирате ставке у фасцикли.

• Премести старе ставке у: Кликните на дугме Прегледај и изаберите фасциклу ако желите да сачувате архивиране ставке на одређеној локацији.

• Трајно брисање старих ставки: Изаберите ову опцију ако желите да избришете, а не да архивирате, ставке у овој фасцикли.

Повремено сабијајте датотеку у којој чувате Оутлоок податке да бисте смањили датотеку и добили више простора на чврстом диску. Да бисте сажимали Оутлоок датотеку са подацима, следите ове кораке:

1. Изаберите Филе –> Дата Филе Манагемент.

2. Изаберите Личне фасцикле у дијалогу Оутлоок датотеке са подацима.

3. Кликните на дугме Подешавања.

Појављује се оквир за дијалог Персонал Фолдер.

4. Изаберите дугме Цомпацт Нов.

Сажимање Оутлоок датотеке може потрајати ако је датотека пуна података.