Vytvorenie správy pomocou Crystal Reports 10

Keď spustíte Crystal Reports 10, vo všeobecnosti chcete urobiť jednu z troch vecí: vytvoriť zostavu, upraviť zostavu alebo spustiť zostavu s údajmi vo vašej databáze. Zostavy preberajú údaje z databázy, spracúvajú ich, formátujú a potom vydávajú na tlačiareň, obrazovku počítača alebo webovú lokalitu.

Crystal Reports sa dodáva so vzorovou databázou, ktorú môžete použiť na precvičenie. Je to databáza Microsoft Access pre fiktívnu spoločnosť s názvom Xtreme Mountain Bikes Inc.

Databáza xtreme.mdb obsahuje množstvo databázových tabuliek, ktoré reprezentujú tabuľky, ktoré môže udržiavať skutočný výrobca bicyklov. Tabuľky sú naplnené vzorovými údajmi, s ktorými môžete manipulovať a zobrazovať ich pomocou Crystal Reports. Tieto vzorové údaje môžete použiť ako základ pre svoj prvý prehľad.

Na vytvorenie prehľadu potrebujete vedieť niekoľko vecí:

• Ktoré tabuľky v databáze obsahujú požadované údaje

• Ktoré údajové položky chcete mať v týchto tabuľkách

• Aké manipulácie s údajmi je potrebné vykonať, aby ste získali požadované informácie

• Ako chcete, aby bol prehľad formátovaný

• Či už ju používatelia vašej správy získajú z čiernobielej tlačiarne, farebnej tlačiarne, obrazovky lokálneho počítača alebo webovej lokality

Na účely tohto úvodu (a zatiaľ) si predstavte, že už všetky tieto veci poznáte.

Spustenie Crystal Reports 10

Pravdepodobne ste si vybrali Crystal Reports, pretože máte databázu, ktorá obsahuje informácie, ktoré sú pre vás dôležité. S najväčšou pravdepodobnosťou sa údaje v tejto databáze časom menia a vy chcete byť schopní držať krok s jej aktuálnym stavom. Ste mohli získať informácie, ktoré chcete tým, že SQL dotazy, ale to by bolo príliš ako práca. Je oveľa lepšie vytvoriť zostavu pomocou Crystal Reports a potom spustiť zostavu vždy, keď chcete získať najnovší stav informácií, ktoré vás zaujímajú. Prehľad musíte vytvoriť iba raz, ale môžete ho spustiť mnohokrát, pričom pri každom ďalšom spustení získate najnovšie výsledky. Nemusíte sa učiť SQL ani inú metódu vyťahovania údajov z databáz. Správy vytvorené pomocou Crystal Reports sa dajú ľahko zostaviť, ľahko sa čítajú a sú ľahko pochopiteľné. Čo môže byť lepšie?

Prvým krokom k vytvoreniu zostavy je spustenie Crystal Reports z ponuky Štart systému Windows. Keď tak urobíte, zobrazí sa hlavné okno Crystal Reports, v ktorom sa zobrazí dialógové okno, ktoré vás privíta v Crystal Reports.

Môžete si vybrať z troch možností. Dokument Crystal Reports môžete vytvoriť pomocou Sprievodcu zostavou alebo tak, že začnete s prázdnou zostavou. Prípadne môžete otvoriť zostavu, ktorá už existuje, či už ju zmeniť alebo spustiť.

Hoci Sprievodca zostavou môže šetriť čas a prácu, obmedzuje formu zostavy. Takže táto kapitola vás zavedie priamo k veci a ukáže vám, ako vytvoriť správu podľa vlastného uváženia, pričom namiesto použitia Sprievodcu zostavou začnete od prázdnej správy.

Použitie možnosti Blank Report

Ak chcete vytvoriť prehľad od začiatku, počnúc možnosťou prázdneho prehľadu, postupujte takto:

1. Spustite Crystal Reports.

Zobrazí sa dialógové okno Vitajte v Crystal Reports.

2. Vyberte možnosť Ako prázdna správa a potom kliknite na tlačidlo OK.

Zobrazí sa dialógové okno Databázový expert, ktoré zobrazuje možné miesta na nájdenie zdroja vašich údajov.

3. Na table Dostupné zdroje údajov kliknutím na znamienko plus naľavo od priečinka Vytvoriť nové pripojenie ho rozbaľte.

Toto je priečinok, ktorý si vyberiete vždy, keď vytvárate prehľad od začiatku. Keď sa pripojíte k databáze, Crystal Reports si zapamätá, kde sa nachádza.

4. Dvakrát kliknite na typ databázy, ktorý zodpovedá vášmu zdroju údajov.

Crystal Reports rozpoznáva množstvo rôznych typov databáz. Musíte vybrať ten správny. Ak neviete, ktorý typ je správny, opýtajte sa niekoho, kto pozná zdroj údajov. Ak chcete postupovať podľa príkladu, dvakrát kliknite na Access/Excel (DAO). Zobrazí sa dialógové okno Access/Excel (DAO) s otázkou, ako sa pripojiť k zdroju údajov.

5. Kliknite na tlačidlo s tromi bodkami (…) napravo od poľa Názov databázy.

Zobrazia sa súbory Access a Excel vo vašom systéme. Tento príklad používa databázový súbor programu Access s názvom xtreme. Nemusí to byť také jednoduché, ako to znie – súbor bol umiestnený na D:Program FilesCrystal DecisionsCrystal Reports 10SamplesEnDatabasesxtreme.mdb.

Možno budete musieť prehľadávať, aby ste našli tento súbor vo svojom systéme.

6. Kliknite na tlačidlo Dokončiť.

Znovu sa objaví Database Expert s pripojenou databázou xtreme.

7. Rozbaľte uzol Tabuľky a potom dvakrát kliknite na tabuľku, na ktorej chcete zostavu založiť.

Strom na table Dostupné zdroje údajov sa skladá z niekoľkých uzlov, z ktorých niektoré sa rozvetvujú od iných. Každý zdroj údajov má štyri z týchto uzlov, ktoré z neho odbočujú: Pridať príkaz, tabuľky, zobrazenia a uložené procedúry.

8. Ak chcete postupovať podľa príkladu, rozviňte uzol Tabuľky a potom dvakrát kliknite na Produkt.

Tým sa skopíruje tabuľka Produkt z tably Dostupné zdroje údajov do tably Vybraté tabuľky.

9. Kliknutím na tlačidlo OK zatvorte Database Expert.

Okno vyplní prázdna správa.

Karta Návrh (na ľavom okraji) zobrazuje päť častí zostavy:

• Hlavička prehľadu: Zobrazuje sa iba v hornej časti prehľadu a je to prvá vec, ktorú divák uvidí.

• Hlavička strany: Zobrazuje sa pod hlavičkou zostavy a v hornej časti všetkých ostatných strán v zostave.

• Podrobnosti: Skutočný obsah správy.

• Sekcia Päta správy: Zobrazuje sa za poslednými podrobnými informáciami v správe.

• Päta strany: Zobrazuje sa v spodnej časti každej strany zostavy.