Konvertujte súbory programu Word alebo Excel do formátu PDF

Adobe Acrobat Creative Suite 5 obsahuje nástroje, ktoré uľahčujú prevod súborov Microsoft Word a Excel do formátu PDF. Keď nainštalujete Acrobat do počítača, vyhľadá programy balíka Microsoft Office. Ak Acrobat nájde Word, Excel, PowerPoint alebo Outlook, nainštaluje doplnok – PDF Maker – do týchto programov, ktorý pomáha konvertovať dokumenty Microsoft Office do PDF jediným kliknutím.

Hoci sú Microsoft Word a Excel rozšírené štandardy na mnohých podnikových počítačoch, nie sú vždy najlepšou voľbou na distribúciu dokumentov.

Formátovanie dokumentov Microsoft Word a tabuliek Excelu sa mení v závislosti od písiem dostupných na počítači používateľov alebo dokonca na tlačiarni, na ktorej tlačia, zatiaľ čo súbory PDF môžu zachovať konzistentný vzhľad súboru na rôznych typoch počítačov.

Okrem toho je možné ľahko upravovať súbory Microsoft Word a Excel a používatelia môžu tiež kopírovať a extrahovať informácie z týchto súborov s niekoľkými obmedzeniami, zatiaľ čo súbory PDF sa kopírujú ťažšie a môžu byť zabezpečené pomocou robustných možností zabezpečenia.

Konverzia súboru Word alebo Excel do súboru PDF prekonáva tieto obmedzenia a je celkom jednoduchá. Vyberte si z dvoch spôsobov:

• V rámci programu Microsoft Word alebo Excel skontrolujte, či je otvorený dokument, ktorý chcete previesť na súbor PDF, a potom kliknutím na tlačidlo Vytvoriť PDF na hlavnom paneli nástrojov dokument preveďte.

• V balíku Office 2003 alebo staršom vyberte Adobe PDF→ Previesť do Adobe PDF.

Bez ohľadu na to, ktorú metódu si vyberiete, musíte zadať umiestnenie súboru PDF, ktorý sa vytvorí, a pomenovať súbor, pokiaľ ste nezmenili predvoľby programu PDF Maker.

V Office 2007 kliknite na tlačidlo Predvoľby na karte Acrobat alebo v starších verziách balíka Office vyberte Acrobat → Zmeniť nastavenia prevodu. V dialógovom okne Adobe PDF Maker zrušte výber možnosti Vyzvať názov súboru PDF, aby sa súbory PDF vygenerovali v jednom kroku bez zadania názvu súboru PDF.

Do dokumentov PDF, ktoré vytvoríte, môžete pridať funkcie. Kliknite na kartu Predvoľby, ak pracujete v Office 2007, alebo vyberte Acrobat → Zmeniť nastavenia prevodu v starších verziách balíka Office. V zobrazenom dialógovom okne skontrolujte nasledujúce nastavenia:

• Pripojiť zdrojový súbor : Spôsobí, že pôvodný dokument Office sa vloží do súboru PDF ako príloha. Keď je súbor PDF distribuovaný, pôvodný zdrojový súbor je zahrnutý do súboru PDF.

• Vytvárať záložky : Pridáva interaktívne záložky, ktoré uľahčujú navigáciu v súbore PDF. Záložky sa pridávajú na základe štýlov programu Microsoft Word, ako je napríklad text so štýlom Nadpis 1. Záložky sa pri prezeraní dokumentu PDF zobrazia na paneli Záložky.

• Pridať odkazy : Automaticky konvertuje odkazy programu Word, ako sú webové adresy, na odkazy PDF, ktoré môžete použiť pri prezeraní súboru v aplikácii Acrobat alebo Adobe Reader. V dialógovom okne Predvoľby aplikácie PDF Maker kliknite na kartu Word, aby ste získali prístup k ďalším možnostiam prepojenia, ktoré možno integrovať do súborov PDF vytvorených z Wordu.