SharePoint-metadata | En introduksjon

I denne bloggen viser vi deg hvordan du organiserer filene dine gjennom mappestruktur. Vi vil også snakke om fordelene med SharePoint-metadata for å enkelt organisere og finne filene våre sammenlignet med bruk av mappehierarki. 

SharePoint-metadata er tilleggsinformasjonen om filene dine, ikke innholdet i filene. Det hjelper brukere å enkelt finne, hente og organisere innholdet ditt.

Å organisere filene våre på riktig måte hjelper oss med å finne dem riktig, noe som er avgjørende for produktiviteten vår. På datamaskinen vår grupperer vi vanligvis filene våre gjennom mappestrukturer eller hierarki.

Innholdsfortegnelse

• Bruke den tradisjonelle mappestrukturen på SharePoint
• Bruke mappehierarki i stedet for SharePoint-metadata
• Fordeler med SharePoint-metadata for å organisere filer
• Konklusjon

Bruke den tradisjonelle mappestrukturen på SharePoint

Noen mennesker foretrekker fortsatt å organisere filene sine ved hjelp av mapper. For dette eksemplet har vi en mappe som heter Utgifter – TRADISJONELL .

Inne i denne mappen finner du eksempler på utgiftsrapporter fra de forskjellige avdelingene i selskapet vårt. Den første organiseringen vi gjorde på disse filene er ved å gi dem nytt navn.

E står for utgift, etterfulgt av avdelingsnavnet, hva utgiften går til, deretter en tilfeldig tallkode på slutten. I et stort selskap kan det være hundre av disse rapportene hver dag. Derfor vil det ikke være så nyttig å organisere dem gjennom navn. 

Det første vi kan gjøre for å organisere dem er å lage mapper og separere dem etter avdelingene deres.

Så vi flyttet alle regnskapsutgiftsrapportene til regnskapsmappen, HR-utgiftsrapporten til HR-mappen, og så videre.

Så det er den tradisjonelle måten å organisere filene våre på i dokumentbibliotekene våre. 

Bruke mappehierarki i stedet for SharePoint-metadata

Men bruk av mapper eller katalogsystemer begrenser oss ved å ha bare én måte å gruppere filene våre på. For dette tilfellet lar det oss bare organisere basert på én kategori, som er avdelingen. Så hvis vi vil se på alle reise- eller forsyningsrelaterte rapporter, må vi se etter dem i hver av avdelingsmappene. Det er ikke veldig effektivt og gjør det fortsatt vanskelig å finne filer. 

Et annet problem med bare å bruke mappehierarki for å organisere filer er filduplikater. Vi vil kanskje gruppere filene våre etter avdelinger og også etter utgiftstype. Med disse har vi kanskje tenkt å lagre en kopi av den samme filen, men i hver mappe.

Vi kan også søke i filene våre på SharePoint via søkefeltet. Noen brukere kan imidlertid stave filrapportene feil. 

Fordeler med SharePoint-metadata for å organisere filer

SharePoint-metadata gir tilleggsinformasjon om filene våre, for eksempel filnavn, opprettelsesdato, hvem som opprettet det, filstørrelse, filtype og mange flere. Dette hjelper oss å organisere, hente og finne filene våre enkelt.

I eksempelbildet nedenfor kan vi se metadataene gjennom kolonnene Navn , Modifisert , Modifisert av , Avdeling og Utgiftstype . Det er mange måter å bruke disse metadatakolonnene på, som å lage visninger , gruppere etter og filtrering . 

Vi kan lage flere metadatakolonner og tilpasse dem basert på våre behov. Noen metadatakolonner som Modifisert og Modifisert av fylles automatisk ut, noe som betyr at vi ikke kan endre dem. 

For eksempelfilen vår opprettet vi kolonnen Avdeling og utgiftstype sammen med filter og gruppe etter funksjon. 

Derfor kan vi enkelt gruppere eller finne filene etter avdeling eller utgiftstype.

Vi kan også bruke SharePoint-metadata for informasjonssikkerhet som å blokkere brukere fra å se eller redigere enkelte filer. Med dette kan vi trygt lagre filer som er private eller sensitive i organisasjonen vår. 

Konklusjon

For å oppsummere er vi i stand til å forstå forskjellen mellom å organisere filer gjennom mappehierarki og å bruke SharePoint-metadata. Husk at SharePoint-metadata er informasjonen om filene dine, ikke innholdet i filene.

Den kan tilpasses fullstendig avhengig av roller og bransje. Den kraftigste funksjonen som metadata gir oss er ved å ha muligheten til å gruppere, sortere eller enkelt finne filene våre. Du vil lære mer om dette når du forstår hvordan du legger til metadatakolonner. 

Beste ønsker,

Henry