Ako zdieľať obsah s účastníkmi schôdze zoom

Nástroje na zdieľanie obrazovky a anotácie existujú už desaťročia. V skutočnosti, ak by Zoom nedokázal zahrnúť tieto cenné funkcie, mnohí ľudia by ich právom považovali za do očí bijúce opomenutia, vrátane toho vášho.

Stretnutia a chat sú viac než len úlohou. Môžete zdieľať svoju obrazovku s ostatnými a dokonca im umožniť ovládať myš a klávesnicu vášho počítača. A čo viac, môžete povoliť ostatným označovať vašu obrazovku – a naopak.

Zdieľajte svoju obrazovku s ostatnými

Ako hostiteľ schôdze môžete jednoducho zdieľať svoju obrazovku s účastníkmi podľa týchto krokov:

Počas stretnutia potiahnite myšou do spodnej časti obrazovky. Priblíženie zobrazuje ponuku počas stretnutia.

Kliknite na ikonu Zdieľanie obrazovky. Zoom zobrazuje všetky aktuálne otvorené programy vášho počítača, ako môžete vidieť tu.

Výber obrazovky na zdieľanie s účastníkmi stretnutia.

Ak používate viacero monitorov a programov, očakávajte širokú škálu možností.

Kliknite na konkrétnu obrazovku, pracovnú plochu alebo aplikáciu, ktorú chcete zdieľať s účastníkmi schôdze. Môžete si tiež vybrať tabuľu Zoom alebo tablet alebo smartfón, ak ste ich pripojili k počítaču pomocou káblov.

(Voliteľné) Ak chcete zdieľať zvuk počítača a/alebo optimalizovať reláciu zdieľania obrazovky na prehrávanie videí, začiarknite príslušné políčka v ľavom dolnom rohu obrazovky.

Kliknite na kartu Rozšírené v hornej časti obrazovky a urobte nasledovné:

• Zdieľajte časť obrazovky
• Zdieľajte iba hudbu alebo zvuk počítača
• Obsah z druhej externej kamery

Kliknite na modré tlačidlo Zdieľať v pravom dolnom rohu.

Priblíženie pridá do spodnej časti ponuky schôdze zelené upozornenie na zdieľanie obrazovky a červený indikátor zastavenia zdieľania, ako je znázornené.

Ponuka priblíženia označujúca aktívne zdieľanie obrazovky.

Zoom tiež umiestni zelený kryt okolo konkrétnej obrazovky, ktorú zdieľate, ako jemné pripomenutie.

Len preto, že iný účastník stretnutia môže ovládať vašu obrazovku, neznamená, že ste mu vydaný na milosť a nemilosť. To znamená, že stále môžete pohybovať myšou, písať na klávesnici a vykonávať ďalšie bežné funkcie počítača.

Presne pochopte, čo zdieľate

Robustné možnosti zdieľania obrazovky Zoom môžu zmiasť nováčikov a dokonca aj skúsených používateľov. Ak chcete odstrániť tento zmätok, pozrite si prvý obrázok v tomto článku. Prečo Zoom zobrazil všetky tieto obrazovky?

Aby som odpovedal na túto otázku, potrebujem poskytnúť základné informácie o tom, ako pracujem. Moje aktuálne nastavenie počítača zahŕňa MacBook Pro a externý monitor ASUS. V čase, keď som zdieľal svoju obrazovku, som mal na počítači spustených deväť rôznych programov. Keď to zhrnieme, teraz už chápete, prečo mi Zoom ponúkol toľko rôznych možností zdieľania. (Pokiaľ ide o zdieľanie obrazovky, Stretnutia a chat nediskriminujú.) Pre jednoduchosť uvádzam iba štyri z nich:

• Pracovná plocha 1: Ak vyberiem túto možnosť (A), zdieľam všetky programy spustené na obrazovke môjho MacBooku Pro. Povedzme, že som na svojom Macu stlačil Command+Tab, aby som prepol na iný program. (Používatelia PC používajú Alt+Tab na to isté.) Pretože som si predtým vybral Desktop 1, všetci účastníci budú aj naďalej vidieť všetko na obrazovke môjho Macu. Všimnite si, že Zoom umiestni veľkú bielu „1“ na ľavú stranu mojej obrazovky, aby mi pripomenul, že budem zdieľať túto pracovnú plochu.
• Pracovná plocha 2: Ak vyberiem túto možnosť (B), zdieľam všetky programy, ktoré mám pripnuté na svoj externý monitor. Keď stlačím prepínač na iný program, účastníci budú naďalej vidieť všetko, čo na monitore zobrazujem. Všimnite si, že Zoom umiestni veľkú bielu 2 na ľavú stranu môjho externého monitora, aby mi pripomenul, že budem zdieľať túto pracovnú plochu.
• Biela tabuľa priblíženia: Výber tejto možnosti (C) znamená, že svoju tabuľu priblíženia zdieľam iba s účastníkmi schôdze
• Microsoft Word: Výber tejto možnosti znamená, že program Microsoft Word (D) zdieľam iba počas stretnutia. Výsledkom je, že keď prepnem na webový prehliadač alebo Spotify, Zoom automaticky pozastaví zdieľanie obrazovky pre všetkých účastníkov stretnutia, pretože som efektívne presunul Word do pozadia. To znamená, že už to nie je aktívny program v mojom počítači.

Na možnostiach zdieľania obrazovky Zoom nie je nič absolútne. Vaše konkrétne voľby budú závisieť od vášho hardvéru a aplikácií, ktoré používate. Môj názor objasní jednoduchý príklad.

Samir pracuje v Initech a používa Microsoft Surface a nepripája k nemu externý monitor. Momentálne sa nudí s dokumentom Microsoft Word a tabuľkou Excel. Tento obrázok ukazuje hrubý model Samirovej obrazovky.

Maketa programov spustených na stolnom počítači zamestnanca.

Je čas na Samirovo týždenné stretnutie s jeho šéfom Billom. Samir s ním zdieľa iba Microsoft Word. V tomto konkrétnom prípade je pojem zdieľanie obrazovky trochu nesprávne pomenovanie. Inými slovami, Samir nezdieľa celú obrazovku svojho počítača. Skôr zdieľa iba jeden konkrétny program: Word.

Ak chcel Samir zdieľať Excel s Billom, musel by ukončiť svoju novú reláciu zdieľania obrazovky a spustiť novú. Samozrejme, ak by Samir zdieľal celú svoju plochu, potom mohol od začiatku zdieľať oba programy s Billom súčasne.

Zdieľanie pracovnej plochy s účastníkmi schôdze môže byť veľmi odlišné od zdieľania konkrétneho programu.

Pri zdieľaní pracovnej plochy štandardne nemôžete zdieľať samotnú aplikáciu Zoom. Toto nastavenie môžete zmeniť podľa týchto krokov:

Spustite desktopového klienta Zoom.

Kliknite na ikonu Nastavenia v pravom hornom rohu. Zoom zobrazuje vaše nastavenia.

Kliknite na položku Zdieľať obrazovku na ľavej strane.

Začiarknite políčko Počas zdieľania obrazovky zobraziť okná priblíženia.

Počas zdieľania obrazovky vykonávajte rôzne úlohy

Samozrejme, možno budete chcieť urobiť viac, než len zdieľať svoju obrazovku. Priblíženie vám umožňuje vykonávať nasledujúce súvisiace funkcie počas existujúcej relácie zdieľania obrazovky:

• Pozastavte reláciu zdieľania obrazovky
• Zastavte zdieľanie obrazovky úplne
• Zdieľajte s používateľmi inú zo svojich obrazoviek

Ak chcete vykonať tieto možnosti, postupujte podľa ktoréhokoľvek z nasledujúcich pokynov:

• Ak chcete dočasne zastaviť zdieľanie obrazovky, kliknite na tlačidlo Pozastaviť zdieľanie. Zoom zobrazí správu s textom „Zdieľanie obrazovky je pozastavené“.
• Ak chcete s účastníkmi schôdze zdieľať inú obrazovku, kliknite na tlačidlo Nové zdieľanie.
• Ak chcete zastaviť zdieľanie obrazovky, kliknite na červené tlačidlo Zastaviť zdieľanie pod ponukou stretnutia v strede.

Tí, ktorí pri zdieľaní svojich obrazoviek nebudú opatrní, riskujú, že sa zahanbia a dokonca prídu o prácu

Umožnite účastníkom stretnutia ovládať vašu obrazovku

Peter pracuje v IT a pomáha Bobovi diagnostikovať problém na jeho počítačoch. Z mnohých dôvodov môže chcieť Peter ovládať Bobovu obrazovku na diaľku:

• Je to len efektívnejší spôsob práce.
• Peter nechce stále štekať na Boba. (Tento dôvod je môj osobný favorit, pretože umožňujem ostatným ovládať moju obrazovku.)
• Bob sa nestará o presné kroky potrebné na jeho vyriešenie. Chce len, aby sa o to Peter postaral za neho.

Povedzte, že chcete, aby účastník schôdze ovládal váš počítač. Ak chcete nechať šoférovať ktoréhokoľvek aktuálneho účastníka stretnutia (ako hovoria deti), postupujte takto:

Počas živého stretnutia potiahnite myšou alebo kurzorom do spodnej časti Lupa. Priblíženie zobrazuje ponuku počas stretnutia.

Kliknite na ikonu Zdieľať obrazovku.

Po zdieľaní obrazovky kliknite na ikonu diaľkového ovládania.

(Voliteľné) Vyberte možnosť Automaticky prijať všetky požiadavky.

Ak chcete, aby váš počítač ovládal konkrétny jednotlivec, postupujte podľa rovnakých krokov, ale namiesto toho vyberte položku Poskytnúť ovládanie myšou/klávesnicou: a kliknite na meno účastníka, ktorému chcete dať kontrolu nad počítačom.

Informujte ostatných na schôdzi, že môžu ovládať vašu obrazovku, ak požiadajú o prístup.

Povedzte, že nechcete automaticky prijímať všetky žiadosti. Keď uvidíte žiadosť účastníka o prevzatie kontroly, kliknite na modré tlačidlo Schváliť, čím jej udelíte kontrolu nad vašou obrazovkou.

Požiadajte o kontrolu obrazovky hostiteľa

Nasledujúce kroky platia pre účastníkov stretnutia, ktorí chcú požiadať o kontrolu obrazovky hostiteľa:

Presuňte kurzor počítača do hornej časti okna klienta pracovnej plochy Zoom. Keď tak urobíte, Lupa zobrazí ponuku Možnosti zobrazenia.

Kliknite na ponuku Možnosti zobrazenia a v zobrazenej ponuke vyberte možnosť Vyžiadať diaľkové ovládanie. Priblíženie znamená, že požadujete ovládanie obrazovky hostiteľa.

Kliknite na modré tlačidlo Žiadosť.

Zoom zobrazí vašu požiadavku na prevzatie kontroly na obrazovke hostiteľa.

V tomto bode musí hostiteľ vašu žiadosť schváliť.

Obnovte kontrolu nad svojim počítačom

Ak ste hostiteľ a chcete obnoviť kontrolu nad počítačom, postupujte takto:

Vráťte sa na stretnutie Zoom. Inými slovami, ovládajte myš a tabulátor z akéhokoľvek iného programu alebo obrazovky, ktorú zdieľate.

Ukážte myšou na ponuku počas stretnutia

Kliknite na červené tlačidlo Zastaviť zdieľanie.

Ako pridať poznámky na obrazovku

Zoom umožňuje účastníkom schôdze robiť oveľa viac, než len navzájom zdieľať svoje obrazovky. Niekoľkými kliknutiami môžete pridávať poznámky na obrazovky ostatných. Môžete tak poskytnúť konkrétnu spätnú väzbu, dômyselné návrhy alebo určiť problém spôsobom, ktorý samotné slová často nedokážu.

Pomocou špeciálnej tabule

Je pravdepodobné, že ste niekedy v práci videli fyzickú tabuľu. Pomocou fixiek môžu ľudia v miestnosti načrtnúť ľubovoľný počet diagramov na nasucho stierateľné dosky. Môžu dokumentovať obchodné procesy, redizajnovať organizačné schémy, modelovať logá, písať kód alebo čokoľvek iné.

Prečo by mal byť Zoom iný?

Potom, čo to urobíte, Zoom zobrazí svoju tabuľu na nasledujúcom obrázku.

Zväčšiť tabuľu s ponukou poznámok.

Nasledujúca tabuľka zobrazuje položky ponuky tabule a popisuje, čo robia.

Možnosti anotácie priblíženia

Povedzme, že ste stratili prehľad o ponuke nástroja na vytváranie poznámok zoomu. Stačí kliknúť na tlačidlo Anotovať v ponuke stretnutia. Zoom opäť prináša svoje anotačné nástroje do popredia.

Nástroje anotácií Zoom sú dostupné iba počas relácií zdieľania obrazovky.

Po spustení spoločnej tabule si ostatní možno budú chcieť na ňu pridať svoje vlastné poznámky. Ak ste účastníkom a chcete pridať poznámky na spoločnú tabuľu, postupujte takto:

Z klienta pracovnej plochy presuňte kurzor počítača do hornej časti okna klienta pracovnej plochy Zoom.

V zobrazenej ponuke Možnosti zobrazenia vyberte položku Anotovať.

Teraz môžete na tabuľu pridať akékoľvek poznámky, ktoré chcete.

Note that everyone in the meeting can annotate at the same time.

Annotating a screen

Zoom doesn’t force meeting hosts and participants to use a dedicated whiteboard to make annotations. Everyone in the meeting can mark up a regular screen and the program running on it. The possibilities here are limitless, but here’s one common example.

Geno is developing a new version of a website for his client Jerry. Geno invites Jerry to a Zoom video meeting and follows these directions:

Share your screen with others.

Click on the Annotate button in the in-meeting menu.

From here, pinpoint design elements and changes in a far more specific way than mere words would allow. Returning to the previous example, Jerry can now show Geno exactly where he wants to move a picture or the logo in the header.

Invoking other meeting options

Hosts can invoke a few other options to control their meetings.

Follow these steps to invoke these options:

Launch the Zoom desktop client.

Start a meeting and enable your video.

Click on the Participants icon on the black in-meeting menu at the bottom of the screen. Zoom displays a new screen on the right-hand side.

In the lower right-hand corner, click on the More button.

Zoom presents the self-explanatory choices in the following table.

Additional Meeting Options for Hosts