Úprava dokumentov pomocou IBM Workplace Services Express

Zvyčajne môžete upravovať svoje vlastné dokumenty v IBM Workplace Services Express (WSE) a v závislosti od nastavení prístupu knižnice dokumentov môžete upravovať aj dokumenty spoluhráčov. Niekedy však nemôžete upravovať dokumenty vôbec, dokonca ani dokumenty, ktoré ste sami vytvorili.

Či môžete upravovať dokument, zistíte jednoducho, pretože keď ho otvoríte, buď uvidíte tlačidlo Upraviť, alebo nie.

Tu je niekoľko dôvodov, prečo vám môže byť zabránené v úprave dokumentu:

• Knižnica dokumentov nemusí byť nastavená tak, aby vám umožňovala upravovať ktorýkoľvek z dokumentov, kvôli povahe samotnej knižnice.

• Dokument je zamknutý – buď ho upravuje niekto iný z vášho tímu, alebo ho niekto uzamkol manuálne, aby zabránil ďalším zmenám.

Za predpokladu, že môžete upravovať konkrétny dokument – ​​pretože máte správny prístup a dokument nie je uzamknutý – nasledujúce časti pokrývajú niekoľko ďalších vecí, ktoré môžete s dokumentom robiť okrem úpravy jeho skutočného obsahu.

Úprava vlastností dokumentu

Najdôležitejšou časťou dokumentu je, samozrejme, jeho obsah. Ale v dokumente je toho viac, pokiaľ ide o WSE.

Môžete upraviť vlastnosti dokumentu – polia, ktoré WSE sleduje o každom dokumente – ako napríklad názov dokumentu, popis atď. Tento obsah o dokumente sa niekedy nazýva metadáta. Vlastnosti dokumentu môžu byť veľmi dôležité pre zabezpečenie toho, aby ostatní členovia tímu mohli nájsť dokument, najmä keď ho hľadajú. Čím viac informácií zahrniete do polí vlastností, tým je pravdepodobnejšie, že iní používatelia budú môcť pristupovať k obsahu dokumentu a používať ho.

Ak chcete upraviť vlastnosti dokumentu, či už bol vytvorený pomocou balíka Office alebo editora WSE, postupujte takto:

1. Nájdite a otvorte dokument, ktorý chcete zmeniť, a kliknite na tlačidlo Upraviť.

Zobrazí sa formulár Upraviť dokument.

2. Pomocou formulára Upraviť dokument môžete zmeniť názov, popis alebo preferovaný jazyk dokumentu.

3. Keď skončíte, kliknite podľa potreby na tlačidlo Publikovať, Odoslať na schválenie alebo Uložiť ako súkromný koncept.

Dokument sa uloží a zatvorí.

Nahradenie dokumentu

Príležitostne možno budete musieť vymeniť dokument, zámok, pažbu a hlaveň. Nerobíte to často, ale niekedy máte na lokálnom pevnom disku súbor, ktorý musíte nahrať namiesto dokumentu, ktorý už je v knižnici. Netreba dodávať, že existujúci dokument je nahradený – natrvalo – takže postupujte opatrne. Nemôžete nahradiť dokument, ktorý bol uložený ako čakajúci koncept.

Na nahradenie existujúceho dokumentu v knižnici dokumentov dokumentom z vášho počítača použite tieto kroky:

1. Nájdite a otvorte dokument, ktorý chcete nahradiť.

2. Kliknite na tlačidlo Nahradiť.

Zobrazí sa formulár Nahradiť dokument.

3. Kliknite na tlačidlo Prehľadávať a vyberte súbor na pevnom disku, ktorý chcete nahrať ako náhradu.

4. Podľa potreby kliknite na tlačidlo Publikovať, Odoslať na schválenie alebo Uložiť ako súkromný koncept.

Nový dokument sa zobrazí v knižnici dokumentov a starý zmizne.

Presunutie alebo kopírovanie dokumentu

Hoci kroky na kopírovanie a presúvanie dokumentu sú takmer rovnaké, výsledky sú, samozrejme, odlišné. Keď kopírujete dokument, dostanete dve identické verzie dokumentu v dvoch rôznych priečinkoch. Keď presuniete dokument, dokument sa vyberie z pôvodného priečinka a uloží sa do priečinka, ktorý určíte.

Ak chcete skopírovať alebo presunúť dokument v knižnici dokumentov, použite tieto kroky:

1. Nájdite a otvorte dokument.

2. Vyberte Ďalšie akcie –> Kopírovať alebo Ďalšie akcie –> Presunúť.

Zobrazí sa formulár Kopírovať do priečinka (alebo Presunúť do priečinka).

3. Vyberte cieľový priečinok, do ktorého chcete vložiť skopírovaný alebo presunutý dokument.

4. Kliknite na tlačidlo OK.

Dokument sa skopíruje alebo presunie na nové miesto.