10 užitočných nastavení Gmailu

Gmail, jedna z aplikácií G Suite , ponúka na prvý pohľad pomerne jednoduché rozhranie, no pokúste sa trochu hlbšie a uvidíte, že aplikácia má hlbšiu stránku – stránku Nastavenia a jej zdanlivo nekonečné množstvo možností, konfigurácií a prispôsobení. Je tam veľa vecí.

Áno, iste, veľa nastavení by malo byť označených Len pre expertov. K dispozícii je však skutočný poklad nastavení, ktoré sú skutočne užitočné v skutočnom svete a môžu vám pomôcť byť produktívnejšími, efektívnejšími, zdravšími, bohatšími a múdrejšími. (No, možno nie tie posledné tri, ale človek nikdy nevie!)

Urobte si prehliadku desiatich mimoriadne užitočných a praktických nastavení Gmailu, ktoré súvisia s dvoma hlavnými úlohami Gmailu: odosielaním správ a čítaním správ. Pripravte sa na prekvapenie!

5 nádherných nastavení odosielania

Odoslanie e-mailu vyzerá ako taká jednoduchá vec: kliknete na Vytvoriť, vložíte adresu alebo tri, vykúzlite elegantný riadok Predmet, napíšete samotnú správu a potom kliknete na Odoslať. Čo viac sa dá povedať o tak priamom postupe?

No, ako sa ukazuje, dosť málo. Gmail v skutočnosti prichádza s niekoľkými nastaveniami, vďaka ktorým je odosielanie vecí ešte užitočnejšie. Táto časť vás prevedie pol tuctom (mínus jedna) nastavení a funkcií, ktoré budete chcieť pridať do svojej súpravy nástrojov na odosielanie.

Odoslanie správy ako obyčajného textu

Pri odosielaní e-mailu môžete použiť jeden z dvoch režimov správ:

• Formátovaný text: Tento režim vám umožňuje upraviť text správy pomocou fontov, farieb a štýlov, ako je tučné písmo a kurzíva. Toto je predvolený formát Gmailu a takmer všetky správy v súčasnosti používajú tento formát.
• Obyčajný text: Tento režim neponúka žiadne formátovanie textu: žiadne písma, žiadne veľkosti písma, žiadna kurzíva.

Na čo slúži tento režim čistého textu? V súčasnosti je to zriedkavé, ale stále existujú niektoré veľmi staré alebo veľmi jednoduché e-mailové programy, ktoré sa zadýsia, keď čelia bohatému textu. Ak niekomu pošlete e-mail s formátovaným textom a táto osoba sa sťažuje, že váš text je len zhluk nezrozumiteľných symbolov, musíte správu odoslať znova pomocou režimu čistého textu. Tu je postup:

Vytvorte, adresujte a vytvorte svoj e-mail.

Kliknite na položku Ďalšie možnosti. Ďalšie možnosti sú tri zvislé bodky v pravom dolnom rohu okna Nová správa. (Je to vyznačené na obrázku.)

V zobrazenej ponuke kliknutím vyberte Režim obyčajného textu. Gmail pridá začiarknutie naľavo od príkazu, ako je znázornené. Gmail tiež odstráni všetko formátovanie z textu vašej správy.

Keď vyberiete príkaz Režim obyčajného textu, Gmail odstráni všetko vaše existujúce formátovanie textu a zahodí ho. Možno si myslíte, že vypnutím režimu čistého textu by ste obnovili predchádzajúce formátovanie, ale nie, to sa nedeje. Preto, ak máte komplikovane naformátovanú správu, dobre si rozmyslite, či zapnete príkaz Režim obyčajného textu.

Kliknite na Odoslať. Gmail odošle vašu správu vo formáte obyčajného textu.

Ak chcete odoslať správu bez formátovania textu, vyberte možnosť Režim obyčajného textu.

Nastavenie predvoleného správania odpovede

Ako sa dozviete o niečo neskôr v tejto kapitole, keď otvoríte správu, Gmail ponúka tlačidlo Odpovedať, na ktoré kliknete, aby ste odoslali odpoveď osobe, ktorá správu odoslala. Ak bola správa odoslaná dvom alebo viacerým ľuďom a chcete poslať odpoveď všetkým, musíte kliknúť na tlačidlo Viac a potom kliknúť na Odpovedať všetkým.

Veľa ľudí zisťuje, že používajú Odpovedať všetkým častejšie ako Odpovedať, takže ďalšie kliknutie na tlačidlo Viac im bude trochu obťažovať. Našťastie môžete požiadať službu Gmail, aby zmenila veci a nastavila tlačidlo Odpovedať všetkým ako predvolené tlačidlo a tlačidlo Odpovedať, ku ktorému budete mať prístup, najskôr kliknete na položku Viac. Tu je postup:

Vyberte Nastavenia → Nastavenia. Gmail otvorí stránku Nastavenia so zobrazenou kartou Všeobecné.

Pre nastavenie Predvolené správanie pri odpovedi kliknite na prepínač Odpovedať všetkým, ako je znázornené. Ak sa chcete vrátiť k predvolenému nastaveniu Odpovedať, kliknite namiesto toho na prepínač Odpovedať.

Kliknite na tlačidlo Uložiť zmeny v spodnej časti stránky Nastavenia.

Kliknutím na prepínač Odpovedať všetkým nastavíte tento príkaz na predvolené správanie pri odpovediach Gmailu.

Odpovedanie a archivácia jedným ťahom

Archivácia správy – presunutie správy do priečinka Všetky správy v Gmaile – je záležitosťou dvoch krokov:

Kliknutím na Odpovedať odošlete odpoveď odosielateľovi správy.

Kliknutím na položku Archivovať presuniete prijatú správu do priečinka Všetky správy.

Ak zistíte, že tieto dva kroky vykonávate znova a znova, môžete Gmail rýchlo presvedčiť, aby ich spojil do jedného kroku:

Vyberte Nastavenia → Nastavenia. Gmail otvorí stránku Nastavenia so zobrazenou kartou Všeobecné.

Pre nastavenie Odoslať a archivovať kliknite na prepínač Zobraziť „Odoslať a archivovať“ v prepínači Odpovedať. Ak sa chcete vrátiť k predvolenému správaniu, kliknite namiesto toho na tlačidlo Skryť „Odoslať a archivovať“ v prepínači Odpovedať.

Kliknite na tlačidlo Uložiť zmeny v spodnej časti stránky Nastavenia.

Teraz, keď kliknete na Odpovedať alebo Odpovedať všetkým, výsledné zobrazené okno správy obsahuje tlačidlo Odoslať (to napravo) aj tlačidlo Odoslať a archivovať (to naľavo). Ak kliknete na Odoslať a archivovať, Gmail odošle odpoveď a automaticky presunie pôvodnú správu do priečinka Všetky správy. Sladký štvorec!

Kliknutím na tlačidlo Odoslať a archivovať automaticky archivujete pôvodnú správu.

Nastavenie predvoleného štýlu textu

Predtým v tejto kapitole hovorím o tom, ako môžete formátovať text správy pomocou iného písma, veľkosti textu, farby a iných atribútov. Ak zistíte, že neustále robíte rovnaké úpravy formátovania textu, môžete si ušetriť opotrebenie prstov nastavením týchto úprav v Gmailovom ekvivalente kameňa. Gmail ponúka nastavenie Predvoleného štýlu textu, ktoré zahŕňa písmo, veľkosť písma a farbu textu. Ak chcete zmeniť toto nastavenie na niečo, čo vyhovuje vášmu typografickému štýlu, postupujte takto:

Vyberte Nastavenia → Nastavenia. Gmail otvorí stránku Nastavenia so zobrazenou kartou Všeobecné.

Pre nastavenie Predvoleného štýlu textu použite ovládacie prvky Písmo, Veľkosť a Farba textu na formátovanie textu podľa preferencie. Pod týmito ovládacími prvkami text Takto bude vyzerať váš hlavný text zobrazuje výsledok vašej práce.
Ak v tom urobíte neporiadok, môžete začať od začiatku kliknutím na ikonu Odstrániť formátovanie (označená na obrázku).

Kliknite na tlačidlo Uložiť zmeny v spodnej časti stránky Nastavenia.

Na prispôsobenie textu e-mailu použite ovládacie prvky Predvoleného štýlu textu.

Zabránenie Gmailu v automatickom vytváraní kontaktov

Jedným z predvolených nastavení Gmailu je, že keď odošlete novú správu niekomu, kto nie je vo vašej aplikácii Kontakty (alebo na správu od neho odpoviete), Gmail automaticky pridá e-mailovú adresu tejto osoby do sekcie Ostatné kontakty v aplikácii Kontakty.

Prečo by to Gmail robil? Pretože takto, keď nabudúce začnete zadávať e-mailovú adresu danej osoby do poľa Komu, Kópia alebo Skrytá kópia, Gmail zobrazí adresu, takže si ju môžete vybrať a nemusíte písať celú. Toto sa nazýva automatické dopĺňanie adresy.

To je určite chvályhodný dôvod, ale znamená to, že v aplikácii Kontakty skončíte s množstvom potenciálne zbytočných adries. Iste, tieto adresy sú zastrčené v sekcii Iné kontakty, ale ak naozaj nechcete, aby sa všetky tieto adresy hromadili, môžete vypnúť automatické dopĺňanie adries vykonaním týchto krokov:

Vyberte Nastavenia → Nastavenia. Gmail otvorí stránku Nastavenia so zobrazenou kartou Všeobecné.

Posuňte sa nadol na nastavenie Vytvoriť kontakty na automatické dokončovanie a potom kliknite na prepínač Kontakty pridám sám, ako je znázornené.

Kliknite na tlačidlo Uložiť zmeny v spodnej časti stránky Nastavenia.

Kliknite na prepínač Sám pridám kontakty.

5 úžasných nastavení čítania

Čítanie správ v Gmaile sa javí ako ďalšia triviálna úloha. Koniec koncov, ak si chcete prečítať správu, kliknite na ňu a potom si prečítajte text buď v okne správy alebo na table na čítanie. Hotovo a hotovo, nie? Nie tak rýchlo. Gmail má množstvo nastavení, pomocou ktorých si môžete prispôsobiť zážitok z čítania podľa svojho štýlu. Zvyšok tejto kapitoly vás prevedie piatimi najužitočnejšími.

Vypína sa zobrazenie konverzácie

V predvolenom nastavení Gmail organizuje správy podľa konverzácií , čo sa týka pôvodnej správy a všetkých jej odpovedí, odpovedí na odpovede atď. Je to rozumné nastavenie, pretože uľahčuje sledovanie trendu konverzácie a nájdenie konkrétnej odpovede. Konverzácie tiež udržujú vašu doručenú poštu úhľadnú, pretože celá konverzácia sa nachádza v jednej „správe“ v doručenej pošte.

Napriek tomu mnohí ľudia nemajú radi organizovanie správ podľa konverzácií, pretože všetky správy sú „skryté“ v pôvodnej správe. Títo ľudia radšej vidia všetky svoje správy vonku.

Ak patríte do tohto tábora, môžete podľa týchto krokov vypnúť predvolené zobrazenie konverzácie v Gmaile:

Vyberte Nastavenia → Nastavenia. Gmail otvorí stránku Nastavenia so zobrazenou kartou Všeobecné.

Posuňte zobrazenie nadol na nastavenie Zobrazenie konverzácie a potom kliknite na prepínač Vypnúť zobrazenie konverzácie, ako je znázornené.

Kliknite na tlačidlo Uložiť zmeny v spodnej časti stránky Nastavenia.

Kliknite na prepínač Vypnúť zobrazenie konverzácie.

Pridávanie značiek dôležitosti

Gmail monitoruje, ako používate aplikáciu a aké správy dostávate, aby zistil, ktoré správy sú dôležité a ktoré nie. Ak analýza Gmailu povie, že správa je dôležitá, Gmail k správe automaticky pridá štítok Dôležité, čo znamená, že správu môžete zobraziť mimo hluku svojej doručenej pošty výberom štítku Dôležité v hlavnej ponuke.

To je veľmi užitočné, ale v tejto polievke je mucha: Jediný spôsob, ako zistiť, či Gmail označil správu za dôležitú, je zobraziť obsah štítka Dôležité. To znamená, že Gmail v doručenej pošte neponúka žiadne informácie o tom, ktoré správy sú dôležité a ktoré nie.

Ak sa vám to zdá úplne nesprávne, tu je postup, ako to opraviť:

Vyberte Nastavenia → Nastavenia. Gmail otvorí stránku Nastavenia so zobrazenou kartou Všeobecné.

Kliknite na kartu Doručená pošta.

Pre nastavenia značiek dôležitosti kliknite na prepínač Zobraziť značky, ako je znázornené.

Ak si myslíte, že je strašidelné, že Gmail analyzuje vaše správy z hľadiska dôležitosti, počujem vás. Našťastie sa dá toto šmírovanie vypnúť. Na karte Doručená pošta kliknite na prepínač Nepoužívať moje minulé akcie na predpovedanie, ktoré správy sú dôležité, a potom kliknite na položku Uložiť zmeny.

Kliknite na tlačidlo Uložiť zmeny v spodnej časti stránky.

Kliknite na prepínač Zobraziť značky.

Nastavenie maximálnej veľkosti strany

Štítky Gmailu môžu skončiť s množstvom správ. Gmail spracováva dlhé zoznamy správ tak, že ich rozdelí na samostatné stránky s až 50 správami (alebo konverzáciami, ak stále používate zobrazenie konverzácie) na stránku. V závislosti od toho, ako pracujete, sa vám 50 bude zdať buď ako smiešne veľké číslo, alebo ako smiešne malé číslo.

Či tak alebo onak, číslo nie je nemenné a pomocou týchto krokov môžete nastaviť inú maximálnu veľkosť strany:

Vyberte Nastavenia → Nastavenia. Gmail otvorí stránku Nastavenia so zobrazenou kartou Všeobecné.

Pre nastavenie Maximálna veľkosť strany použite rozbaľovací zoznam Zobraziť X konverzácií na stranu a vyberte, koľko správ (alebo konverzácií) chcete na stránku, ako je znázornené.

Kliknite na tlačidlo Uložiť zmeny v spodnej časti stránky Nastavenia.

Pomocou rozbaľovacieho zoznamu Zobraziť X konverzácií na stranu vyberte maximálnu veľkosť strany.

Správa upozornení

Gmail v predvolenom nastavení nezobrazuje na pracovnej ploche vášho počítača upozornenie, keď príde nová správa. Pravdepodobne je to tak dobre, pretože mnohé štúdie ukázali, že upozornenie na novoprijatú správu (a jej sprievodný „ping“) je rozptýlenie, a teda hlavný zabijak produktivity.

To znamená, že možno budete chcieť riskovať rozptýlenie a dať Gmailu povolenie na zobrazovanie upozornení na pracovnej ploche. Je tiež možné nakonfigurovať Gmail tak, aby zobrazoval upozornenia iba pre správy označené ako Dôležité, takže zvážte, že ide o kompromis hodný zváženia.

Tu sú kroky, ktoré treba dodržať, ak chcete službe Gmail udeliť povolenie na zobrazovanie upozornení na pracovnej ploche a nakonfigurovať tieto upozornenia:

Vyberte Nastavenia → Nastavenia. Gmail otvorí stránku Nastavenia so zobrazenou kartou Všeobecné.

V nastavení oznámenia na pracovnej ploche, kliknite na Kliknutím sem aktivujete upozornenie na ploche pre firmy Mail (kde spoločnosť je názov vašej firmy). Váš webový prehliadač sa vás opýta, či chcete povoliť mail.google.com zobrazovať upozornenia, ako je znázornené.

Váš prehliadač chce vedieť, či povolíte Gmailu zobrazovať upozornenia.

Kliknite na položku Povoliť.

Vyberte preferovanú možnosť upozornenia na pracovnej ploche:

• Upozornenia na novú poštu zapnuté: Kliknutím na tento prepínač zobrazíte na pracovnej ploche upozornenie na všetky prichádzajúce správy.
• Upozornenia na dôležité správy zapnuté: Kliknutím na tento prepínač (ako je znázornené) zobrazíte upozornenie na pracovnej ploche iba pre prichádzajúce správy, ktoré Gmail označuje ako Dôležité.

Kliknite na tlačidlo Uložiť zmeny v spodnej časti stránky Nastavenia.

Kliknutím na prepínač Dôležité upozornenia pošty zapnuté zobrazíte upozornenia na pracovnej ploche iba pre dôležité správy.

Označuje správy odoslané iba vám

Ak dostávate veľa pošty zo zoznamov adries a podobných skupinových správ, je užitočné rozlišovať medzi správami, ktoré dostávate prostredníctvom zoznamu alebo skupiny, a správami adresovanými priamo vám. (Rozlišovanie správ týmto spôsobom má ďalšiu výhodu v zlepšení detekcie spamu, pretože veľa nevyžiadaných správ sa odosiela ako hromadná korešpondencia.)

V prípade správ, ktoré dostávate, sú tu v skutočnosti tri úrovne adresovania, ktoré je potrebné rozlíšiť:

• Správy odoslané na jednu adresu, ktorá predstavuje zoznam adries alebo skupinu
• Správy odoslané na viacero individuálnych adries vrátane vašej
• Správy odoslané iba na vašu adresu

Nie je to všeobecne pravda, ale z vášho pohľadu možno predchádzajúci zoznam považovať za indikátor zvyšujúcej sa relevantnosti správy. To znamená, že správy odoslané do zoznamu adries alebo skupiny pravdepodobne nebudú až také relevantné; správy, ktoré dostanete a ktoré boli odoslané viacerým ľuďom, budú pravdepodobne relevantnejšie; a správy odoslané iba vám budú pravdepodobne najrelevantnejšie.

Gmail má funkciu nazývanú indikátory osobnej úrovne, ktorá odráža túto hierarchiu relevantnosti:

• Správy odoslané na jednu adresu, ktorá predstavuje zoznam adries alebo skupinu, nemajú žiadny indikátor.
• Správy odoslané na viacero individuálnych adries, vrátane vašej, sú označené šípkou (›).
• Správy odoslané iba na vašu adresu majú dvojitú šípku (»).

Ak to znie ako rozumné usporiadanie, začnite používať indikátory osobnej úrovne podľa týchto krokov:

Vyberte Nastavenia → Nastavenia. Gmail otvorí stránku Nastavenia so zobrazenou kartou Všeobecné.

Prejdite nadol na nastavenie Indikátory osobnej úrovne a kliknite na prepínač Zobraziť indikátory, ako je znázornené.

Kliknite na tlačidlo Uložiť zmeny v spodnej časti stránky Nastavenia.

Kliknite na prepínač Zobraziť indikátory.