Strømautomatiser strømningstyper og når du skal bruke dem

Forvirret om strømningstyper for Power Automate? I denne bloggen går vi gjennom likhetene og forskjellene mellom de ulike typene flyt, og vi bestemmer når vi skal bruke hver flyt. Vi går gjennom en enkel beslutningsprosess som vil hjelpe deg å bestemme. Dette er det første trinnet du må gjennom når du oppretter en flyt. Du kan se hele videoen av denne opplæringen nederst på denne bloggen.

Power Automate er en del av Power Platform. Den brukes til å automatisere flyter, som bare er visuelle representasjoner av oppgaver. Der jeg finner at mange nybegynnere bruker Power Automate, er at de ikke vet hvilken flyt de skal bruke for deres situasjon.

Det er 5 flyter på høyre side, og når du først starter, spør Power Automate deg hvilken type flyt du vil lage. Du kan velge Business Process, Desktop, Automated Cloud, Instant Cloud og Scheduled Cloud. Det er mye for en nybegynner, fordi avhengig av oppgaven du har, kan du velge Desktop-flyt eller du kan velge Scheduled Cloud.

Så i denne opplæringen har jeg ganske enkelt tegnet ut en beslutningsprosess eller et diagram som du kan gå gjennom med en oppgave i tankene som alltid vil fortelle deg hvilken flyt du skal bruke for oppgaven din.

Så tenk på en oppgave du vil automatisere. Det kan være alt som kan gjentas og ikke-kreativt som du gjør på en dag-til-dag-basis eller en uke-til-uke-basis eller en måned-til-måned basis. Det spiller ingen rolle. Med det i tankene må du svare på tre spørsmål.

Innholdsfortegnelse

• Hvordan velge hvilke strømningstyper som skal automatiseres
• Konklusjon

Hvordan velge hvilke strømningstyper som skal automatiseres

Det første spørsmålet er: Krever oppgaven flere komplekse berøringspunkter og er dataene relatert til oppgaven i en standardtabell i Dataverse?

Hvis du ikke vet hva Dataverse er, går du automatisk til NO-braketten, og du kan gå videre. Men hvis bedriften din bruker Dataverse og hvis oppgaven du ønsker å automatisere er knyttet til en av tabellene i Dataverse, kan du gjøre automatisering på tvers veldig enkelt ved å bruke en. Forretningsprosessflyter brukes i forbindelse med Dataverse-tabeller for å veilede brukere gjennom flertrinnsprosesser.

Det neste du må spørre om, forutsatt at du har svart NEI her, (noe jeg føler at mer enn 99 % av folk sannsynligvis vil gjøre) er hva slags handling du vil automatisere .

Det er to svar her. Enten vil du bare automatisere handlinger som er knyttet til koblinger , eller du vil i tillegg også automatisere handlinger på skrivebordet eller på nettet .

Hva er Power Automate-koblinger? De er rett og slett tredjepartskontakter som Power Automate bruker for å automatisere handlinger .

For eksempel er en Power Automate Connector outlook. Handlingene knyttet til Outlook-koblingen lar deg sende en e-post. Den lar deg opprette en gruppe. Den lar deg svare på en e-post, videresende en e-post, eh, finne ut om en e-post har blitt mottatt i innboksen din eller ikke.

Så alle disse handlingene er en del av Outlook-koblingen. Hvis alle handlingene dine involverer handlinger som allerede er med en Power Automate Connector, kan du gå denne ruten og det er mye enklere. Imidlertid, hvis du har en handling som ikke er en Power Automate Connector, må du velge Desktop- flyt fordi den vil dekkes via skrivebordet eller nettet.

Power Automate har tusenvis av kontakter som de har installert. Dette er ting som folk vanligvis gjør. Hvis det er noen handling du vil gjøre på en SQL-server eller på Twitter eller på 12 Trello eller på slack, for eksempel, så er det en Power Automate Connector som allerede er bygget for deg.

Mer enn 90 % av oppgavene du ønsker å gjøre, det er en kobling for deg. Du må bare finne den. Og den beste måten å gjøre det på er å gå til denne URL-en og bare søke etter koblinger der.

For eksempel vil du automatisere flyttingen av en mappe fra en fil til den andre på datamaskinen din. Eller la oss si at hvis du har proprietær programvare på datamaskinen din som ikke har en Power Automate Connector, så må du bruke en skrivebordsflyt for det.

Det siste spørsmålet du vil svare på er: hvordan trigger du egentlig flyten? Med andre ord, hvordan vet du når flyten faktisk starter ?

Det er tre forskjellige typer: hendelse, klikk og tid.

Den første er hendelsen ( automatisert skyflyt ). Vil du at flyten skal utløses basert på en hendelse som skjer ? Så la oss si at hvis oppgaven din er å lage en gjøremålshandling for deg selv hver gang du får en e-post fra sjefen din, er det merket som høy viktighet. Vel, den faktiske handlingen er å sette gjøremålet riktig, men utløseren er hendelsesbasert. Det er basert på en hendelse som skjer, og hendelsen er at du får den e-posten. Så da bør du velge Event.

Deretter har vi Click ( Instant Cloud flow ), som betyr at du vil utløse handlingen når du vil . Så hvis du klikker på en knapp, skjer handlingen faktisk. Noen måter jeg har sett dette brukt, for eksempel, er la oss si at hvis du ønsker å skape en flyt i Slack som sett sender en gratulasjonsmelding til alle etter et stort styringskomitémøte du har hatt.

I stedet for å gå til Slack og sende meldinger til alle individuelt og alt det der, kan du lage en flyt som er basert på et klikk på en knapp. Du kan bare gå inn i Power Automate, klikke på en knapp, og det sender bare en gratulasjonsmelding til alle i Slack-gruppen din eller alle i møtet eller alle du spesifiserer. Men utløseren er et klikk på en knapp som er basert på når du vil gjøre det.

Til slutt kan du ha flyter basert på tid ( Scheduled Cloud flow ). Dette er typene flyter du vil kjøre. For eksempel hver uke, hver dag, hver time, hver måned, to ganger i måneden, tre ganger i måneden, fire ganger i året, kvartalsvis, etc.

For eksempel vil du sende en e-post på slutten av hver uke som oppsummerer alle kundene du har registrert de siste 10 dagene. Så du vil bruke e-postkoblingen, og du vil også bruke en SharePoint-kobling fordi sannsynligvis dataene dine vil være i SharePoint på det tidspunktet.

Konklusjon

Så det er hvordan du bestemmer hvilken flyt du skal bruke basert på oppgaven du faktisk ønsker å automatisere. Igjen spør du deg selv, krever flyten flere komplekse berøringspunkter, eller er dataene dine i en standardtabell? Og Dataverse hvilken handling vil du automatisere? Og hvordan vil du trigge flyten?

Forretningsprosessflyter er de vanskeligste å lage etterfulgt av Desktop-flyter, etterfulgt av de resterende tre flytene.

Jeg håper at alt ga mening. Hvis det ikke stemmer, legg igjen en kommentar og still meg et spørsmål. Se hele videoen nedenfor av denne opplæringen for mer informasjon

Beste ønsker!

Henry