Pridávanie nových kontaktov do služby Act! 2005

Na úplne najjednoduchšej úrovni je hlavným účelom ACT! má slúžiť ako miesto na uloženie všetkých kontaktov, s ktorými denne komunikujete. Všetky svoje kontakty môžete pridávať a upravovať z okna Podrobnosti kontaktu, pretože obsahuje všetky informácie, ktoré sa týkajú jedného konkrétneho záznamu a umožňuje vám zobraziť všetky polia vašich kontaktov.

Pravdepodobne máte veľa kontaktov, ktoré chcete zadať do svojej databázy, takže skočte priamo do toho a postupujte podľa týchto krokov:

Ak ešte nie ste v okne Podrobnosti kontaktu, prejdite tam kliknutím na ikonu Kontakty na ACT! Navigačný panel.

V okne Podrobnosti kontaktu vyberte jeden z troch spôsobov pridania nového kontaktu do databázy:

• Vyberte Kontakt → Nový kontakt.

• Kliknite na ikonu Nový kontakt na paneli s nástrojmi.

• Stlačte kláves Insert na klávesnici.

Spustenie ktoréhokoľvek z predchádzajúcich príkazov má za následok prázdny záznam kontaktu. Teraz ste pripravení zadať informácie o novom kontakte.

Začnite zadávať informácie kliknutím do poľa Spoločnosť a zadaním názvu spoločnosti kontaktu.

KONAŤ! nerozlišuje medzi skutočnými kontaktmi a prázdnymi kontaktmi. Nezadávanie informácií alebo opakované stláčanie klávesu Insert má za následok množstvo prázdnych záznamov kontaktov, ktoré sú zbytočné a slúžia len na upchatie databázy. Takže, hoci môžete slobodne opustiť ktorýkoľvek z ACT! polia prázdne, musíte niečo zadať, takže začnite názvom spoločnosti.

Vždy sa môžete vrátiť k záznamu neskôr a pridať, zmeniť alebo odstrániť akékoľvek informácie v ľubovoľnom poli.

Kliknite na ďalšie pole, do ktorého chcete zadať informácie, a začnite písať.

Na prechod do ďalšieho poľa môžete použiť aj kláves Tab. Ak neúmyselne stlačíte kláves Tab príliš často, možno zistíte, že ste postúpili o príliš veľa polí a skončili ste v nesprávnom poli. Ale netrápte sa: Stlačte a podržte kláves Shift a potom stlačte kláves Tab, aby ste presunuli kurzor v opačnom smere.

Pokračujte vo vypĺňaní polí.

KONAŤ! prichádza s približne 50 predprogramovanými poľami, ktoré odrážajú potreby väčšiny používateľov. Mnohé z polí sú celkom samovysvetľujúce (a odrážajú typ informácií, ktoré pravdepodobne očakávate v akomkoľvek adresári): meno kontaktu, názov spoločnosti, telefón, mesto, štát a PSČ. Tieto sú vhodne umiestnené v hornej polovici okna Detail kontaktu. Niektoré polia sú o niečo menej zrejmé:

• Adresa: Ak predpokladáte, že tri polia ACT! predpokladá, že adresa je určená na uloženie troch alternatívnych adries, mýlite sa! Druhé a tretie pole adresy sú určené pre skutočne dlhé adresy. Toto pole je vhodné miesto na vloženie názvu budovy, ak je neoddeliteľnou súčasťou adresy.

• Štítky v štýle 5160, ktoré sa bežne používajú na hromadnú korešpondenciu, zvyčajne tlačia štyri riadky informácií: spoločnosť, kontakt, ulicu a mesto/štát/PSČ (všetky sú na štvrtom riadku). Ak potrebujete použiť druhé a tretie pole adresy, potrebujete väčšie štítky.

• ID/Stav: Pole ID/Stav je v podstate poľom kategórie a zaraďuje každý z vašich kontaktov do kategórií. Použitím poľa ID/Stav nemusíte manuálne nastavovať rôzne databázy: jednu pre vašich priateľov, jednu pre vašich klientov, jednu pre vašich predajcov atď. Pole ID/Stav je prednastavené s niekoľkými desiatkami najčastejšie používaných kategórií vrátane priateľov, zákazníkov, predajcov a konkurentov, vďaka čomu je rýchle vyhľadávanie každej z týchto kategórií jednoduché.

• Pozdrav: Toto pole odkazuje na meno, ktoré nasleduje po slove Vážení v liste, ktoré sa používa vo vašich šablónach listov. V predvolenom nastavení ACT!, ktorý je priateľským typom, používa krstné meno. Pokojne zmeňte pozdrav na formálnejšie.

• Ak dávate prednosť použitiu formálnejšieho oslovenia ako predvoleného nastavenia, vyberte Nástroje → Predvoľby a kliknite na tlačidlo Predvoľby oslovenia, ktoré sa nachádza na karte Všeobecné.

• Odporúča: Toto pole je jedným z najčastejšie prehliadaných polí v databáze. Informácie zadané do tohto poľa sa používajú v prehľade Zdroj odporúčaní; zlyhanie pri zadávaní informácií Odporúčané robí správu zbytočnou. O čo teda ide? Predpokladajme, že platíte za reklamu v dvoch novinách – nebolo by pekné vedieť, ktorý z nich priťahuje najviac potenciálnych zákazníkov? Ak sa zúčastňujete veľtrhov alebo venujete veľa času a úsilia svojej webovej stránke, nechceli by ste vedieť, či vaše úsilie viedlo k nejakému novému obchodu? A ak vám existujúci zákazník posiela veľa nových potenciálnych zákazníkov, nebolo by pekné ho poctiť peknou šunkou na Vianoce a nie zvyčajným ovocným koláčom?

• Používateľ: Všimnite si, že niekoľko polí Používateľ je v spodnej polovici okna Podrobnosti kontaktu. Tieto polia obsahujú informácie, ktoré sú špecifické pre vašu firmu.

• Nechajte tieto konkrétne polia prázdne, kým ich nepremenujete. Ak tak neurobíte, môžete skončiť s rôznymi druhmi údajov zapísaných do jedného poľa.

  Vždy sa môžete vrátiť a kedykoľvek pridať, zmeniť alebo odstrániť údaje poľa!

Nezľaknite sa, keď ACT! automaticky naformátuje niektoré údaje poľa, keď zadávate informácie.

Pridajte svoje údaje čo najjednotnejšie.

V prípade potreby pridajte do poľa viacero položiek.

Vo všeobecnosti je najlepším postupom obmedziť sa na jednu položku na pole. Z času na čas však nájdete situáciu, v ktorej kontakt spadá do dvoch kategórií. Napríklad JoAnne Chamar môže byť zároveň priateľkou aj klientkou. V tejto situácii môžete použiť rozbaľovací zoznam na zadanie viac ako jednej položky do poľa.

Ak chcete vybrať niekoľko kritérií, ktoré sa majú zahrnúť do jedného poľa, postupujte takto:

• a. Umiestnite kurzor do poľa.

• b. Začiarknite požadované výbery.

• c. Kliknite na požadované položky v dialógovom okne Upraviť hodnoty zoznamu.

• d. Kliknutím kamkoľvek mimo dialógového okna ho zatvorte.

  V poli sa zobrazia rôzne položky oddelené čiarkou.

Keď vyplníte informácie pre každý nový kontakt, nezabudnite kliknúť na rôzne karty v spodnej časti rozloženia.

Na týchto kartách nájdete ďalšie polia. Karta Adresa domova je miesto, kde zaznamenávate osobné informácie o kontakte. Môžete mať niekoľko ďalších kariet, z ktorých si tiež môžete vybrať.

Rôzne rozloženia zobrazujú rôzne karty. Ak zmeníte aktuálne rozloženie, pravdepodobne sa pozeráte na inú skupinu kariet.

Ak zabudnete kliknúť na tieto karty v spodnej časti okna Podrobnosti kontaktu, môžete prehliadnuť niektoré polia, ktoré potrebujete na vyplnenie dôležitých informácií. Takže nezabudnite kliknúť na tieto karty!

Uložte nové kontaktné informácie.

Teoreticky nemusíte ukladať nové kontaktné informácie; uloží sa, ak vykonáte niektorý z nasledujúcich krokov:

• Vykonajte akýkoľvek iný ACT! príkaz, ktorý zahŕňa čokoľvek od pridania poznámky alebo predajnej príležitosti až po plánovanie stretnutia.

• Prejdite na iný záznam v databáze.

• Kliknite na tlačidlo Uložiť (predstavované malou ikonou diskety na paneli s nástrojmi).

• Stlačte Ctrl+S.