SharePoint Automate-funksjonen | En introduksjon

I denne opplæringen vil vi diskutere hvordan vi kan bruke automatiseringsfunksjonen til å lage arbeidsflyter .

"Automatisering"-funksjonen i SharePoint kan hjelpe deg med å mikroadministrere SharePoint-brukere, biblioteker, lister og arbeidsflyter.

Før vi går direkte til hovedemnet vårt, la oss først diskutere arbeidsflyter . På denne måten vil du tydelig kunne forstå hvordan " automatisering "-funksjonen fungerer i å lage arbeidsflyter.

Innholdsfortegnelse

• Arbeidsflyt i SharePoint
• Opprette en arbeidsflyt ved hjelp av SharePoint Automate-funksjonen
• Sjekke og teste arbeidsflyten i SharePoint
• Opprette en arbeidsflyt med betingelser ved hjelp av SharePoint Automate
• Testing av arbeidsflyttilstanden
• Konklusjon

Arbeidsflyt i SharePoint

En arbeidsflyt er ganske enkelt en visuell representasjon av enhver oppgave. og handlingskomponent. Utløseren er den som er ansvarlig for å utføre arbeidsflyten. På den annen side er handlingen hendelsen eller tilstanden som oppstår i arbeidsflyten.

SharePoint bruker for å jobbe rundt arbeidsflyter. Ved hjelp av Power Automate vil du kunne . Tenk deg å ha en arbeidsflyt der utløseren er når noen gjør endringer i et element på listen og handlingen vil være å motta et e-postvarsel.

Denne arbeidsflyten ligner på det vi kaller " Alert " i SharePoint. Senere skal vi prøve å gjenskape noen av varslene ved hjelp av Power Automate . Vær oppmerksom på at Power Automate kan brukes i forskjellige applikasjoner. I denne opplæringen vil vi imidlertid kun fokusere på å bruke den i SharePoint.

Opprette en arbeidsflyt ved hjelp av SharePoint Automate-funksjonen

For å lage en arbeidsflyt og bruke "automatisering"-funksjonen i SharePoint, naviger til " Lister " og klikk på " Gå "-knappen i kundelisten .

Etter å ha åpnet listen, bør du se " Automatiser "-funksjonen øverst på listen over kunder.

Vær oppmerksom på at denne funksjonen fungerer i alle typer lister som har en brukertypekolonne . I dette tilfellet har vi Salgsmedarbeider- kolonnen. La oss nå begynne å lage en arbeidsflyt der hvis en vare legges til i kundelisten , vil en e-postmelding bli sendt til oss.

For å gjøre dette, klikk på rullegardinmenyen " Automatiser " og velg deretter alternativet " Opprett en regel ".

Når du velger alternativet "Opprett en regel", vil et Opprett en regel -vindu dukke opp. Dette vinduet inneholder forskjellige forhold som du kan velge mellom. Hver av disse betingelsene eller reglene fungerer som en utløser . For dette eksemplet, la oss velge betingelsen " Et nytt element er opprettet ".

Etter det må du tilpasse tilstanden. Men for denne regelen trenger vi ikke det, fordi det ikke er noen betingelse vi trenger å endre. I dette tilfellet er det eneste vi endrer hvem som blir varslet når et nytt element opprettes.

La oss tilordne en verdi til e-postadressen ved å klikke på den. Velg deretter alternativet " Meg " fra rullegardinmenyen . Dette betyr at vi blir varslet via e-post når en ny vare opprettes på kundelisten .

Deretter klikker du på Opprett- knappen for å fullføre tilpasningen av regelen.

Sørg deretter for at denne regelen er aktiv ved å sette bryteren til " På ". Lukk deretter vinduet.

Sjekke og teste arbeidsflyten i SharePoint

Hvis du vil sjekke om arbeidsflyten er opprettet på riktig måte, kan du klikke på " Automatiser "-funksjonen og velge alternativet " Administrer regler ".

Ved å gjøre dette vil du ta deg tilbake til det samme vinduet du har sett etter å ha opprettet arbeidsflyten. Det er her du kan kontrollere arbeidsflytene du skal lage ved å slå dem av og på.

Bare lukk dette vinduet når du er ferdig med å sjekke den nylige arbeidsflyten du opprettet. La oss begynne å teste arbeidsflyten ved å klikke på " Ny "-knappen.

Fyll deretter ut feltene for den nye varen.

Etter å ha fylt ut feltene, klikk på " Lagre " for å fullføre opprettelsen av elementet.

For å finne det nye elementet, la oss bla ned til bunnen av listen.

Til slutt, gå til innboksen din for å sjekke om du har mottatt en e-post angående det nye elementet som er opprettet på denne listen.

Da jeg sjekket Outlook , mottok jeg en automatisk e-post fra SharePoint Online som sa "Henry Legge la til [email protected]" til kundelisten . Dette betyr at arbeidsflyten vi har laget fungerer som den skal.

Så lenge arbeidsflyten er aktiv, vil du motta en e-post hver gang noen oppretter et nytt element i kundelisten. Bare for å presisere, i dette eksemplet er utløseren av arbeidsflyten som vi valgte når " Et nytt element er opprettet " og handlingen er at vi mottar en e-post .

Opprette en arbeidsflyt med betingelser ved hjelp av SharePoint Automate

I forrige eksempel opprettet vi en arbeidsflyt uten å tilpasse betingelsene. Denne gangen skal vi lage en annen arbeidsflyt , men med betingelser. La oss begynne med å klikke på " Automatiser " og velge alternativet " Opprett en regel ".

c

Velg deretter alternativet " En kolonne endres " fra listen over regler .

Med dette alternativet kan du nå tilpasse utløseren av tilstanden din. For eksempel vil jeg sette utløseren til når Sales Associate- kolonnen endres. Å sende en e-post vil være handlingen , og jeg setter den til Sales Associate. Bare klikk på " Opprett " -knappen for å lage arbeidsflyten.

For dette eksemplet er hver vare i kundelisten koblet til en salgsmedarbeider. Men hvis salgsmedarbeideren blir sagt opp, er lederen forpliktet til å tilordne kunden til en ny salgsmedarbeider. Deretter bør den nylig tildelte salgsmedarbeideren motta en e-post angående denne saken.

Etter å ha opprettet arbeidsflyten, vil vinduet "Administrer regler" dukke opp, og du vil se at det er 2 regler tilgjengelig som inkluderer arbeidsflyten vi opprettet tidligere og den nylige.

Bare lukk vinduet når du er ferdig med å sjekke statusen til reglene. 

Testing av arbeidsflyttilstanden

For å teste tilstanden vår skal jeg velge Jason Zelenia fra listen og begynne å redigere posten hans ved å klikke på Rediger- knappen.

Etter å ha klikket på Rediger- knappen, bla ned fra listen over poster til du finner feltet Sales Associate .

I dette tilfellet vil jeg endre salgsmedarbeideren fra Jamie Crust til Brad Pitt .

Klikk deretter på Lagre- knappen for å lagre endringene.

Til slutt vil vi sjekke om arbeidsflyten fungerer som den skal ved å gå inn i Brad Pitts e-post.

Siden Brad Pitt er den nye salgsmedarbeideren som er tildelt [email protected], ble e-posten sendt til ham. I e-posten kan du klikke på " Gå til element " -knappen for å gå direkte til det endrede elementet og deaktivere varselet ved å klikke på " Hvorfor mottar jeg dette varselet? " lenke.

Dette er en av de komplekse arbeidsflytene du kan lage i SharePoint ved å bruke automatiseringsfunksjonen.

Konklusjon

For å oppsummere, har du lært hva en arbeidsflyt er og dens komponenter som er utløseren og handlingen. Du var også i stand til å forstå hvordan automatiseringsfunksjonen fungerer på SharePoint. "Automatisk"-funksjonen i SharePoint er eksepsjonell når det gjelder å varsle folk i organisasjonen din. Med dette trenger du ikke sende en e-post manuelt til noen når noe endres i en liste eller et bibliotek.

Det er flere ting du kan gjøre med automatiseringsfunksjonen, så ta deg tid til å utforske mer om det. Hvis du vil vite mer om dette emnet og annet relatert innhold, kan du absolutt sjekke listen over relevante lenker nedenfor.

Beste ønsker,

Henry