Kako ustvariti in poslati e-pošto za spajanje pošte Word 2010

V Wordu 2010 spajanje pošte vključuje odpiranje enega dokumenta Word, mešanje seznama imen in drugih informacij ter nato združevanje (združitev) vsega. Word vam omogoča pošiljanje e-poštnih sporočil po meri z možnostjo E-pošta za spajanje pošte. (Ta možnost deluje samo, če ste v računalniku konfigurirali program Microsoft Outlook.)

1 Začnite nov, prazen dokument.

Uporabite lahko bližnjico na tipkovnici Ctrl+N.

2Na zavihku Pošta izberite Začni spajanje pošte→ E-poštna sporočila.

Word se spremeni v pogled spletne postavitve, ki se uporablja za ustvarjanje internetnih dokumentov v Wordu.

3Ustvarite svoje e-poštno sporočilo, tako da v polja v sporočilu vtipkate VSE VELIKE VLIKE.

Z uporabo VSEH VELIKIH VELIKIH VELIKIH, lahko preprosto najdete dele sporočila, ki jih želite prilagoditi, na primer ime in lokacijo nekoga.

4 Shranite svoj dokument.

Shranite lahko z bližnjico na tipkovnici Ctrl+S.

5Na zavihku Pošiljanje v skupini Začni spajanje pošte izberite Izberi prejemnike→ Vnesite nov seznam.

Če ta možnost ni na voljo, niste pravilno ustvarili glavnega dokumenta. V nasprotnem primeru vidite pogovorno okno Nov seznam naslovov.

Word predvideva, da potrebujete ducat polj za vašo združevanje pošte, kar je neumno, vendar se morate spopasti s številko. Naslednji koraki torej odstranijo polja, ki jih v dokumentu ne potrebujete, in jih nadomestite s polji, ki jih vaš dokument zahteva.

6 Kliknite gumb Prilagodi stolpce.

Pojavi se pogovorno okno Prilagodi seznam naslovov, v katerem so prikazana polja, za katera Word domneva, da jih potrebujete. Takšne neumnosti ni mogoče dopustiti.

7Izberite polje, ki ga ne potrebujete, in kliknite gumb Izbriši.

Prikaže se potrditveno pogovorno okno.

8 V potrditvenem pogovornem oknu kliknite Da.

Pogovorno okno se zapre in nepotrebno polje izgine.

9 Ponovite koraka 8 in 9 za vsako polje, ki ga ne potrebujete.

Ko odstranite odvečna polja, je naslednji korak, da dodate polja, ki jih potrebujete - če obstajajo.

10Če želite v dokument dodati polje, ki ga potrebujete, kliknite gumb Dodaj.

Pojavi se majhno pogovorno okno Dodaj polje.

11 Vnesite ime polja in kliknite gumb V redu.

Poimenujte polje, da odražate vrsto informacij v njem; na primer, Shark Bite Location.

12 Ponovite koraka 11 in 12 za vsako novo polje, ki ga potrebujete v glavnem dokumentu.

Ko končate, preglejte seznam. Moral bi se ujemati s seznamom polj VSEH VELIKIH VELIKIH V vašem dokumentu (če ste se odločili, da jih ustvarite). Ne skrbite, če ne – polja lahko dodate pozneje, čeprav to traja več časa.

13 Kliknite V redu.

Zdaj vidite, da so prilagojena polja prikazana kot naslovi stolpcev v pogovornem oknu Nov seznam naslovov.

Zdaj ste pripravljeni, da izpolnite seznam prejemnikov.

14 Vnesite podatke zapisa.

Vnesite informacije, ki so primerne za vsako polje: na primer ime, naslov, priljubljeno mesto za suši ali planet izvora.

15 Pritisnite Tab za vstop v naslednje polje.

Ko izpolnite zadnje polje, boste verjetno želeli dodati še en zapis.

16 Če želite dodati nov zapis, po vnosu zadnjega polja pritisnite tipko Tab.

Ko pritisnete tipko Tab na zadnjem polju v zapisu, se samodejno ustvari nov zapis in se doda v naslednjo vrstico.

17 Ponavljajte korake od 15 do 17, dokler ne vnesete vseh želenih zapisov.

Nadaljujte z izpolnjevanjem podatkov!

18 Ko končate, preglejte svoje delo.

Vsako polje v katerem koli zapisu lahko urejate tako, da ga izberete z miško.

19 Kliknite V redu.

Pojavi se posebno pogovorno okno Shrani kot, v katerem lahko shranite seznam prejemnikov.

20 Vnesite ime za seznam prejemnikov.

Najboljša so opisna imena. Konec koncev lahko znova uporabite isti seznam prejemnikov.

21 Kliknite gumb Shrani.

Vrnete se k svojemu dokumentu. Naslednji korak v agoniji pri spajanju pošte je mešanje polj s seznama prejemnikov v glavni dokument.

22 V glavnem dokumentu izberite nadomestno polje za polje.

Če ste za vstavljanje polj v svoj dokument uporabili ogradne oznake VSE VELIKE VELIKE pisave, bi jih morali zlahka poiskati.

23Kliknite ukazni gumb Vstavi polje za spajanje.

Prikaže se meni Insert Merge Field, ki prikazuje polja glede na seznam prejemnikov, ki je povezan z glavnim dokumentom.

24Izberite ustrezno polje, ki ga želite vstaviti v svoje besedilo.

Če na primer besedilo FIRST v dokumentu zamenjate s prvim poljem, izberite prvo polje v meniju Vstavi spojno polje. Polje je vstavljeno v vaš dokument in nadomesti besedilo VSE VELIKE VLIKE.

25 Nadaljujte z dodajanjem polj, dokler dokument ni dokončan.

Po potrebi ponovite korake od 23 do 25, da vstavite vsa polja v dokument.

26 Shranite glavni dokument.

Zdaj ste pripravljeni na pošiljanje več e-poštnih sporočil.

27Izberite Dokončaj in združi → Pošlji e-poštna sporočila.

Prikaže se pogovorno okno Spajanje v e-pošto.

28Na spustnem seznamu Za izberite polje za e-poštni naslov.

Seznam prejemnikov vašega dokumenta mora vsebovati e-poštni naslov, ne glede na to, ali je ta naslov v dokumentu ali ne. Če se ne, uredite seznam prejemnikov, da bo vključeval naslov.

29 Vnesite zadevo sporočila in kliknite V redu.

Videti je, kot da se ni nič zgodilo, vendar so bila sporočila postavljena v Outlookovo pošiljanje.

30 Odprite Outlook.

Ko odprete Outlook, se pošljejo sporočila, ki ste jih postavili v čakalno vrsto (če ste Outlook konfigurirali za pošiljanje čakajočih sporočil, ko je odprt).