Metadatafiltrering i SharePoint-filer

Metadata hjelper til med å holde dokumentbibliotekene organisert. Vi kan legge til metadata i filene våre ved å legge til nye kolonner. Etter å ha lagt det til filene våre, kan vi bruke dem til å sortere, filtrere eller gruppere filene våre. I denne bloggen vil vi diskutere hvordan vi kan utføre metadatafiltrering i våre SharePoint-filer og fordelene med det.

Metadatafiltrering gjør filtrering av filer/dokumenter i SharePoint-lister og dokumentbiblioteker mer logisk og tilpassbar.

For dette eksemplet har vi lagt til to metadatakolonner, nemlig Avdeling og Utgiftstype . Med disse kan vi sortere, filtrere etter eller gruppere etter avdeling.

Innholdsfortegnelse

• Filtrering av SharePoint-filer ved hjelp av metadata
• Gruppere våre SharePoint-filer ved hjelp av metadata
• Konklusjon

Filtrering av SharePoint-filer ved hjelp av metadata

For å filtrere filene våre etter denne kolonnen klikker du bare på Filtrer etter .

Velg deretter avdelingen vi ønsker å se. For eksempel ønsker vi å filtrere filene våre etter regnskap og salg. Så la oss velge dem og klikke på Bruk- knappen.

Som vi kan se, er det nå  kun regnskaps- og salgsfiler som vises.

Dette er en bedre måte å gruppere eller organisere filene våre på sammenlignet med å bruke et mappehierarki. Ved å bruke metadata med filter eller gruppe etter funksjon kan vi se både regnskaps- og salgsfiler samtidig. Ved å bruke mapper, må vi åpne mappen deres individuelt slik at vi kan se eller finne filene vi trenger.  

For å fjerne filteret klikker du bare på Filtrer etter igjen, fjerner merket for valgene dine her eller klikker på Fjern alt- knappen og klikker på Bruk- knappen. 

Gruppere våre SharePoint-filer ved hjelp av metadata

En annen kul ting med metadataene våre er å bruke funksjonen Group by . Med dette kan vi gruppere filene våre etter avdeling eller utgiftstype. Bare klikk på Gruppe etter avdeling for å se hvordan det vil se ut.

Som vi kan se, er filene våre nå gruppert etter avdelingstype. Filene under Regnskapsavdelingen er gruppert sammen, det samme med Salg , og så videre.

Dette gjør det veldig enkelt å kategorisere filene våre. Vi kan også bruke rullegardinlistene for enkelt å se filene våre i tilfelle vi har hundrevis av dem. Vi kan kollapse dem for gruppe og bare vise gruppen vi ønsker å se.

Teknisk sett kunne vi ha gjort lignende ting med mappestrukturen. Imidlertid er det her metadataene virkelig hjelper, fordi vi også kan gjøre det med andre metadatakolonner som vår Utgiftstype- kolonnen. 

Hvis vi ikke bryr oss om filavdelingene og vi trenger å gruppere eller filtrere dem etter utgiftstype i stedet, kan vi bare gjøre det samme i denne Utgiftstype- kolonnen. La oss for eksempel filtrere filene våre etter reiseutgiftstype .

Deretter ser vi filene knyttet til reiseutgifter uavhengig av avdelingen.

Vi kan også gjøre filtrering og gruppering samtidig. For eksempel, hvis vi ønsker å se alle avdelingene unntatt markedsføring, la oss utelate markedsføringen. 

Deretter kan vi gruppere disse filene mens vi filtrerer dem ved bare å klikke på Grupper etter avdeling også. 

Vi kan også lage filtre for både Avdeling og Utgiftstype kolonne samtidig. For eksempel kan vi kun vise reise- og rekvisitautgiftene under Regnskapsavdelingen .

Konklusjon

For å oppsummere, når vi har lagt til metadata i filene våre, kan vi enkelt organisere filene våre slik vi vil, noe som skaper effektivitet i en organisasjon.

Denne filtrerings- og grupperingsmekanismen lar brukere dynamisk filtrere og finne innhold i dokumentbiblioteker. Det er fornuftig hvis du konfigurerer biblioteket ditt med tilpassede metadata/kolonner. Hvis du ikke har konfigurert tilpassede metadata, er de eneste filtrene du vil ha de som finnes som standard i et hvilket som helst bibliotek.

Beste ønsker,

Henry