Oppdater Excel-fil i Sharepoint med Power Automate Desktop

For dagens veiledning skal jeg demonstrere hvordan du kan oppdatere Excel-filer i Sharepoint med Power Automate Desktop. Du kan se hele videoen av denne opplæringen nederst på denne bloggen.

Dette emnet kom fra en forespørsel, som spurte om det var en måte å få en Power Automate til å åpne et Excel-ark i en SharePoint-mappe, oppdatere Power Query og deretter lagre arbeidsboken. Forespørselen spurte også om det hele kunne gjøres online i bakgrunnen, uten at noen åpnet arbeidsboken.

Så jeg skal lage en Power Automate Desktop-flyt ved å bruke en Excel-fil i SharePoint. Det eneste er at når du planlegger at denne flyten skal kjøre, eller når denne flyten kjører, kan du ikke gjøre det i bakgrunnen. Maskinen du gjør dette på, må være våken slik at den kan utføre flyten når du trigger den, men du vil trigge den for å starte flyten.

Innholdsfortegnelse

• Opprette en flyt for å oppdatere Excel-fil i SharePoint
• Konklusjon

Opprette en flyt for å oppdatere Excel-fil i SharePoint

La oss hoppe over til Power Automate Desktop og sette opp dette.

Jeg klikker på Ny flyt øverst til venstre på skjermen; vi vil bare navngi denne SharePoint-testen for denne demoens skyld. Jeg trykker deretter på Opprett .

Dette er veldig intuitivt. Her viser den oss alle de forskjellige tingene vi kan gjøre i Excel som er handlinger fra skjermen her inne.

Det første vi skal gjøre er å klikke på denne Start Excel . Når jeg åpner det, går det automatisk til et tomt dokument. Hvis du skulle åpne et tomt dokument, kunne du gjort dette, men i dagens tilfelle skal jeg bruke en fil som jeg har lagret i SharePoint.

Når vi har valgt filen, må vi sørge for at vi har Gjør-forekomsten slått på. Vi vil ikke at den skal være skrivebeskyttet.

Og så skal vi rulle nedover denne listen og klikke på Avansert-fanen. Hvis du har SharePoint, må du skrive inn passordet til SharePoint-mappen slik at filen åpnes.

Nå har vi vår første instans, så vi skal lansere en Excel-fil. Det neste jeg skal gjøre her er å åpne denne filen slik at jeg kan forklare hva jeg skal gjøre før jeg faktisk oppretter trinnene i Power Automate Desktop.

Jeg skal åpne Excel-filen min (Challenge 1 Data). Som vi kan se her, har vi alle dataene fra LuckyTemplates Challenge 1. Nå klikker jeg på denne Spørring- fanen og klikker deretter på Oppdater . Deretter er det tredje trinnet å lagre den eksisterende filen. Til slutt er det siste trinnet å lukke Excel-forekomsten. Når jeg har fullført dette, kjører jeg flyten slik at du kan se den i aksjon.

Tilbake i Power Automate Desktop, skal jeg klikke på UI automation . Selv om dette ikke er alle trinnene, er de flertallet av trinnene du kan bruke i et Word, en fil eller noe annet som er brukergrensesnitt og ikke nettbasert.

Jeg åpner den menyen, ruller ned og klikker på Velg fane i vinduet . For å gjøre dette, må vi ha den filen åpen.

Deretter kommer den til å be oss velge et UI-element. Så vi skal klikke på knappen Legg til UI-element .

Deretter vil jeg holde musepekeren over fanen, og deretter kontroll-venstre-klikk.

Og klikk deretter på Lagre .

Vi ønsket å velge kategorien i vinduet for å åpne Query Editor. Så, neste trinn i prosessen vår er at vi skal klikke på Oppdater- knappen nå for å oppdatere alle dataene.

Det jeg skal bruke fra dette utvalget er Klikk UI-elementet i vinduet og UI-elementet. Deretter skal vi legge til et nytt UI-element.

Jeg går bare over Oppdater-knappen og kontroller-venstre-klikk. Lagre den så.

Nå som vi har gjort dette og oppdatert det, trenger vi bare å lukke og lagre filen, som er det siste trinnet. Det er ikke i UI-automatisering, så jeg klikker bare på Excel igjen og velger Lukk Excel .

Dette er forekomsten vi har laget fra å åpne den originale filen i flyten, og så velger vi bare Lagre dokument siden dette allerede er et eksisterende dokument.

Konklusjon

I mine tidligere opplæringsprogrammer gjorde jeg vanligvis dette ved enten å trekke ut data fra nettet eller med nettfunksjoner. Jeg får hele tiden spørsmålet om vi kan gjøre dette med Excel, Word eller andre typer dokumenter i tillegg til å bare gjøre det via nettet.

Svaret er ja!

Så det er det vi har gjort i dag. Jeg har vist deg hvordan du oppretter en Power Automate Desktop-flyt for å oppdatere Excel-filer i SharePoint.

Jeg håper du har funnet dette nyttig. Det er veldig enkelt å gjøre. Du kan se hele videoen av denne opplæringen nedenfor og sjekk ut koblingene nedenfor for mer relatert innhold.

Beste ønsker!

Jarrett