Ko uporabljate Office 2011 za Mac, boste kmalu ugotovili, da lahko Word 2011 odpre spletne strani, ki ste jih shranili iz spletnega brskalnika. Če spletna stran vsebuje tabelo HTML (HyperText Markup Language), lahko uporabite funkcije Wordove tabele. Morda boste lažje kopirali samo tabelni del spletne strani iz spletnega dokumenta in ga prilepili v delujoč Wordov dokument.
Na neki točki boste morda naleteli na datoteko PDF (Portable Document Format), ki vsebuje dragocene informacije o tabeli, ki jih želite ekstrahirati. Če so informacije o tabeli v dokumentu PDF na podlagi besedila in ne skenirane slike, lahko uporabite aplikacijo Mac OS X Preview, da poskusite pridobiti informacije o tabeli. Sledite tem korakom:
Odprite datoteko PDF v aplikaciji Mac OS X Preview.
V Predogledu izberite Uredi → Izberi vse.
V Predogledu izberite Uredi → Kopiraj.
Preklopite na Microsoft Word tako, da kliknete Wordovo ikono Dock ali uporabite kateri koli način, ki ga običajno uporabljate za preklapljanje ali zagon aplikacij.
Prepričajte se, da imate odprt nov ali obstoječi dokument.
V Wordu izberite Uredi → Prilepi.
Morda boste morali ročno izbrisati tuje podatke. Če besedilo ni bilo prilepljeno, PDF verjetno ne vsebuje nobenega besedila ali pa je zaklenjen in tega načina ne morete uporabiti za pridobivanje podatkov. Če je tako, se morate tukaj ustaviti. Če je bilo besedilo prilepljeno, nadaljujte.
V Wordu izberite prilepljeno besedilo, ki ga želite pretvoriti v tabelo.
Pretvorite izbor besedila v tabelo tako, da izberete Tabela→ Pretvori→ Pretvori besedilo v tabelo.
Word iz podatkov naredi tabelo.
PDF-ji lahko vsebujejo tabele, ki so bile shranjene kot slike, prav tako spletne strani in drugi dokumenti, ki jih lahko najdete na spletu. V tem primeru potrebujete programsko opremo Optical Character Recognition (OCR) za pretvorbo slik besedila v dejansko besedilo. Programska oprema za OCR ni vključena v Office. Znano je, da so poceni skenerji dobavljeni z visokokakovostno programsko opremo za OCR, ki je vredna celo več kot optični bralnik. ReadIris (www.readiris.com) je odličen za OCR.