SharePoint-maler for dokumentbiblioteker

Maler er forhåndsbygde design som vi kan bruke til å standardisere en bestemt layout. I denne opplæringen skal vi snakke om hvordan du legger til og bruker egendefinerte SharePoint-maler på . 

Dokumentmaler kan lagres og gjenbrukes for å standardisere prosesser og bringe konsistens i en organisasjon. De er vanligvis forhåndsformatert på en måte som informerer bruken av dokumentet.

Innholdsfortegnelse

• Viktigheten av å bruke dokumentmaler i SharePoint
• Laste opp dokumentmaler på SharePoint
• Bruke SharePoint-maler for dokumenter
• Konklusjon

Viktigheten av å bruke dokumentmaler i SharePoint

Hovedårsaken til å bruke en dokumentmal i SharePoint er at den sparer tid for brukerne. I stedet for å måtte bruke tid på å formatere en type dokument hver gang vi bruker den, kan vi bare lagre en dokumentmal og deretter bruke den på nytt. I tillegg kan bruk av maler sikre ensartethet ettersom det holder alt formatert riktig. 

For eksempel, hvis vi er et bilfirma, har vi vanligvis en Excel-tilbudsfil for selgerne. I dette eksemplet har vi en Quotes- mappe.

Inne i denne mappen har vi noen eksempler på Excel-tilbudsfiler for Honda og Ford . 

Når vi åpner disse tilbudsfilene, kan vi se at de har forskjellige formater som kan være forvirrende for den som vil sjekke dem eller lage en ny tilbudsfil for et annet bilfirma. 

Dessuten, hvis en annen bruker trenger å lage en tilbudsfil, kan de ha en annen måte å lage den på. 

Vi kan tilby en mal som salgsbrukerne kan bruke hver gang de skal lage et tilbud. Deretter kan vi laste det opp på SharePoint. 

Laste opp dokumentmaler på SharePoint

For denne opplæringen har jeg laget et eksempel på tilbudsmal som jeg vil at brukerne skal bruke hver gang de skal lage et tilbud. På denne malen la jeg til navnet på selskapet, slagord, tilbud, dato og så videre. 

For å laste opp en mal på SharePoint, klikk bare på Ny- knappen og klikk deretter på Legg til mal .

Deretter velger du malen du har opprettet. For dette eksemplet har jeg laget en mal kalt Pristilbudsmal .

Vi vil se et varsel om at malen vår allerede er lastet opp.

Brukerne kan nå bruke denne malen. De trenger bare å klikke på Ny- knappen.

Deretter vil vi se at tilbudsmalen vi har lastet opp ble lagt til listen. Igjen, dette er nyttig fordi hvis brukerne legger til sitater, kan vi fortelle dem om ikke å lage en Excel-tilbudsfil på sin egen måte og bare bruke denne malen som vi har gitt i stedet. 

For dette eksemplet vil jeg slette disse to eksempelfilene som ikke har samme format. 

Bruke SharePoint-maler for dokumenter

For å bruke malen som vi har lagt til, klikker du bare på Ny- knappen og deretter på malen. 

Som vi kan se, i stedet for å ha en tom excel-fil og lage et tilbud fra bunnen av, har vi nå en tilbudsmal som vi bare trenger å fylle ut.

Etter å ha angitt de nødvendige detaljene for dette tilbudet, kan vi nå gi det nytt navn. Dette er et eksempeltilbud for Ford , så jeg kalte det Ford .

Hver gang en bruker trenger å lage et tilbud, kan de bare bruke vår tilbudsmal. Med dette kan vi også ha maler for pristilbud, call sheets, møtenotater og mye annet. Merk at vi også kan gjøre dette for Word- eller PowerPoint-filer.

Men hva om vi ikke vil at brukerne skal lage sin egen Excel-arbeidsbok eller Word-dokument lenger? Det kan vi også gjøre. Klikk først på Ny- knappen, og klikk deretter på Rediger ny-menyen . 

Fjern merket for alternativene som brukerne kan bruke når de legger til en ny fil. For eksempel, hvis vi har en mal for en Excel-arbeidsbok, kan vi fjerne merket for Excel-arbeidsboken her. 

Vi kan også ordne alternativene våre. For eksempel kan vi dra vår tilbudsmal og legge den på toppen hvis vi vil.

For å lagre endringene klikker du bare på Lagre .

Deretter, hvis vi klikker på Ny -knappen igjen, vil vi se at Excel-arbeidsboken ikke var på listen, og sitatmalen vår er nå øverst. 

Vi kan enkelt hente tilbake Excel-arbeidsboken hvis vi ønsker det. Bare gå til Rediger- menyen igjen og merk av for Excel-arbeidsbok. Sørg for å lagre hver gang du gjør noen endringer.

Hvis vi vil fjerne en bestemt mal, klikker du bare på ellipsene og deretter på Slett .

Konklusjon

For å konkludere, SharePoint-maler gir en flott mulighet for å strømlinjeforme arbeidet vårt, spesielt dokumentopprettingsprosessen. I denne opplæringen kunne du lære hvordan du laster opp og bruker egendefinerte dokumentmaler på SharePoint.

Å ha denne funksjonen på SharePoint er veldig kraftig ettersom den tvinger brukerne våre til å organisere og lage sammenhengende dokumentformater. Forhåpentligvis var du i stand til å forstå bruken og viktigheten.

Beste ønsker,

Henry