SharePoint-tillatelser | Grupper vs. Nivåer

I denne bloggen vil vi diskutere SharePoint-tillatelser . Vi vil forklare hvorfor de er viktige og hvorfor du bør bruke dem. Sammen med det vil vi snakke om forskjellen mellom tillatelser og autentisering . I tillegg vil vi diskutere grupper og nivåer og hvorfor det å lære forskjellen mellom de to er en kritisk faktor når du konfigurerer tillatelser på SharePoint-nettstedet ditt.

SharePoint-tillatelser er en grunnleggende funksjon på et SharePoint-nettsted. Det holder nettstedet mer organisert og håndterbart. Det vil også gi sikkerhet på hele nettstedet.

Innholdsfortegnelse

• Tillatelser kontra autentisering
• Viktigheten av SharePoint-tillatelser
• Grupper vs nivåer: En oversikt over SharePoint-tillatelser
  • Grupper Kategorier
  • Nivåkategorier
• Viktigheten av grupper og nivåer for SharePoint-tillatelser
• Konklusjon

Tillatelser kontra autentisering

Tillatelser og autentisering er to lignende ting, men det kan gi deg fordeler for hver. De vil gi nettstedet sikkerhet.

Når du setter opp en SharePoint-sidetillatelse, lar du en eller flere bestemte personer fra organisasjonen din få tilgang til en side. De vil kunne gjøre noen endringer, legge til eller slette en fil.

På den annen side gir Autentisering ekstra sikkerhet da brukeren må bevise hvem han/hun egentlig er. Bortsett fra å skrive inn passord når en bruker logger på, må de bevise at de er det de sier de er.

Når du logger på nettstedet ditt, gjøres autentisering gjennom Microsoft 365. Husk at autentiseringen gjøres utenfor SharePoint-autentisering. Dette er fordi SharePoint-nettstedet er det samme som autentiseringen for Outlook, Microsoft 365 eller noe Microsoft-relatert.

For å si det enkelt, Autentisering beviser at du er den du sier du er, mens Tillatelser er basert på hvem du er.

Viktigheten av SharePoint-tillatelser

SharePoint-tillatelser gir fordeler for organisasjonen din. Hvis du ikke vil at andre personer fra organisasjonen din skal få tilgang til en liste eller data, eller til og med selve siden, vil Tillatelser løse det for deg.

Den største fordelen som tillatelser kan gi organisasjonen din, er at du vil kunne tillate hvem i gruppen din som kan få tilgang til hvilken side og fil.

For eksempel vil du at person A skal få tilgang til siden. Denne personen kan legge til og endre dataene på siden. Og hvis andre mennesker prøver å få tilgang til siden, ville de ikke være i stand til det. Men når de er autentisert at de er person A , kan de få tilgang til og kontrollere siden.

Men det beste med å angi tillatelsene på hele SharePoint-siden er balansen.

Som nevnt ovenfor kan du angi at en person i organisasjonen din skal ha kontroll over en side mens de andre har de andre sidene. Du kan også sette en gruppe på en side, og ha individuelle innstillinger for alle.

For eksempel kan du gi Person A innstillinger 1, 5, 10 og 12, mens Person B har innstillinger 2, 6, 8. Person C har innstillinger 11, 12, 13, 14 og de andre medlemmene av organisasjonen. Dette betyr at person A ikke kan få tilgang til et dokument som person C har. Det samme gjelder person B til person C .

Du kan også gi alle brukere tillatelser . Dette vil tillate dem å ha full tilgang til hele nettstedet. De kan legge til, redigere, slette og mye mer. Vi vil imidlertid ikke anbefale dette. Siden de har full tilgang, kan de ved et uhell slette en fil og tømme papirkurven.

Grupper vs nivåer: En oversikt over SharePoint-tillatelser

SharePoint-tillatelser er sammensatt av to hovedfaktorer: grupper og nivåer . I denne delen av bloggen vil vi forklare forskjellene deres, og hvorfor de er viktige.

Grupper (noen ganger kalt lag ) og nivåer har kategorier.

Grupper Kategorier

• Eiere. Det er de som eier siden og har full kontroll. Dette er i utgangspunktet eieren, og i de fleste tilfeller, deres høyre hånd eller noen de stoler fullt og helt på.
• Medlemmer. De er direkte relevante for SharePoint-siden.
• Besøkende. Dette er alle menneskene i organisasjonen din. De er kanskje ikke direkte relevante for SharePoint-nettstedet.

Du må imidlertid huske på at du også kan legge til andre grupper. Hvis du har en stor organisasjon, kan du navngi dem avhengig av deres kontor eller plassering. Andre eksempler er " Senior Management ", " Tenured ", " Cisco Members " og mye mer.

Nivåkategorier

• Full kontroll. Det er her personer i gruppen har full tilgang. Hovedsakelig har eiergruppen dette nivået.
• Design. Grupper kan legge til en side og designe den. De kan også legge til nye sider, redigere tabellkonstruksjoner, redigere tabellkolonner og endre kolonneformatering
• Redigere. Dette har et lavere nivå enn Design fordi brukere på dette nivået ikke kan legge til sider eller data på SharePoint-nettstedet.
• Bidra. Grupper på dette nivået kan legge til elementer i listen, redigere strukturen deres eller legge til kommentarer. De vil ikke kunne legge til nye sider.
• Lese. Dette er det laveste standardnivået. De kan bare lese data og kan ikke endre noen elementer.

I likhet med Grupper kan du også legge til andre nivåer. For eksempel kan du lage et nivå som heter " Godkjenning " og det vil bare ha tillatelser til å godkjenne ting, ikke å redigere ting bare for å godkjenne dem. Du kan ha et annet tillatelsesnivå kalt lesetabeller, som bare lar brukere lese tabeller på nettstedet ditt og ingenting annet.

Viktigheten av grupper og nivåer for SharePoint-tillatelser

Hovedfordelen med grupper og nivåer er justeringen av tillatelser . Du kan angi hvem i organisasjonen som skal være i eiergruppen og andre grupper til deres tilsvarende nivåer.

Men den beste delen av det er at du kan legge til nye grupper og nivåer bortsett fra standarden. Med dette kan du enkelt bestemme hvem som har spesifikke tillatelser, da du kan mikse og matche nivåene. I tillegg kan du spesifisere hva de kan gjøre.

For eksempel har vi en ny gruppe, og vi kaller den Group X . La oss deretter lage andre tillatelsesnivåer, og vi kaller det nivå 1 og nivå 2 . Grupper på nivå 1 kan redigere en side, mens grupper på nivå 2 kan endre kolonneoverskriften til en tabell. Og hvis vi justerer gruppe X til både nivå 1 og nivå 2 , vil de ha tillatelser på begge.

Husk at hvis en bruker er en del av flere grupper, vil de arve begge tillatelsene sine. En bruker kan for eksempel være en del av besøksgruppen og gruppe X . Det betyr at brukeren vil ha Les -nivået og samtidig nivå 1 og nivå 2 . 

Du kan også mikse og matche Tillatelser på nivåer for full tilpasning.

Konklusjon

For å oppsummere alt, har du lært hva SharePoint-tillatelser handler om, og hvorfor de er veldig viktige. Du lærte også forskjellen mellom grupper og nivåer sammen med deres kategorier.

Bruk av tillatelser på SharePoint er sterkt anbefalt fordi det gir sikkerhet. Dessuten gjør det organisasjonen mer systematisert ettersom alle kan ha sine egne tillatelser .

Jeg håper at dette var nyttig. Hvis du vil vite mer om dette emnet og annet relatert innhold, kan du absolutt sjekke listen over relevante lenker nedenfor. 

Beste ønsker,

Henry