SharePoint-kommentarer: bruken og viktigheten

I denne bloggen vil vi diskutere SharePoint-kommentarer- delen på SharePoint-listen. Å bruke denne funksjonen er en fin måte å holde styr på alt som skjer på dataene.

Med SharePoint-kommentarer kan du samhandle med andre brukere, samt nevne og varsle spesifikke medlemmer i gruppen eller organisasjonen.

Husk at du ikke kan få tilgang til kommentarseksjonen fra SharePoint-listen.

Innholdsfortegnelse

• Legge til kommentarer på SharePoint-kommentarseksjonen
• Fordeler med å bruke SharePoint-kommentarer
  • 1. Du kan nevne spesifikke personer i gruppen
  • 2. Oppdater folk om endringene som ble gjort
  • 3. Hold styr på dataene
• Konklusjon

Legge til kommentarer på SharePoint-kommentarseksjonen

Velg først dataene du vil legge til kommentarer til. I vårt eksempel legger vi til kommentarer om Cora .

Deretter klikker du på Rediger .

Etter det vil den vise kommentarpanelet .

Du kan legge til notater i kommentarfeltet .

I vårt eksempel skriver vi " Denne kunden kom inn på Dallas-kontoret 8/10 og ba om at vi skulle ta en titt på bilen hennes, og hun var ikke i godt humør. ”

En annen ting du kan gjøre med SharePoint- kommentarseksjonen er at du kan nevne bestemte personer i organisasjonen din og varsle dem om det. I vårt eksempel vil vi nevne noen i organisasjonen vår.

For å nevne noen, er alt du trenger å gjøre å skrive " @ " etterfulgt av navnet på personen du vil nevne. For denne bloggen vil vi nevne " Luke ", så vi skriver " @Luke ".

Deretter vil du legge merke til at et forslag vises nederst.

Klikk på den du vil nevne, som i dette tilfellet er " Luke ".

Deretter kan vi gi spesifikke instruksjoner om disse dataene eller kunden. I dette eksemplet skriver vi " Kan du sende henne en vennlig e-post? ”

Deretter klikker du på Send- knappen for å legge til kommentaren til elementet.

Etter det vil du motta en varslingsboks.

Til slutt klikker du på Del og varsle .

Dette vil varsle "Luke" om at han ble nevnt i en kommentar i "Coras" data. Så når han kommer inn i det, vil han se kommentaren og hjelpe deg med instruksjonene.

Fordeler med å bruke SharePoint-kommentarer

Kommentarer gir mange fordeler som kan gjøre tilgangen til dataene dine mer effektiv. Nedenfor er noen av de kjente fordelene i SharePoint.

1. Du kan nevne spesifikke personer i gruppen

Hvis du vil at noen skal jobbe med dataene du har på listen din, kan det gjøre det enklere å nevne ham/henne i kommentarfeltet . Du trenger ikke å sende en e-post eller ringe personen fordi du kan gi instruksjoner i delen.

2. Oppdater folk om endringene som ble gjort

Når vi oppdaterer eller redigerer informasjonen i et spesifikt element på listen, kan vi bruke kommentarfeltet til å la andre få vite hvilke endringer som ble gjort. Hvis du oppdaterer telefonnummeret til en bestemt kunde, når en person fra organisasjonen din sjekker dataene, vil de vite at det ikke var kundens opprinnelige telefonnummer.

3. Hold styr på dataene

En annen effektiv funksjon der du kan bruke kommentarseksjonen er å spore dataene. Selv om du ikke ble nevnt, vil du se kommentarene tilgjengelig for alle når du klikker på dataene. Hvis du vil spørre om noe relatert til det, kan du enkelt legge til en kommentar til det spesifikke elementet på SharePoint-listen din.

Konklusjon

For å oppsummere, har vi lært hvordan du legger til kommentarer i SharePoint-lister. Vi har også diskutert hvordan du kan omtale og varsle spesifikke personer fra gruppen eller organisasjonen din.

SharePoint-kommentarer kan være et enkelt verktøy for SharePoint-listen din, men det gir sikkert mange fordeler. Derfor foreslår jeg at du drar nytte av denne funksjonen og bruker den riktig for å gjøre datasporingen mer effektiv.

Beste ønsker,

Henry