SharePoint-fordeler i LuckyTemplates-rapportutvikling

Jeg vil snakke om de tre hovedfordelene med SharePoint. Vi skal snakke om de tre overordnede fordelene og gå i detalj om hva disse fordelene betyr og hvordan funksjonene til SharePoint gjør at disse fordelene kan oppstå. Du kan se hele videoen av denne opplæringen nederst på denne bloggen.

Innholdsfortegnelse

• SharePoint-fordel 1: Innholdsadministrasjon og levering
• Dokumentbiblioteker
• SharePoint-lister
• Teamside
• SharePoint-fordel 2: Arbeidsflyter for forretningsprosesser
• SharePoint og Power Automate
• SharePoint og Power Apps
• SharePoint og LuckyTemplates
• SharePoint Fordel 3: Samarbeid
• Konklusjon

SharePoint-fordel 1: Innholdsadministrasjon og levering

Den første av SharePoint-fordelene er det jeg liker å kalle innholdsstyring og levering . Dette området har alltid vært et sentralt problem på arbeidsplasser over hele verden.

Det er anslått at omtrent 30 % av tiden din går med til å sende, svare og organisere e-poster og data. SharePoint kan hjelpe dine ansatte og deg selv med å få noe av den tiden tilbake.

Forresten, det er omtrent 2,6 til 3 timer om dagen som du potensielt kan få tilbake med SharePoint. Folk bruker SharePoint til å lagre dokumenter som ligner på hvordan de gjør det for OneDrive. Men fordelen med å lagre dokumentene dine med SharePoint er at du kan legge ved metadata til hvert dokument.

La oss for eksempel si at du har en regnskapsmappe der du har alle filene dine atskilt etter år først og deretter etter selve kontoen.

For å finne 2017-ansattskattefilen, må du først klikke på 2017-mappen, deretter klikke på ansattes skatter og deretter finne den faktiske individuelle personen du vil ha skattene for.

Nå er det et veldig komplisert system, spesielt hvis du vil se alle filene for en bestemt person, ikke sant? Alle filene for en bestemt person, eller alle skattefilene for hvert år, er plassert i forskjellige mapper, så det er vanskelig å gjøre det i et tradisjonelt OneDrive- eller skrivebordsformat.

Dokumentbiblioteker

Så det SharePoint har gjort er å lage dokumentbiblioteker , der alle filene dine er i en liste og du kan legge ved metadata til dokumentene dine.

I vårt eksempel har vi en metadata kalt Year , en annen metadata kalt Account Type , og en annen metadata kalt Person .

Hvis du vil se på alle filene for en bestemt person, kan du bare gå over til de metadataene og filtrere til den personen. Du vil se alle filene for alle årene. Hvis du vil gå tilbake til den opprinnelige måten og bare se på alle filene for et bestemt år, vil du gå over til de metadataene og filtrere til det året.

Metadata er det neste organisasjonsnivået for dokumentbiblioteket ditt.

Jeg er så overrasket over at ikke flere selskaper gjør dette. Når de gjør dette, ser de forbedret produktivitet ved å finne dokumentene de trenger.

Dette er også veldig skalerbart. Du kan for eksempel ha et dokumentbibliotek for kontraktene dine, et annet dokumentbibliotek for regnskapet ditt og et annet dokumentbibliotek for HR. De kan holdes separat slik at noen i HR ikke kan gå gjennom dokumentene i regnskapet.

SharePoint-lister

En annen funksjon som tillater robust innholdshåndtering er gjennom lister . I dette eksemplet har vi en tilpasset database som noen har opprettet for å holde dataene som er relevante for dem.

Dette er en liste over begivenheter. Hver post her er en spesifikk begivenhet i den begivenhetens reiserute. Vi har en Breakfast meet & greet Velkommen og introduksjon , og så videre.

Det denne personen har gjort er å lage kolonner som er relevante for dem. Så for hver økt har de en kode, type, beskrivelse, høyttalere, starttid og sluttid.

Det som er kraftig med SharePoint-lister er at de gir deg allsidigheten til en robust database, og de er enkle for en arbeider å faktisk bruke. Det er veldig enkelt å lage dine egne liste- og kolonnetyper. Du kan ha sofistikerte kolonnetyper som valgkolonner (f.eks. økttype) eller brukerbaserte kolonner (f.eks. høyttalere).

Det er mange ting du kan gjøre når SharePoint-listen din er opprettet. Den er også skalerbar fordi du kan lage en for mange ting. Du kan lage en for utgifter i stedet for å gjøre det i en tilfeldig Excel-fil som er veldig vanskelig å få tilgang til. Alle kan få tilgang til og oppdatere den. Hvis det er endringer, kan du kreve godkjenning for disse endringene og legge til små arbeidsflyter.

Disse listene kan også endres med vedlegg. Dette er for eksempel en liste over bloggartikler der hver enkelt er en faktisk fil. Så dette er en blanding av dokumentbiblioteker og SharePoint-lister, der noen har opprettet et dokumentbibliotek med metadata og kolonner fra en SharePoint-liste.

Så du kan gjøre mye miks og match her også. Dette er mye bedre enn at dataene dine er i et tilfeldig varehus eller OneDrive eller e-poster.

SharePoint er et alt-i-ett-sted for alle dataene dine, enten det er et dokumentbibliotek eller en SharePoint-liste.

Teamside

Den siste funksjonen for SharePoint er at det er et teamnettsted . Det er en intern teamside hvor alle ansatte kan få tilgang til informasjonen de trenger. Du kan ha en teamside for hele organisasjonen din for ting som nyheter, blogginnlegg, kalendere, hurtigkoblinger og eksterne ressurser som de ansatte bruker.

For eksempel, hvis jeg vil finne HR-policyene mine, trenger jeg ikke sende e-post til HR-personen. Jeg kan gå til teamsiden og finne HR-delen for å finne alle dokumentene jeg trenger.

Det er også veldig relevant at når du har SharePoint, er organisasjonens teamside din hjemmeside. Så snart noen åpner Chrome eller Explorer, kan de se de siste firmanyhetene og aktivitetene.

Du kan også ha gruppespesifikke teamsider. Du kan ha en teamside for hele organisasjonen og en annen teamside som er privat for teamet ditt, slik at kun informasjon som er relevant for den ansatte gis til dem.

Du kan lage dine egne SharePoint-sider og SharePoint-lister. Det er veldig enkelt for alle å lage det siden det ikke er noen koding involvert, og det hele er dra og slipp.

SharePoint-fordel 2: Arbeidsflyter for forretningsprosesser

En av de viktige SharePoint-fordelene gjelder arbeidsflyter for forretningsprosesser . Dette er et eksempel på en veldig enkel arbeidsflyt for forretningsprosesser for en organisasjon.

Et dokument kommer til en e-postinnboks, som blir omdirigert til anmeldere. Den går deretter gjennom flere stadier av anmeldere. Hvis de godkjenner det, er det akseptert; hvis ikke, er det avvist.

Denne prosessen involverer et par e-poster, ikke sant? Du har en e-post som kommer til selve innboksen. Deretter må en e-post sendes til Anna og Sean for å vurdere. Anna og Sean vil sannsynligvis sende hverandre en e-post for å vurdere den. Og så til slutt en ny e-post for å indikere godkjenning eller avvisning.

Nå, hvis dataene som brukes faktisk er innenfor SharePoint, kan denne arbeidsflyten automatiseres. For eksempel kan vi lage en SharePoint-liste som har alle disse dokumentene. Dokumentet kommer og det må gjennomgås av enten Sean eller Anna før det godtas.

I stedet for en e-postprosess kan personen som ønsker godkjenningen laste den opp til en SharePoint-liste eller et dokumentbibliotek, som deretter automatisk sender en e-postvarsling til Sean og Anna. Dette kan gjøres gjennom enteneller SharePoints interne arbeidsflytsystem.

E-posten kan også inneholde en lenke til SharePoint-dokumentet i SharePoint-dokumentbiblioteket, så Anna vil motta en e-post som sier at en person har lastet opp et nytt dokument. Anna gjennomgår deretter dokumentet og klikker på enten Godkjenn eller ikke godkjenne .

Det samme gjelder Sean; og hvis de begge klikker på Godkjenn , sendes en ny e-post til den opprinnelige avsenderen som sier at Sean og Anna har begge godkjent. Deretter oppdaterer den automatisk statusen til det dokumentet til Godkjenn , og all denne statussporingen gjøres i SharePoint.

SharePoint og Power Automate

Vi har faktisk laget et utgiftsgodkjenningssystem på YouTube-serien vår, der vi snakket om hvordan du bruker Power Automate med SharePoint for å automatisere det systemet.

Her er en enkel utgiftsgodkjenning som jeg gjorde for en organisasjon, som tidligere pleide å ta rundt 7 eller 8 e-poster og hadde alt for mange smertepunkter. Tidligere ble den ansatte som leverte utgiftene holdt utenfor løkken, og det var ingen måte å organisere alt etterpå.

SharePoint og et arbeidsflytsystem som Power Automate kan virkelig fikse dette. Når du har data, prosesser og SharePoint, er det veldig enkelt for andre apper å komme inn og forbedre den prosessen.

SharePoint og Power Apps

Vi har snakket om hvordan SharePoint og Power Automate kan brukes til å automatisere arbeidsflyter for forretningsprosesser. Men det samme kan sies med SharePoint og Power Apps. La oss si at du ikke vil at Sean og Anna skal få tilgang til SharePoint i det hele tatt.

Du kan lage en app for Sean og Anna hvor de kan gå inn på et nettsted som viser dem kontraktene de må gjennomgå én etter én. De får ingen e-poster, de logger seg bare på appen. Og igjen, det beste med Power Apps er at det ikke er noen kode.

SharePoint og LuckyTemplates

SharePoint er også veldig kraftig med LuckyTemplates. La oss for eksempel si at du har systemet for utgiftsgodkjenning i SharePoint. Det betyr også at du sporer alle dataene for den prosessen. Du sporer hvem som sender inn utgifter, hvor mye de er og hvor lang tid det tar å gå gjennom alt. En av SharePoint-fordelene er at du kan bruke dataene til å lage en rapport og et dashbord på .

SharePoint muliggjør arbeidsflyter, men å integrere den med andre Power Platform-apper tar det virkelig til neste nivå.

SharePoint Fordel 3: Samarbeid

Den tredje av SharePoint-fordelene er samarbeid. Dette er en av grunnene til at de fleste organisasjoner rettferdiggjør å kjøpe SharePoint for å forbedre produktiviteten. Det er mange SharePoint-fordeler og funksjoner som muliggjør et samarbeidsmiljø. Jeg skal gå gjennom hver enkelt veldig raskt.

Versjonskontroll lar deg sørge for at dokumentene dine er oppdatert, og hvis det er gjort endringer i dokumenter, kan du alltid gå tilbake til forrige versjon.

Godkjenning og vurdering er som det vi snakket om i arbeidsflytene for forretningsprosesser. Du kan sette opp et dokumentbiblioteksystem der noen sender inn et dokument og noen andre må godkjenne eller avvise det dokumentet.

Alt-i-ett-bank er en filosofi der all din organisasjons informasjon skal være på ett sted. Så det skal ikke være repeterbart og lett å finne for alle som trenger å finne det.

Utvidelser kan opprettes i SharePoint og importeres for å forbedre samarbeidet ditt. Ting som oppgavesporing, widgets og Kanban-tavler er noe som er mye brukt på SharePoint-sider for å forbedre samarbeidet.

Tillatelser lar deg velge visse grupper av personer som skal ha tilgang til informasjon. Noen ganger lider bedrifter av informasjonsoverbelastning. Du vil ikke at alle skal ha tilgang til alt, og hvis du har svært sensitive data, må du sørge for at bare de du vil se den faktisk ser den.

Skalerbarhet er en annen stor fordel. Hvis du ikke gjør SharePoint på stedet, men du gjør SharePoint på skyen, kan du skalere opp fra 10 personer hele veien til en million mennesker på en Microsoft-server. Det er veldig enkelt å bruke, og du trenger bare å spille en fast rate per person.

Sosiale funksjoner er også tilgjengelige gjennom blogginnlegg og sider. Du kan også kommentere, like og dele dem. Du kan også dele visse varelister hvis du har tillatelse.

Sterk integrasjon med Office 365 er også der siden det er laget av samme morselskap, Microsoft. Hvis du har filer i , Word eller PowerPoint, kan du faktisk redigere dem online i SharePoint i stedet for å laste dem ned og redigere dem.

Konklusjon

I dette innlegget diskuterte vi de tre viktigste SharePoint-fordelene. Vi snakket om hvordan SharePoint er veldig god på innholdsstyring , arbeidsflyter for forretningsprosesser og samarbeid .

Henry