Sjekk ut og sjekk inn SharePoint-filer

 Som en dokumenthåndteringsplattform tilbyr SharePoint uunnværlige funksjoner som f.eks, sjekk ut og sjekk inn som hjelper brukerne å endre måten de jobber på. I denne bloggen vil vi forstå hvordan funksjonen for utsjekking og innsjekk i SharePoint-filer fungerer.

Innsjekking og utsjekking er vanlige begreper knyttet til dokumenthåndteringssystemer, inkludert SharePoint. De er nyttige for å forhindre konflikter når flere personer ønsker å redigere de samme elementene eller filene samtidig. 

Hvem som helst på enbiblioteket kan åpne en fil og gjøre endringer samtidig. Inn- og utsjekkingsfunksjonen i SharePoint er nyttig hvis vi ikke vil at noen skal åpne eller redigere en bestemt fil som vi redigerer for øyeblikket.  

Innholdsfortegnelse

• Hvordan sjekke ut SharePoint-filer
• Slik sjekker du inn SharePoint-filer
• Sjekke endringene i versjonsloggen
• Konklusjon

Hvordan sjekke ut SharePoint-filer

Ved å sjekke ut filer får du mest mulig ut av versjonsstyring. Begrepet utsjekking beskriver prosessen med å få en versjon av et dokument eller listeelement i en liste eller et bibliotek. Ved å sjekke ut et element eller en fil, kan en bruker hindre andre i å redigere det innholdet. For å gjøre det, klikk bare på ellipsen ved siden av filen. Klikk Mer og klikk deretter Sjekk ut . 

Dette forteller SharePoint å ikke la noen andre åpne eller redigere denne filen fordi vi for øyeblikket redigerer den. Som vi kan se, la den også til et rødt pilmerke for filen. 

Hvis vi holder musepekeren over det røde pilmerket, kan vi se en melding som indikerer at vi sjekket ut denne filen slik at andre medlemmer ikke kan redigere, sjekke inn eller sjekke den ut.

Siden det var vi som sjekket ut denne filen, kan vi fortsatt redigere den. La oss åpne denne filen.

La oss deretter gjøre noen endringer. La oss for eksempel skrive " Min favorittbil er Honda Civic ".

Etter det, la oss lukke den.

La oss åpne den igjen, så ser vi at endringene våre blir lagret. Igjen, bare de som sjekket ut denne filen kan redigere den. Andre medlemmer kan ikke gjøre noe med denne filen akkurat nå.

Hvis vi er ferdige med å redigere denne filen og vi vil at andre medlemmer skal kunne redigere den, trenger vi bare å sjekke inn filen. 

Slik sjekker du inn SharePoint-filer

Begrepet innsjekking beskriver prosessen med å legge til et nytt eller endret element eller fil til en for å erstatte den forrige versjonen. Ved å sjekke inn en SharePoint-fil kan brukeren tillate andre å redigere innholdet uten å bekymre seg for å overstyre endringer som andre har gjort. For å gjøre det klikker du bare på ellipsen igjen, klikker på Mer og klikker deretter på Sjekk inn .

Vi kan også sjekke inn filen ved å bare holde musepekeren over det røde merket, og ved å klikke på Sjekk inn .

Vi kan deretter legge til noen kommentarer om hvilke endringer vi gjorde på denne filen. For dette eksemplet, la oss skrive " Lagt til en ny linje som forteller alle hva favorittbilen min er ". 

Klikk deretter på Sjekk inn- knappen.

Nå er alt tilbake til det normale og det er ikke lenger rødt merke. Dette betyr at hvem som helst kan åpne og redigere filen på nytt samtidig.

Sjekke endringene i versjonsloggen

Endringene vi har gjort kan også sees i versjonsloggen . La oss åpne den ved å klikke på ellipsen og deretter velge Versjonshistorikk .

Vi kan se her at siste versjon har en kommentar. Det er kommentaren vi la til tidligere da vi sjekket inn filen.

Konklusjon

For å oppsummere, hvis vi ønsker å gjøre en redigering i SharePoint-filer og sørge for at ingen andre kan gjøre endringer samtidig, kan vi sjekke ut en fil, gjøre endringene og sjekke den inn igjen.

Mens elementet eller filen er sjekket ut, kan andre brukere bare se den siste inn. De vil ikke kunne se endringene som gjeldende bruker har gjort på filen mens den er sjekket ut.

Denne funksjonen brukes for revisjonsrelaterte forretningsjobber som kontrakter. De to store fordelene med denne funksjonen er at når den er sjekket ut, kan ingen andre redigere filene mens vi redigerer den, og når vi sjekker inn filen, kan vi gi en kommentar som beskriver hva vi endret i den filen. 

Beste ønsker,

Henry