9 skvelých tipov na priblíženie

Tento zoznam poskytuje niekoľko rýchlych rád, ako začať so Zoomom , maximalizovať jeho výhody a minimalizovať problémy, s ktorými sa stretnete. Nie, nasledujúce stránky nepredstavujú úplný zoznam toho, čo robiť a čo nerobiť, ale svoje návrhy som zhrnul do prehľadného zoznamu.

©Cabeca de Marmore/Shutterstock.com

Vyskúšajte pred kúpou

Takmer každý populárny dodávateľ softvéru si v tej či onej miere osvojil obchodný model freemium. Zoom nie je výnimkou z tohto pravidla. Ako taký môže každý začať používať Stretnutia a chat a mnohé z jeho funkcií v priebehu niekoľkých minút a bezplatne. Zamestnanci môžu odomknúť ďalšie výhody, keď ich zamestnávatelia upgradujú svoje plány o užitočné doplnky.

Zvážte Grohl Records, fiktívnu spoločnosť, ktorá je nová v Meetings & Chat. Vidím Grohlovo odôvodnenie kopania pneumatík, najmä v malom meradle. Napríklad Grohl nakupuje niekoľko licencií pre zamestnancov svojho obchodného oddelenia. Z akéhokoľvek dôvodu však obchodní zástupcovia a zákazníci zápasia so stretnutiami a chatom. (Pamätajte, že žiadna technológia nemá 100-percentnú úspešnosť.) Po niekoľkých mesiacoch môže Grohl hľadať iný videokonferenčný nástroj s minimálnymi nákladmi a prerušením.

Zvážte inováciu existujúceho plánu priblíženia vašej firmy

Samozrejme, plán Basic Meetings & Chat spoločnosti Zoom ponúka robustné funkcie a veľkorysé limity na dĺžku hovoru, počet účastníkov stretnutia a ďalšie. Mnoho jednotlivcov a podnikov považuje tento plán za dostatočný pre ich relatívne obmedzené potreby. Neobviňujem ich, ak sa rozhodnú využiť ponuku bezplatných stretnutí a chatov spoločnosti, najmä v ťažkých ekonomických časoch.

Z dvoch dôvodov je pre väčšinu spoločností bod, keď má inovácia zmysel. Dodatočné funkcie Zoom často viac než ospravedlňujú ich nominálne náklady. Spoločnosti v základnom pláne nemôžu používať roly, skupiny používateľov a skupiny okamžitých správ. Chýba im tiež možnosť zaznamenávať stretnutia do cloudu, prijímať prepisy stretnutí a sprísniť zabezpečenie. Aj keď mnohí používatelia záhradnej verzie Zoom nemusia úplne oceniť význam týchto funkcií, IT ľudia určite áno.

Ak vás neovplyvní tento argument, možno áno. Inováciou prestávate byť používateľom služby Zoom a stávate sa jej zákazníkom. Ver mi: Rozdiel je viac ako len sémantika.

Pre porovnanie, ak sa považujete za zákazníka Facebooku, tak sa bohužiaľ mýlite – pokiaľ neplatíte sociálnej sieti za inzerciu na nej. Google Hangouts, nové miestnosti Messenger od Facebooku a ďalšie bezplatné alternatívy videokonferencií sa môžu zdať sexi. Pamätajte však, že ak za produkt spoločnosti neplatíte nič, jej produktom ste vy. Ste len prostriedkom na dosiahnutie cieľa.

Bezpečnosť berte vážne

Budem prvý, kto pripustí, že mnohé funkcie súvisiace so zabezpečením a ochranou osobných údajov Zoomu zvyšujú trenie. To znamená, že spoločne sťažujú prihlásenie, komunikáciu a spoluprácu. Napríklad aktivácia 2FA si vyžaduje čas, rovnako ako hľadanie a zadávanie šesťmiestneho overovacieho kódu pri prihlásení na webový portál Zoom. To isté za umožnenie čakárne na stretnutia a vyžadovanie hesiel na stretnutia.

Zoom nenúti svojich používateľov a zákazníkov, aby povolili mnohé z týchto funkcií, vrátane predchádzajúcich troch. V závislosti od vašej úlohy v organizácii môže niekto nad vami už globálne nastaviť tieto možnosti, čo je v konečnom dôsledku sporné, aby ste sa rozhodli ich aktivovať.

Mosadzné pripináčiky: Vy a vaši kolegovia by ste sa mali pomýliť na strane opatrnosti. Vaša obchodná a osobná komunikácia sú príliš dôležité na to, aby ste robili čokoľvek iné. Bohužiaľ, príliš veľa ľudí sa historicky správalo, akoby sa o nich hackeri nikdy nestarali, len aby našli ich citlivé správy a fotografie na 4chan alebo Dark Web.

Hops

Parafrázujúc Cher: „Keby mohli vrátiť čas...“

Udržujte lupu aktualizovanú

V polovici 90-tych rokov dodávatelia softvéru zvyčajne vydávali nové verzie a upgrady približne raz za rok prostredníctvom slimačej pošty. Inštalácia zahŕňala vloženie diskety alebo kompaktných diskov do počítača. Manuálny proces môže trvať hodinu alebo viac.

Dnes je to už úplne iný príbeh. Dodávatelia softvéru bežne vydávajú nové verzie, upgrady a záplaty rýchlosťou blesku. (Tento trend spôsobil, že písanie kníh For LuckyTemplates je náročné, ale to je rozhovor na iný deň.)

Zrátané a podčiarknuté: Je povinnosťou používateľov a zákazníkov Zoom držať krok s aktualizáciami softvéru. Ignorujte tieto červené odznaky na svojich zariadeniach na vlastné nebezpečenstvo.

Vytvorte si osobný účet Zoom

Chuck je partnerom v HHM, prestížnej právnickej firme so sídlom v Albuquerque v Novom Mexiku. HHM si zakúpilo licenciu Zoom a Chuck často používa Zoom na organizovanie videokonferencií s klientmi, keď musí pracovať z domu.

Mohol by Chuck použiť účet HHM Zoom na záležitosti, ktoré rozhodne nesúvisia s HHM, napríklad keď vedie videohovory so svojou bývalou manželkou Rebeccou a bratom Jimmym? Iste, a možno sa z toho aj dostane. Napriek tomu by sa patrilo vytvoriť samostatný účet Zoom pre jeho osobné použitie.

Správcovia a vlastníci zoomu môžu jednoducho spúšťať rôzne prehľady používania členov. Historicky veľa firiem prepúšťalo zamestnancov z dôvodu využívania firemného majetku a služieb na svoje osobné účely. Nie som právnik v oblasti práce, ale je nepravdepodobné, že by ste našli sympatického sudcu, ak využijete služby spoločnosti Zoom týmto spôsobom.

Dvakrát meraj a raz rež

Povedzme, že sa chystáte na rezance s funkciou Zoom, ktorú nepoznáte. Možno je to stretnutie veľkej skupiny alebo váš prvý webinár Zoom. V oboch prípadoch je skúšobná prevádzka vo vašom najlepšom záujme.

Príklad: V apríli 2020 som usporiadal webinár pre moju alma mater Carnegie Mellon University o práci na diaľku. Išlo to hladko z niekoľkých dôvodov.

Najprv, keď som súhlasil s realizáciou webinára, spojil som sa s moderátorkou webinára Melissou Turk. V priebehu niekoľkých týždňov sme si my dvaja vymieňali základné informácie cez Slack a Google Docs. (Zdieľa moju averziu voči neustálym e-mailovým vláknam.)

Druhý a najzávažnejší tu, niekoľko dní pred premietaním, sme v Zoom usporiadali skúšobný webinár trvajúci 30 minút. (Turkove znalosti o webinároch Zoom sú rozsiahle.) Logistiku zvuku, videa a zdieľania obrazovky sme vypracovali vopred, nie pred stovkami účastníkov.

Vypracujte pohotovostný plán pre dôležité stretnutia

Je lepšie mať a nepotrebovať, ako potrebovať a nemať.

— FRANZ KAFKA

Povedzte, že budete používať Zoom na pohovor o práci snov. Možno ponúkate záujemcom o produkty a služby svojej vlastnej spoločnosti. Z dobrého dôvodu nepredpokladáte žiadne technické problémy. Koniec koncov, podľa vašich skúseností je aplikácia Meetings & Chat pre taký populárny nástroj mimoriadne spoľahlivá.

Stavili by ste však svoj život na to, že váš hovor prebehne bez incidentov?

Presnejšie povedané, čo sa stane, ak stratíte energiu? Čo ak Zoom nie je k dispozícii alebo je latencia hovoru prekvapivo vysoká? Ako je to v prípade, ak kľúčový účastník hovoru nevie zistiť, či Zoom alebo jej počítač zlyhá? Čo robíš? Myslite rýchlo. Hodiny tikajú.

Po stovkách hovorov Zoom som ešte nezažil žiadny z týchto katastrofických scenárov. Ak sa však niekedy vyskytnú, môj krvný tlak sa nezdvojnásobí, pretože už som vyzbrojený vhodnou zálohou. Dávno predtým, ako som začal seriózne používať Stretnutia a chat, som sa spoliehal na bezplatný konferenčný hovor, (samozrejme) bezplatnú službu, ktorá používateľom umožňuje uskutočňovať individuálne skupinové zvukové hovory, nahrávať ich a ukladať a distribuovať podľa vlastného uváženia. (Mimochodom, existuje veľa podobných nástrojov.)

Nenechajte sa pomýliť: Mojou predvolenou preferenciou v týchto dňoch je usporadúvať všetky moje audio a video hovory cez Stretnutia a chat, a to nielen preto, že skúmam funkciu Zoom. Je však úplne hlúpe nemať pripravený záložný komunikačný nástroj pre prípad, že by sa niečo pokazilo. Svoje poverenia pre službu Konferenčný hovor zdarma mám vždy po ruke pre každý prípad.

Očakávajte určitý odpor voči priblíženiu u vyspelých firiem

Ak som sa za tie roky okolo podnikových technológií naučil jednu vec, tak to, že ľudia zvyčajne nenávidia zmeny.

Povedzme, že pracujete vo veľkej, úspešnej a konzervatívnej farmaceutickej spoločnosti. Nazvite to Hogarth Drugs. Jeho 40 000 zamestnancov používa Webex ako svoj primárny nástroj na videokonferencie už desaťročie alebo dlhšie. Okamžité prinútenie všetkých používať Zoom, pretože Hogarth kúpil licenciu Enterprise, pravdepodobne poškriabe nejaké perie. Je pravdepodobné, že Roger, Syd, prinajmenšom niekoľko ďalších mrzákov nájde menší rozdiel medzi Webexom a Zoomom a urobí z toho rozruch. Organizačná politika v celej svojej kráse.

Mal by Hogarth prestať používať Zoom, pretože pár vŕzgajúcich kolies vydalo nejaký hluk? Samozrejme, že nie, no jej vedenie by malo počítať s aspoň malou nespokojnosťou zamestnancov.

Vyhnite sa únave zoomu

Zoom zjednodušil a zlepšil proces konania videokonferencií. V spojení s jeho inovatívnou technológiou, robustnými funkciami a špičkovou kvalitou hovoru vás môže lákať použiť video na každé stretnutie a rozhovor so svojimi zákazníkmi, kolegami, priateľmi a členmi rodiny.

nie.

Dr. Jeremy Bailenson je autor bestsellerov, odborník na virtuálnu realitu, zakladajúci riaditeľ laboratória virtuálnej ľudskej interakcie na Stanfordskej univerzite a celkovo inteligentný chlapík. Jeho rozsiahly výskum naznačuje, že nedodržiavanie videokonferencií má za následok to, čo nazýva neverbálne preťaženie . (Prečítajte si jeho dômyselné vydanie z Wall Street Journal .)

Odpojenie webovej kamery občas poskytne vášmu mozgu tak potrebný oddych.